PC-Tipps: Hardware und Software im Griff

In kaum einem Beruf profitieren Sie im Joballtag von konkreten, zeitsparenden PC-Tipps so sehr wie als Sekretärin. Denn kaum jemand arbeitet so viel und so professionell mit Computer, Tablet und Co. wie eine Sekretärin. Ohne Zweifel sind dies für die meisten von uns die wichtigsten Arbeitsmittel, meist sogar noch vor dem Telefon. Da ist es selbstverständlich, dass im Büro ein breites Wissen über die Funktionen und Möglichkeiten verschiedener Programme, vor allem von MS-Office, vorhanden ist.

Das sichere Beherrschen des PCs ist eine wesentliche Voraussetzung für die Büroorganisation.

Auch wenn sich die Gewichtung in den Büros in der zurückliegenden Zeit an manchen Stellen verschoben hat, sind die Programme des Microsoft-Office-Pakets, also vor allem Word, Excel, Outlook und PowerPoint, sehr wichtig, ihre Beherrschung wird in der Regel vorausgesetzt – das zeigt auch der Blick in die Stellenausschreibungen. Je nach Arbeitsplatz sind noch spezielle Datenbankprogramme, Kundenverwaltungstools und Prozesssteuerungsmodule im Einsatz.

Und damit nicht genug: In den letzten Jahren sind noch viele weitere Aufgaben in den Sekretariaten hinzugekommen, etwa die Bildbearbeitung, die Pflege von Social-Media-Kanälen sowie das Installieren und Deinstallieren von Apps auf dem Smartphone des Chefs. Sekretärinnen sind Anwendungsprofis und gleichzeitig immer auf der Suche nach weiteren PC-Tipps, die ihre Arbeit weiter erleichtern. Nutzen Sie unsere PC-Tipps, um die Abläufe in Ihrem Büro noch effizienter zu gestalten.

PC-Tipps für Word

Zu Ihren Standardaufgaben im Büro gehört es vermutlich auch, Geschäftsbriefe zu verfassen. Das Programm, das dafür wohl am häufigsten zum Einsatz kommt, ist Microsoft Word mit seinen vielfältigen Funktionen. Mit diesem Programm können Sie nicht nur optisch ansprechende Schriftstücke aller Art erstellen, es ist auch möglich, Serienbriefe zu verfassen oder Formulare zu erstellen. Dabei ist es sinnvoll, möglichst viele der Schritte zu automatisieren und beispielsweise mit Textbausteinen, Dokument- und Formatvorlagen zu arbeiten. Diese Tools stellen ein gleichbleibend gutes Ergebnis bei den Worddokumenten sicher und beschleunigen die Abläufe nebenbei auch noch erheblich. Allerdings sind viele dieser und weiterer praktischen Funktionen in den Tiefen des Programms versteckt und die Vorgänge, sie zu aktivieren, alles andere als selbsterklärend. Auf sekretaria.de finden Sie daher zahlreiche Tipps, wie Sie Word noch besser beherrschen.

Excel sicher beherrschen

Microsoft Excel ist ein ungemein mächtiges Tool zur Tabellenkalkulation und für viele weitere Aufgaben. Mit diesem Programm können Sie nicht nur Daten übersichtlich auflisten, sortieren und filtern, sondern sie auch in unterschiedlichsten Grafiken und Diagrammen anzeigen lassen.

Sie können automatisch Summen und Mittelwerte ziehen, sich den höchsten oder niedrigsten Wert einer Tabelle anzeigen oder Fehler in Formeln aufspüren lassen. Wenn Sie eine Tabelle entsprechend einrichten und die Formeln an den richtigen Stellen korrekt einfügen, können Sie ganze Projekte darüber steuern inklusive Zeit- und Meilensteinplanung, Aufgabenverteilung und -kontrolle. Über die Pivotfunktion ist es möglich, Daten gezielt nach eigenen Vorgaben zu extrahieren und weiterzubearbeiten. In vielen Unternehmen läuft beispielsweise die Urlaubsplanung oder sogar die Schichtplanung über den Alleskönner von Microsoft. Es lohnt sich also, sich mit Excel und seinen vielfältigen Funktionen zu beschäftigen. Auf sekretaria.de finden Sie immer wieder wertvolle Hinweise, wie Sie mit den verschiedenen Funktionen in Excel Ihre Daten sinnvoll und übersichtlich aufbereiten.

Mehr als nur E-Mails: Outlook

Outlook wird in vielen Unternehmen nicht nur für E-Mails, sondern für die komplette Aufgaben- und Terminverwaltung genutzt. Outlook dient zwar vor allem der internen und externen Kommunikation und ist damit für die Abläufe in einem Unternehmen bedeutend. Aber gerade für Sekretärinnen bietet das Programm einige Funktionen, die den Büroalltag ungemein vereinfachen können. Etwa, indem Sie sich einen Zugriff auf die E-Mails und die Terminverwaltung Ihres Chefs einrichten lassen und so einen schnellen Zugang zu wichtigen Informationen erhalten. Aufgaben lassen sich mit Outlook leicht anlegen, priorisieren, delegieren und als erledigt kennzeichnen. Wenn Sie in die Organisation von Projekten eingebunden sind, ist das eine äußerst wichtige Funktion. Besprechungsräume, Beamer, Laptops oder Ähnliches können Sie als eigene Outlooknutzer definieren und sich damit die Terminvergabe für Meetings und Besprechungen und die Verwaltung von Geräten deutlich erleichtern.

PowerPoint: Überzeugende Präsentationen gestalten

Viele denken ja, PowerPoint sei als Präsentationsmedium etwas angestaubt und werde nach und nach von anderen Programmen abgelöst. Das mag in Teilen auch richtig sein, im beruflichen Alltag hingegen spielen die Folien nach wie vor eine große Rolle. Viele Sekretärinnen entwickeln Woche für Woche neue Präsentationen, mit denen der Chef dann beim Kunden Lösungen vorstellt und Aufträge akquiriert.

PowerPoint hat also immer etwas mit einer Präsentation zu tun – damit wie Ansätze dargestellt und möglichst überzeugend „rübergebracht“ werden. Das bedeutet: Hier muss alles passen, vom Aufbau und der Dramaturgie des Vortrags über die Argumente und ihre Präsentation bis hin zur technischen Umsetzung, die die Linie des Vortrags eindrucksvoll unterstützt. Das gilt intern bei Workshops, Meetings und Besprechungen, wenn Sie Ihre eigenen Ideen vorstellen. Und das gilt natürlich noch viel mehr, wenn es ein Treffen mit potenziellen Kunden, Geldgebern oder anderen Geschäftspartnern geht.

Internet, Datenschutz und Co.: weitere PC-Tipps

In den letzten Jahren sind die Anforderungen an eine Sekretärin gerade in Sachen PC massiv gestiegen. Word, Excel, Outlook und PowerPoint sind nach wie vor unverzichtbar für Office-Arbeiter. Aber es reicht nicht mehr, sie allein zu beherrschen. Ein sicherer Umgang mit dem Internet ist heute selbstverständlich, und zwar nicht nur passiv, indem Informationen gesucht werden. Zunehmend fallen auch Aufgaben wie die Pflege von Facebookprofilen oder der Unternehmenswebsite der Sekretärin zu. Ebenso wichtig sind alle Fragen rund um den Datenschutz oder die Computersicherheit. Es ist entscheidend, in diesen zentralen Bereichen auf dem Laufenden zu bleiben.