Trello – das Kooperationstool im professionellen Einsatz

Trello – das Kooperationstool im professionellen Einsatz
© Andrew-Stefanovskiy / stock.adobe.com

Mit Trello können Sie auf Basis von Listen und Karten Projekte umfangreich strukturieren und die Teamarbeit vereinfachen. Gerade Einsteiger unterschätzen oft, wie viele Optionen das Tool bietet. Hier finden Sie einen ersten Überblick.

Die Basisversion von Trello ist kostenlos. Mit dieser können Sie unlimitiert viele Boards, Karten und Mitglieder anlegen. Lediglich der Upload von Anhängen ist auf 10 MB reduziert. Allerdings können Sie in diesem Paket bereits Anhänge aus zum Beispiel Google Drive, Dropbox & Co. verknüpfen, die nicht über die angegebene maximale Upload-Größe verfügen müssen.

Trello bietet noch zwei weitere Varianten an: einmal das Business-Class-Paket für 9,99 US-Dollar pro Benutzer/Monat sowie das Enterprise-Paket ab 20,83 US-Dollar pro Benutzer/Monat. Die Preise sind bei jährlicher Zahlung gültig.

Diese beiden Angebote unterscheiden sich von der kostenlosen Version unter anderem durch ein größeres Upload-Limit, mehr Integrationen, wie zum Beispiel Evernote, mehr Kontrolle und Sicherheit bezüglich der Unternehmensdaten sowie einen Premium-Support.

Ein Trello-Board anlegen

Ein Trello-Board ist das Grundgerüst für die Organisation eines Projekts. Darin werden Listen und Karten angelegt, die Sie flexibel füllen und verschieben können.

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Bild 1: Legen Sie ein neues Board an

Um ein Board anzulegen, loggen Sie sich in Trello ein und klicken auf „Neues Board erstellen“ oder oben rechts in der Leiste auf das kleine Plus-Symbol und wählen dort „Board erstellen“. Geben Sie nun dem Board einen Namen, zum Beispiel den Projektnamen.

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Bild 2: Vergeben Sie einen Namen

Unter dem Namen können Sie noch ein Team für dieses Board festlegen und wählen, ob das Board privat oder öffentlich sein soll. Ein öffentliches Board ist für jeden (auch außerhalb des Teams und Unternehmens) aufrufbar. Daher belassen Sie diesen Punkt auf „Privat“. Wenn das Board einem bestimmten Team zugeordnet werden soll, dann wählen Sie dieses entsprechend aus. Wie Sie ein Team anlegen, lesen Sie in unserem Download. Klicken Sie auf „Neues Board erstellen“ und Sie werden direkt auf das Board weitergeleitet.

Listen anlegen

Als Nächstes haben Sie die Möglichkeit, Listen und Karten anzulegen. Fügen Sie links eine erste Liste hinzu, indem Sie einen Listentitel eingeben und auf „Liste hinzufügen“ klicken. Wenn Sie möchten, können Sie sofort weitere Listen anlegen.

Diese Listen sollten eine sinnvolle und nachvollziehbare „Strecke“ darstellen. So könnten Sie beispielsweise einen Produktionsprozess mit den entsprechenden Aufgaben anlegen: von den Kunden- und Auftragsdaten über die Materialbeschaffung bis hin zur Ausführung und der Fertigstellung.

Neben jedem Listentitel sehen Sie drei Punkte. Hierüber finden Sie unter anderem die Option, eine Liste zu kopieren, zu verschieben und zu beobachten.

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Bild 3: Listen anlegen und verwalten

Karten hinzufügen und bearbeiten

Im nächsten Schritt legen Sie Karten an. Diese werden in die jeweiligen Listen eingefügt und können mit Informationen gefüllt werden. Zusätzlich können Sie sie flexibel zwischen den einzelnen Listen per Drag and Drop verschieben. Um eine Karte hinzuzufügen, klicken Sie in einer Liste auf „Eine Karte hinzufügen“. Geben Sie der Karte einen Titel, beispielsweise „Auftragsdaten“, und wählen Sie „Liste hinzufügen“. Um die Karte zu bearbeiten, klicken Sie darauf. Jetzt haben Sie viele weitere Möglichkeiten, die Karte mit wichtigen Daten zu füllen.

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Bild 4: Bei den Karten bestehen zahlreiche Optionen zur Bearbeitung

Im oberen Bereich finden Sie den Titel, den Sie jederzeit anpassen können. Darunter geben Sie bei „Beschreibung“ weitere Informationen ein. Klicken Sie dafür in das graue Feld „Detaillierte Beschreibung hinzufügen …“ und geben Sie einen Text ein. Über „Formatierungshilfen“ können Sie den Text formatieren. Sind Sie mit der Beschreibung fertig, klicken Sie auf „Speichern“.

Karten kommentieren

Unter der Beschreibung finden Sie eine Kommentarfunktion. Diese eignet sich besonders für den Austausch unter den Teammitgliedern zu dieser Karte. Zeigt die Karte beispielsweise ein Musterstück, können die Teammitglieder ihre Meinung und ihre Vorschläge zur Verbesserung abgeben. Dies erspart viele unkoordinierte E-Mails und führt zu einem schnellen Ergebnis.

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Bild 5: Ordnen Sie den Karten Teammitglieder zu

Im Kommentarfeld können Sie über die Symbole unter anderem auch einen Anhang hinzufügen, ein Mitglied erwähnen (über das @-Zeichen) sowie eine andere Karte ergänzen. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, auf Kommentare zu antworten. Klicken Sie dazu unter dem entsprechenden Kommentar auf „Antworten“ und geben Sie Ihren Text ein.

Mitglieder zu einer Karte hinzufügen

Auf der rechten Seite der Karte finden Sie weitere Optionen: Sie können Teammitglieder einer Karte zuordnen, Labels anlegen, Fristen festsetzen und Anhänge hinzufügen.

Über den Punkt „Mitglieder“ können Sie Mitglieder aus dem Team, das dem Board angehört, der Karte zuordnen. Diese erhalten dann Benachrichtigungen zu den Aktivitäten in der Karte.

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Bild 6: Entfernen Sie Teammitglieder von Karten

Um das Mitglied wieder zu entfernen, klicken Sie in der Karte auf das Bild der jeweiligen Person und wählen „Von Karte entfernen“.

Labels zu einer Karte hinzufügen

Labels bieten Ihnen die Möglichkeit, Karten farblich zu markieren. Klicken Sie auf „Labels“ und wählen Sie eine Farbe aus. Um die Labels zu konkretisieren bzw. zu beschriften, klicken Sie neben jeder Farbe auf den kleinen Stift und vergeben einen Namen. So könnte Grün für „Fertig“, Rot für „Dringend“ und Gelb für „In Arbeit“ stehen.

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Bild 7: Labels sorgen für schnelle Übersicht

Karte mit einer Frist versehen

Klicken Sie auf „Frist“ und wählen Sie ein Fälligkeitsdatum sowie eine Uhrzeit aus. Nun noch „Speichern“ anwählen, um die Frist zu bestätigen. Die Mitglieder der Karte werden dann per E-Mail benachrichtigt, wenn die Frist ausläuft.

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Bild 8: Fristen helfen, Aufgaben zu verwalten

Dateien anhängen

Um an eine Karte eine Datei anzuhängen, wählen Sie den Punkt „Anhang“. Jetzt haben Sie verschiedene Optionen, eine Datei an die Karte anzuhängen. Über „Computer“ können Sie eine Datei von Ihrem PC auswählen. Mit „Trello“ können Sie aus Ihren vorhandenen Boards und Karten wählen. Sollten Sie Dokumente in Google Drive, Dropbox, Box oder One-Drive haben, lassen Sie diese von dort anhängen bzw. verknüpfen.

Wenn Sie das erste Mal von einem externen Anbieter eine Datei anhängen wollen, müssen Sie sich über Trello bei diesem anmelden. Wählen Sie dazu den entsprechenden Anbieter, zum Beispiel Dropbox, und melden Sie sich mit Ihren Log-in-Daten an. Nun können Sie auf Ihre Dokumente zugreifen und sie an die Karte hängen. Eine passende Berechtigung für die Teammitglieder muss im Dokument eingerichtet sein.

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Bild 9: Karten lassen sich mit Anhängen versehen

Die angehängte Datei erscheint nun unter der Beschreibung. Sie können sie kommentieren und auch wieder entfernen. Wählen Sie dazu die entsprechende Option unter der Datei.

Ein angehängtes Bild kann als Titelbild für die Karte eingestellt werden und erscheint dann auch im Board bzw. in der Liste.

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Bild 10: Legen Sie ein Bild als Titelbild für die Karte fest

Karten archivieren und löschen

Über „Archiv“ können Sie die Karte archivieren (sie ist dann im Board nicht mehr sichtbar) und anschließend auch komplett löschen oder aber wiederherstellen. Klicken Sie dazu auf „Löschen“ oder „Wiederherstellen“.

Benachrichtigungen einstellen

In den Einstellungen Ihres Profils können Sie die Häufigkeit von Benachrichtigungen per E-Mail definieren. Klicken Sie im Dashboard oben rechts auf Ihr Symbol und gehen Sie in die „Einstellungen“. Scrollen Sie zum Punkt „Benachrichtigungen“ herunter. Klicken Sie auf „E-Mail-Benachrichtigungsfrequenz ändern“ und wählen Sie zwischen „Nie“, „Periodisch“ und „Sofort“.

Benachrichtigungen in Boards und Karten

Alle Benachrichtigungen zu Ihren Boards sehen Sie immer über die kleine Glocke im oberen rechten Bereich. Auf diese können Sie von überall zugreifen. Einige Benachrichtigungen können Sie zusätzlich per E-Mail erhalten. So bekommen Sie eine E-Mail, wenn die Frist einer Karte abläuft oder wenn es Änderungen in einer Karte gibt. Dazu müssen Sie Mitglied der Karte sein. Auch an alle anderen Mitglieder der Karte wird diese Nachricht geschickt. Über den Punkt „Beobachten“, den Sie in einer Karte finden, können Sie diese Karte mit all ihren Änderungen auch beobachten und erhalten zu jeder Änderung eine Benachrichtigung.

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Bild 11: Beobachten Sie eine Karte

Listen und Boards beobachten

Um eine ganze Liste zu beobachten, klicken Sie auf die drei Punkte neben einem Listentitel und aktivieren „Beobachten“. Zum Deaktivieren wiederholen Sie diesen Schritt.

Möchten Sie das gesamte Board beobachten, klicken Sie im Board oben rechts auf „Menü anzeigen“ und auf „Mehr“. Wählen Sie dort „Beobachten“. Um das Beobachten zu deaktivieren, klicken Sie im Board oben rechts auf „Wird beobachtet“ und auf „Beobachten beenden“.

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Bild 12: Überwachen Sie ein ganzes Board

Die Autorin Jessica Ebert ist IHK-zertifizierte Online-Marketing-Beraterin und Business-Coach. Sie unterstützt Unternehmer und Selbstständige dabei, mithilfe des Internets neue Kunden zu gewinnen, und zeigt Technik(en) und Strategien für den Auf- und Ausbau eines digitalen Business (jessica-ebert.de).

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