Größere Unternehmen beschäftigen einen ganzen Mitarbeiterstab in der Personalabteilung allein für das Bewerbermanagement. Kein Wunder, hier kommen die Unterlagen der Bewerber oft wortwörtlich wäschekörbeweise ins Haus. In kleineren Unternehmen hingegen stemmt die Sekretärin das Bewerbermanagement meist allein. Und das ist keine kleine Aufgabe. Immerhin geht es darum, den Wust zu verwalten und den Überblick nicht zu verlieren. Oft treffen Sie auch schon eine erste Vorauswahl, sortieren offensichtlich ungeeignete Bewerber aus und verschicken Absagen, die dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz entsprechen. Später kommt dann die Einladung zu den Vorstellungsgesprächen auf Sie zu. Und all das, während Ihre weiteren Aufgaben als Sekretärin auch noch bearbeitet werden wollen. Da sind eine gute Organisation und gründliche Kenntnisse im Arbeitsrecht unabdingbar.
Erster Schritt im Bewerbermanagement: das Anforderungsprofil
Bevor Sie in den Bewerbungsprozess selbst einsteigen, benötigen Sie ein Anforderungsprofil. Dies ist das zentrale Instrument für den Rekrutierungsprozess. Der Aufwand, ein möglichst konkretes und detailliertes Profil auszuarbeiten, lohnt sich. Nur so können Sie im weiteren Verlauf herausfinden, welche Kandidaten für den Job geeignet sind und welche nicht. Das ist entscheidend, denn Fehlbesetzungen kommen die Firma teuer zu stehen. Das Anforderungsprofil stellt die Grundlage dar für die Stellenausschreibung, für die sorgfältige Prüfung der eingegangenen Bewerbungsunterlagen wie zur Vorbereitung der Bewerbungsgespräche und schließlich für die Bewerberauswahl selbst. Je detaillierter und genauer Sie das Anforderungsprofil formulieren (Haupttätigkeitsfeld, Aufgabenbereich, Verantwortung, Vollmachten, Befugnisse, gewünschte Qualifikationen wie Ausbildung, berufliche Erfahrung, Zusatzqualifikationen, Sprachkenntnisse), umso geringer ist der Aufwand für den Bewerbungsprozess.
Die Stellenanzeige
Sehr oft läuft die Personalbeschaffung über eine entsprechende Annonce – entweder in einer Zeitung oder auch im Internet. In den letzten Jahren haben sich die Ausschreibungen offener Stellen von Print auf Online verschoben. Für hoch qualifizierte Top-Kader werden aber nach wie vor gedruckte Stellenausschreibungen in Qualitätszeitungen geschaltet, Fachpersonen werden in Fachzeitschriften gesucht und Mitarbeiter für einfachere Tätigkeiten in Regionalblättern.
Ein Großteil der Stellenannoncen ist auf die Online-Stellenplattformen abgewandert. Auch hier gibt es einerseits die großen Player und auf der anderen Seite die Fach- und Branchenportale. Zunehmend werden Mitarbeiter auch über Social-Media- Kanäle gesucht, etwa über Xing, LinkedIN oder Twitter.
Denken Sie daran: Stellenanzeigen sind gleichzeitig immer auch eine Visitenkarte für Ihr Unternehmen. Sie sollten daher unbedingt dem Corporate Design der Firma angepasst sein. Es lohnt sich, von Ihrem Hausgrafiker eine entsprechende Vorlage gestalten zu lassen. So müssen Sie sich nur noch um den Inhalt kümmern.
Bevor Sie die Anzeige ausformulieren, stellen Sie sich Ihren Wunschkandidaten bzw. Ihre Wunschkandidatin möglichst konkret vor, um Ihre Worte schließlich an diese spezifische Person zu richten. Formulieren Sie die Stellenanzeige nach dem AIDA- Prinzip:
- Attention (Aufmerksamkeit potenzieller Stellenbewerber anziehen): ein attraktiver Aufhänger/Titel, der die Aufmerksamkeit auf sich lenkt. Verwenden Sie Wörter, auf die die angesprochene Zielgruppe reagiert, und sprechen Sie potenzielle Kandidaten direkt mit “Sie” an! Beispiele:
- Sind Sie unser neuer Marketingleiter?
- Gesucht: Beweger.
- Ein Job, bei dem Ihnen garantiert nie langweilig wird.
- Interest (Interesse wecken): Es folgt eine knappe Beschreibung Ihres Unternehmens:
Wir sind ein mittelgroßes Handelsunternehmen im Bereich Haushaltsmaschinen mit Niederlassungen in ganz Deutschland. Unseren guten Ruf haben wir vor allem der fachlichen Kompetenz unserer Mitarbeiter zu verdanken.
- Desire (den Wunsch nach einer Anstellung wecken): Zum 1. Februar 2014 suchen wir eine/n neue/n Leiter/in Kundendienst.
In dieser Funktion leiten Sie ein kleines Team von fünf Mitarbeitern, die sich um die Anliegen unserer Kunden in ganz Deutschland kümmern. Wir suchen eine initiative und führungsstarke Persönlichkeit mit einer kaufmännischen Grundausbildung, die auch in hektischen Zeiten einen kühlen Kopf bewahrt. Es erwartet Sie ein junges und begeisterungsfähiges Mitarbeiterteam, ein den Leistungen entsprechendes Gehalt und fortschrittliche Sozialleistungen.
Hier erwähnen Sie weitere besondere Leistungen des Unternehmens.
- Action (fordern Sie den Interessenten zu einer Aktion auf)
Fühlen Sie sich angesprochen? Dann senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen bitte elektronisch an … Fragen zur Aufgabe beantwortet Ihnen die derzeitige Stelleninhaberin gern telefonisch.
Machen Sie offene Stellen auch intern publik!
- Hängen Sie Stellenanzeigen ans “Schwarze Brett”.
- Informieren Sie mündlich oder per Rundmail über die offene Stelle.
- Mobilisieren Sie das berufliche und persönliche Netzwerk Ihrer Mitarbeiter.
Ziehen Sie auch eine interne Neubesetzung der Stelle in Betracht. Sie können so vielleicht einen Mitarbeiter im Unternehmen halten, der bereits auf dem Absprung ist.
Wichtige Arbeitshilfen zum Thema Bewerbermanagement:
Bewerbungsunterlagen im Griff behalten
Sind die Stellenanzeigen erst einmal öffentlich, geht es bei Ihnen im Sekretariat oft darum, den Überblick über die eingereichten Unterlagen nicht zu verlieren. Welches Anschreiben gehört zu welchem Lebenslauf? Wann haben Sie an welchen Kandidaten eine Absage geschickt oder eine Einladung zum Vorstellungsgespräch? In Großunternehmen kommt für die administrativen Vorgänge des Bewerbermanagements in der Regel eine spezialisierte Software zum Einsatz – ja, oft wird der ganze Bewerbungsprozess über weite Strecken über Onlinetool abgewickelt. Hier können sich Interessenten bewerben, ihre Unterlagen hochladen und Qualifikationen nachweisen. Sie erhalten sofort eine Mitteilung, dass ihre Bewerbung eingegangen ist und wann sie wieder mit einer Nachricht vom Unternehmen rechnen können. Später können die Mitarbeiter in den Personalabteilungen über diese Bewerbermanagementsysteme automatisch Absagen oder Einladungen verschicken.
In kleineren Unternehmen ohne die entsprechende Software müssen Sie diese Vorgänge alle selbst überwachen. Je mehr Bewerbungen für eine offene Stelle Sie auf den Tisch bekommen, desto eher sollten Sie sich selbst ein Tool, beispielsweise in Excel, erstellen, um den Überblick nicht zu verlieren.
Ein solches Tool begleitet Sie dann durch den gesamten Bewerbungsprozess. Halten Sie jeweils fest, welche Entscheidungen jeweils zu den einzelnen Kandidaten getroffen wurden:
- Absage
- Einladung zum ersten Vorstellungsgespräch
- Einladung zum zweiten Vorstellungsgespräch
- Teilnahme am Assessment-Center
- Vertragsangebot
- Arbeitsvertrag
So können Sie jederzeit erkennen, ob ein Bewerber noch im Rennen ist oder nicht.
Es ist sinnvoll und höflich, die Bewerber über den Stand des Bewerbungsverfahrens auf dem Laufenden zu halten. Schreiben Sie eine kurze Bestätigung, wenn die Unterlagen bei Ihnen eingegangen sind, und informieren Sie, wie es weitergeht und wann der Interessent wieder damit rechnen kann, von Ihnen zu hören. Scheidet jemand aus dem Bewerbungsprozess aus, schreiben Sie schnellstmöglich eine Absage. Bleiben Sie trotz AGG dabei verbindlich und freundlich, bei nichtsagenden Absageschreiben kann Ihr Arbeitgeberimage schnell leiden. Je besser Sie die Interessenten auf die ausgeschriebene Stelle informieren, desto eher vermeiden Sie, dass diese bei Ihnen anrufen und nachfragen. Solche Telefonate kosten Sie nur Zeit, die Sie für andere Aufgaben besser aufwenden können.
Bewerbermanagement auslagern?
Gerade weil der Aufwand für das Bewerbermanagement – neudeutsch “Recruting” – nicht zu unterschätzen ist, sollten Sie bei Ihrem Chef anregen, ob die Vorarbeit nicht einem professionellen Personalvermittler überlassen werden sollte. Das kostet zwar Geld – doch niemals so viel, wie eine Fehlbesetzung das Unternehmen kosten könnte. Außerdem kennen Headhunter den Markt sehr genau und unterhalten ein Netzwerk zu hoch qualifizierten Topkadern, an die Sie womöglich gar nicht herankommen würden. Im Bereich des Spitzenmanagements und bei sehr gefragten Fachleuten, etwa in der IT, ist der Weg über eine spezialisierte Personalvermittlung mittlerweile üblich. Aber auch beim einfachen Angestellten kann sich die Zusammenarbeit mit einem Personalvermittler lohnen, denn er kann den gesamten Bewerbungsprozess oft viel effektiver gestalten als Sie in Ihrem Unternehmen: Sie liefern dem Vermittler das Anforderungsprofil des Wunschkandidaten Ihres Chefs und er übernimmt alle weiteren Schritte von der Ausschreibung und der Vorauswahl der Bewerbungen. Außerdem führt er mit geeigneten Kandidaten oder Kandidatinnen ein Erstgespräch durch – und das alles gemäß AGG. Sie beschäftigen sich nur noch mit Bewerbungsunterlagen und Personen, deren Qualifikation und Persönlichkeit für die ausgeschriebene Stelle geeignet sind.
Gerade in Zeiten oder Regionen mit einer hohen Arbeitslosigkeit erspart Ihnen die Zusammenarbeit mit einem externen Profi die Sichtung und Beantwortung von Hunderten von Anfragen, der Bewerbungsprozess wird beschleunigt. Allein das rechtfertigt oft die anfallenden Kosten. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie die vorgeschlagenen Stellenbewerber nicht selbst sorgfältig unter die Lupe nehmen müssen. Denn was kein externer Dienstleister und keine Personalabteilung Ihnen abnehmen kann, ist die Antwort auf die Frage: Stimmt die Wellenlänge? Passt die Person zu unserer Unternehmenskultur und ins Team?
Noch in einem anderen Bereich ist es sinnvoll, einen externen Dienstleister hinzuzuziehen: beim Assessment-Center. Hierbei werden die Kandidaten der engeren Wahl in den geforderten Testsituationen auf Herz und Nieren getestet. Das Verfahren ist sehr aufwendig und teuer, daher ist es wichtig, dass die Ergebnisse wirklich aussagekräftig sind. Spezialisierte Dienstleister entwickeln mit Ihnen zusammen entsprechende Aufgaben und Übungen und werten die Kandidatenleistungen aus.
