Bei Meetings Protokolle zu führen, gehört zu den Standardaufgaben von Assistentinnen und Sekretärinnen. Allerdings ist dieser Job auch sehr unbeliebt. Zu Unrecht finden wir. Denn es gibt zahlreiche Vorteile, wenn Sie als Protokollantin an einer Sitzung teilnehmen. Und die Protokollführung ist weit weniger anstrengend und aufwendig als gedacht. Voraussetzung dafür sind eine gute Vorbereitung und die genaue Kenntnis, was von Ihrem Protokoll überhaupt erwartet wird: Soll es den Gesprächsverlauf wortwörtlich wiedergeben? Oder geht es eher darum, die Ergebnisse der Besprechung schriftlich zu fixieren und damit verbindlich zu machen?
Protokolle sind wichtige Steuerungsinstrumente zur Organisation von Unternehmen. Wie gute Organisation insgesamt funktionieren kann, lesen Sie in unserer gleichnamigen Rubrik.
Wofür wird das Protokoll gebraucht?
Grundsätzlich geht es beim Protokollieren darum, die Inhalte eines Gesprächs, eines Meetings, eines Vortrags etc. zu dokumentieren, wenn auch unterschiedlich detailliert.
Im Wortprotokoll geht es tatsächlich darum, die Aussagen der jeweiligen Teilnehmer festzuhalten. Damit soll der genaue Verlauf der Sitzung auch später noch nachvollziehbar sein. Diese Mitschriften kommen dort zum Einsatz, wo es tatsächlich auf jedes Wort ankommt, vor Gericht etwa. Reine Wortprotokolle sind sehr aufwendig und erfordern viel Konzentration. Diese Aufgabe sollten Sie sich nach Möglichkeit mit Kollegen teilen und im Vorfeld besprechen, wer wann mitschreibt. Glücklicherweise werden Wortprotokolle in Unternehmen nur selten gebraucht.
Häufiger gefragt sind die Verlaufsprotokolle. Sie geben die Besprechungen zwar nicht wörtlich wieder, zeigen aber den Verlauf eines Meetings mit allen kontroversen Debatten. Die wichtigsten Kernaussagen sind hier enthalten. Deshalb ist ein Verlaufsprotokoll dann angesagt, wenn es im Gespräch darum geht, gegensätzliche Argumente auszutauschen oder Einwände anzubringen – und dann auch festzuhalten. Damit werden sie oft bei Aufsichtsrats- oder Anlageausschusssitzungen, bei Mitgliederversammlungen oder anderen kontrovers verlaufenden Besprechungen geschrieben.
Die häufigste Protokollform in Unternehmen dürfte das Ergebnisprotokoll oder auch Beschlussprotokoll sein. Wie der Name schon sagt, protokollieren Sie darin nur die Ergebnisse des Meetings, beispielsweise die Beschlüsse, fest, nicht aber die Diskussionen, die dahin geführt haben. Hauptzweck dieses Protokolls ist es, alle wesentlichen Informationen so übersichtlich zusammenzustellen, dass sie schnell und einfach entnommen werden können. Sie dienen häufig als echte Arbeitsaufträge, denn nicht nur die Beschlüsse, sondern auch die Verantwortlichkeiten sind darin aufgeführt. Das Ergebnisprotokoll ist schneller erstellt als ein Wort- oder Verlaufsprotokoll, allerdings ist es auch eine Herausforderung, aus einem mehrstündigen Gespräch die wesentlichen Punkte herauszufiltern.
Daneben gibt es noch Sonderformen wie das Kurz-, das Gedächtnis- und das Fotoprotokoll oder die Akten- und die Telefonnotiz. Dem Protokoll verwandt ist der Bericht.
Ihre Aufgaben als Protokollführerin
Als Protokollant entlasten Sie den Besprechungsleiter. Sie stellen sicher, dass alle im Verteiler angegebenen Personen das Protokoll zur gleichen Zeit (nach Möglichkeit innerhalb von drei Tagen nach der Sitzung!) erhalten. Gegebenenfalls holen Sie Freigaben ein bzw. sprechen Korrekturen ab. Schließlich sorgen Sie auch dafür, dass die Protokolle sauber abgelegt werden. Je nach Vorgang kann es zu Ihren Aufgaben gehören, die Durchführung von Aktivitäten zu überwachen und als neutrale Stelle zu wirken, indem Sie kritische Punkte, die sorgfältig im Protokoll formuliert sein wollen, mit den Teilnehmern klären. Nicht zuletzt haben Sie als Protokollant oft die Aufgabe, die nächste Sitzung vorzubereiten. Nutzen Sie dann die Ergebnisse aus dem Protokoll der vorherigen Sitzung, um z. B. die Tagesordnung zu erstellen. Diese Ergebnisse bieten Ihnen auch eine gute Gelegenheit, bei den Kollegen nach den offenen To-dos zu fragen.
1. Phase: Vor dem Protokoll kommt die Recherche
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Die Zeiten, in denen Sie jedes Wort einer Sitzung stenografieren mussten, gehören in den meisten Unternehmen der Vergangenheit an. Der Trend geht immer mehr in Richtung Beschlussprotokoll oder Ergebnisprotokoll. Das Gute daran: Sie brauchen den Verlauf des Meetings nicht chronologisch abzubilden, sondern können sich auf die einzelnen Tagesordnungspunkte (TOPs) konzentrieren. Lesen Sie diese rechtzeitig vor dem Meeting durch und überprüfen Sie, ob Ihnen die einzelnen Themen vertraut sind. Entdecken Sie einen Aspekt, mit dem Sie bisher noch nichts zu tun hatten, fragen Sie Ihren Chef nach weiterführenden Unterlagen oder recherchieren Sie im Internet. Notieren Sie sich als Gedankenstütze vor dem Meeting die wichtigsten Schlagworte und deren Erklärung.
2. Phase: Entwerfen Sie eine Protokollvorlage
Beginnen Sie Ihr Protokoll niemals unvorbereitet auf einem leeren Blatt. Meist verlieren Sie dann nämlich bereits am Beginn einer Sitzung so viel Zeit, dass Sie sich von Anfang an gehetzt fühlen und Ihnen spätestens beim Mitschreiben die Puste ausgeht. Gehen Sie strukturiert vor:
- Legen Sie sich ein Musterprotokoll an.
- Versehen Sie es mit dem Namen der Sitzungsrunde, dem Datum, der Uhrzeit und dem Ort der Besprechung.
- Listen Sie die Anwesenden auf.
- Ordnen Sie jedem Teilnehmer ein Namenskürzel zu.
- Legen Sie eine Liste mit denjenigen Personen an, an die Sie das Protokoll später versenden müssen.
- Tragen Sie die einzelnen TOPs ein.
- Bereiten Sie für jeden Tagesordnungspunkt eine separate Seite vor.
3. Phase: Jetzt können Sie Ihr Protokoll verfassen
Meist beginnt ein Meeting mit einer Anwesenheitskontrolle. Wer ist da? Wer ist entschuldigt? Und wer fehlt unentschuldigt? Ordnen Sie diesen drei Fragen je eine Ziffer zu. So müssen Sie hinter die einzelnen Namen auf Ihrem vorbereiteten Musterprotokoll nur noch eine 1 für „anwesend“, eine 2 für „entschuldigt“ oder eine 3 für „unentschuldigt“ setzen. Anschließend geht es zu den einzelnen Tagesordnungspunkten. Je nachdem, welcher TOP gerade besprochen wird, brauchen Sie nur noch das entsprechende Blatt hervorzuziehen. Halten Sie sich bei Ihren Notizen möglichst kurz und bleiben Sie sachlich. Sollten Sie etwas Wichtiges nicht richtig verstanden haben, fragen Sie nach. Wichtig ist, dass Sie gegebenenfalls auch Ergebnisse von (namentlichen) Abstimmungen und Entscheidungen notieren. Ist das Meeting zu Ende, versuchen Sie, die Reinschrift möglichst sofort in Angriff zu nehmen. Jetzt haben Sie noch alle Einzelheiten präsent. Bevor Sie das Protokoll per Hauspost oder via E-Mail versenden, lassen Sie es unbedingt vom Meeting-Vorsitzenden unterzeichnen bzw. freigeben.
4. Phase: Freigaben einholen
Ist das Protokoll erst einmal fertiggestellt, schicken Sie es entweder direkt an alle Teilnehmer der Besprechung oder holen Sie zunächst die Freigaben ein. Ganz am Ende legen Sie das Protokoll in Ihren Unterlagen ab.
Anforderungen an ein gutes Protokoll
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Ganz gleich, ob es sich um ein Wortprotokoll, um ein Verlaufsprotokoll oder um ein Ergebnisprotokoll handelt, drei Anforderungen muss jede Mitschrift erfüllen:
- wahr: Klar, in ein Protokoll gehört nur, was auch tatsächlich gesagt und beschlossen wurde. Das ist leider gar nicht so selbstverständlich, wie es sich anhört. Vielleicht hat der Protokollführer in einer turbulenten Sitzung den Überblick verloren oder er hat einfach einen der wichtigsten Punkte vergessen. Ab und zu kann es auch sein, dass ein Protokollführer „sein eigenes Süppchen kocht“ und bewusst Dinge falsch notiert. Das darf natürlich nicht sein.
Tipp: Wenn Sie ein Protokoll vorgelegt bekommen, das Sie nicht selbst geschrieben haben, kontrollieren Sie immer, ob es auch richtig ist. - vollständig: Eine Mitschrift muss die Inhalte komplett zeigen – nicht mehr, aber auch nicht weniger. Daher gilt es, bei jedem Punkt abzuwägen, was Sie in das Protokoll aufnehmen und was Sie rauslassen.
- klar: Ein Protokoll kann wahr, vollständig und trotzdem unverständlich sein. Bandwurm- oder Schachtelsätze, ein unstrukturierter Aufbau, Fachbegriffe – all das erschwert das Verständnis. Formulieren Sie also klar.
Tipp: Nehmen Sie sich Zeit, Ihr Protokoll am Ende noch einmal gründlich gegenzulesen und sprachlich zu polieren. Ihre Leser werden es Ihnen danken.
Erstellt unter Verwendung von Material aus:
Bögner, Kettl-Römer, Natusch: Protokolle schreiben. Professionell, strukturiert und auf den Punkt gebracht. Mit Checklisten, Praxistipps, Mustern und Vorlagen. Linde Verlag
