Berufsbild: Was macht eine Sekretärin?

Wenn es um den Beruf Sekretärin geht, haben viele Menschen eine ziemlich genaue Vorstellung von den typischen Aufgaben: Geschäftsbriefe abtippen nach Diktat, stenografieren bei Besprechungen, die Ablage in Schuss halten, Unterlagen kopieren und natürlich Kaffee kochen. Das Problem ist nur: Dieses Bild ist falsch. Einiges davon ist Klischee, und das, was nach Abzug der Vorurteile übrig bleibt, ist längst nicht mehr aktuell. Kaum ein Berufsbild hat sich im Zuge der Globalisierung so stark verändert wie das der Sekretärin. Das Sekretariat ist längst schon zur Informations- und Koordinationszentrale einer Abteilung oder eines gesamten Unternehmens geworden, die Sekretärin zur Co-Managerin, die eigenverantwortlich Prozesse und Projekte steuert und nebenbei dem Chef den Rücken freihält.

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Der Wandel spiegelt sich auch in den neuen Bezeichnungen wider, die von Assistentin über Executive Administrative Assistent bis zur neudeutschen Officemanagerin reichen. Die vielen unterschiedlichen Jobtitel zeigen aber auch, wie groß die Bandbreite an Aufgaben ist, die Sekretärinnen heute übernehmen. Der Blick in die Stellenbörsen zeigt: Kaum eine Jobbeschreibung gleicht der anderen.

Und die Weiterentwicklung des Berufsbilds fängt gerade erst richtig an: Durch digitale Technologien werden viele der klassischen Sekretariatstätigkeiten überflüssig. Das verändert nicht nur den Alltag der Sekretärin, sondern sogar das Verhältnis zwischen Chef und Assistenz. Doch egal, was die Zukunft bringt, es steht fest: Sekretärin ist und bleibt einer der spannendsten und abwechslungsreichsten Berufe überhaupt.

Vielfältige Stellenprofile – unterschiedliche Aufgaben

Von der Autoindustrie bis zum Gesundheitswesen, vom öffentlichen Dienst bis zu internationalen Großbanken – überall in Unternehmen und Institutionen halten Sekretärinnen tagtäglich den Betrieb am Laufen. Ein klar definiertes, einheitliches Aufgabenfeld lässt sich da schwer ausmachen. Tanja Bögner gibt neben ihrer Tätigkeit als Management- und Vorstandsassistentin Seminare und Coachings für die Assistenz und berichtet: „Zu Beginn meiner Seminare mache ich immer eine Vorstellungsrunde mit den Teilnehmerinnen und bitte sie, ihre Arbeit zu beschreiben. Ich bin jedes Mal von Neuem überrascht, wie unglaublich vielfältig unser Beruf ist!“ Es ist diese Vielfalt der Möglichkeiten, die den Job so interessant macht. Wo sonst bekommt man Gelegenheit, in unterschiedlichste Branchen und Themenfelder reinzuschnuppern?

Was eine Sekretärin in ihrem Berufsalltag macht, hängt neben der Branche auch von der Unternehmensgröße ab. In einem kleinen Betrieb mit wenigen Angestellten ist sie oftmals Einzelkämpferin, bewältigt sämtliche administrativen Aufgaben von der Korrespondenz über die Buchhaltung bis zur Personalverwaltung, betreut nebenbei die Kunden und ist Ansprechpartnerin für alle Probleme und Problemchen der Kollegen. In großen Konzernen, in denen die einzelne Sekretärin einer bestimmten Abteilung oder einem Manager zuarbeitet, ist der Aufgabenbereich dagegen viel klarer abgegrenzt und das Jobprofil spezialisierter. Ein entscheidender Faktor ist auch die Internationalität. Ist das Unternehmen global aktiv, findet ein großer Teil der täglichen Bürokommunikation auf Englisch oder in einer anderen Fremdsprache statt. Nicht zuletzt entscheiden natürlich auch Persönlichkeit und Alter des Vorgesetzten darüber, welche Anforderungen und Wünsche er an seine Sekretärin hat.

Hauptaufgabe im Sekretariat ist die Chefentlastung

Denn zumindest das lässt sich bei allen Unterschieden festhalten: Die wichtigste Aufgabe der meisten Sekretärinnen ist die Chefentlastung. Die Assistentin hält ihrem oder ihrer Vorgesetzten alles vom Hals, was von den Managementaufgaben ablenken könnte und unnötig Zeit kostet. Sie koordiniert seine Termine und Aufgaben, organisiert Geschäftsreisen, bereitet Meetings vor und schreibt Protokolle. Die Sekretärin ist es auch, die Entscheidungen des Managements unterstützt, indem sie Informationen beschafft und für den Vorgesetzten aufbereitet.

Die Sekretärin repräsentiert das Unternehmen nach außen

Häufig erfüllt die Sekretärin auch eine Gatekeeperfunktion für ihren Chef, denn Anrufe, Nachrichten und Informationen, die für den Vorgesetzten bestimmt sind, landen zuerst bei ihr. Damit ist sie nicht nur für die Kollegen, sondern auch für Kunden und Geschäftspartner die erste Ansprechpartnerin. Ihnen gegenüber tritt sie als Repräsentantin des Unternehmens auf und hat somit großen Einfluss auf dessen Außenwirkung.

Sekretärin ohne Chef?

Aber was ist denn eigentlich mit flachen Hierarchien, die in vielen Unternehmen Einzug halten? Junge Startups und Firmen in bestimmten Branchen wie der IT-Branche ersetzen das klassische Modell von Managern und Untergebenen gern durch ein Team, in dem alle auf Augenhöhe arbeiten. Braucht es da überhaupt noch Sekretärinnen?

Natürlich fallen Sekretariatsaufgaben nicht einfach weg, wenn es keine klassische Unternehmenshierarchie mehr gibt. Sie werden oft nur etwas anders gewichtet, sodass bestimmte Aspekte der Assistenztätigkeit in den Vordergrund treten, andere weniger wichtig werden. Das zeigt sich dann gern in neuen Berufsbezeichnungen: Die Officemanagerin legt vielleicht einen stärkeren Fokus auf die Organisation, eine Facilitymanagerin verwaltet die Infrastruktur des Unternehmens, und eine Feelgoodmanagerin sorgt für eine gute Arbeitsatmosphäre. Viele erfahrene Sekretärinnen werden beim Lesen der Jobbeschreibungen für solche Stellen sagen: Das habe ich doch bisher auch schon gemacht!

Eigenverantwortliches Arbeiten ist Pflicht

Aber ganz gleich, ob die Sekretärin für den Chef oder fürs Team da ist, eines ist im Sekretariat immer unverzichtbar: die Bereitschaft und Fähigkeit zum eigenverantwortlichen Arbeiten. Das Bild von der Sekretärin als bloße Befehlsempfängerin stimmt schon lange nicht mehr. Als Managementassistentin ist sie heute die rechte Hand ihres Vorgesetzten, die ihm den Rücken stärkt und selbstständig agiert. Als Assistentin für eine Abteilung oder ein Unternehmen legt sie jeden Tag die Grundlagen dafür, dass alle im Team sich auf ihre Aufgaben konzentrieren und ihre Arbeit erledigen können. Dafür muss sie im Vorfeld wissen, was ihre Kollegen bzw. ihr Vorgesetzter brauchen, damit sie die notwendigen Maßnahmen ergreifen oder Unterlagen bereitstellen kann. Für ein Höchstmaß an Eigenverantwortlichkeit entscheiden sich Sekretärinnen, die sich selbstständig machen und als virtuelle Assistenz für mehrere Kunden arbeiten.

Die klassischen Sekretariatsaufgaben

Und wo bleiben bei alldem die klassischen Sekretariatsaufgaben? Die erledigt die Assistentin natürlich nebenbei auch noch. Den Post- und E-Mail-Eingang verwalten, die Ablage organisieren, Büromaterial bestellen, Telefonate entgegennehmen und Gäste betreuen, Geschäftsbriefe verfassen, Dokumente und Verträge aufsetzen, sogar die Erstellung von Grafiken und Präsentationen oder die Pflege der Website – all diese Tätigkeiten gehören zur Berufsbeschreibung einer Sekretärin dazu. Dass sie trotzdem in vielen Stellenprofilen gar nicht auftauchen, zeigt nur, wie selbstverständlich sie für viele Arbeitgeber inzwischen geworden sind.

Von der Generalistin zur Expertin

Eines ist aber auch sicher: Der Wandel des Berufsbilds in der digitalisierten Arbeitswelt wird sich vor allem bei diesen Sekretariatsstandards bemerkbar machen. Gerade jene Aufgaben, die viele Menschen als typisch für den Beruf ansehen, lassen sich oftmals schon heute mit digitalen Helfern effizienter gestalten – und werden vielleicht in Zukunft ganz von der Technik übernommen. Eine Möglichkeit, sich darauf vorzubereiten, ist Spezialisierung, weiß Diana Brandl. Die erfahrene Office-Expertin hat jahrelang als Senior Executive Assistant gearbeitet und beobachtet die Auswirkungen der Digitalisierung auf den Sekretärinnenberuf mit Spannung. „Die klassische Sekretärin war eine Generalistin, die viele verschiedene Fähigkeiten vereinte“, sagt sie. „Wenn diese Fähigkeiten durch neue Technologien entbehrlich werden, müssen wir uns neue spezialisierte Aufgabenbereiche erschließen und darin Expertinnen werden.“

Die Gelegenheit dazu kann sich im Arbeitsalltag ganz von selbst ergeben, wie Tanja Bögner weiß: „Vor allem in kleineren und mittleren Unternehmen fehlt oft das Know-how für bestimmte Aufgaben. Und wen fragt man dann? Natürlich die Sekretärin.“ Wie entwickelt man ein Organisationshandbuch? Wer kann den Bewerbungsprozess im Unternehmen planen und koordinieren? Wie können wir unser Projektmanagement verbessern? Um solche Fragen zu beantworten, eignen sich Sekretärinnen oft nebenbei Kompetenzen an, für die andere mehrere Jahre Zeit haben. „Für viele dieser Tätigkeiten gibt es eigene Ausbildungsberufe oder sogar Studiengänge“, gibt Tanja Bögner zu bedenken. Eine gute Ergänzung zum Learning by Doing im Job – und eine lohnenswerte Investition in die Karriere – kann da eine berufsbegleitende Weiterbildung z. B. zur Informations- und Wissensmanagerin, Personalassistenz oder Projektmanagerin sein.

Der Wandel geht weiter

Die Digitalisierung verändert allerdings nicht nur die Arbeit selbst, sie prägt auch Vorgesetzte und Kollegen. Mit den Millennials kommt eine neue Generation von Managern in die Unternehmen, die es gewohnt sind, ihren Alltag mithilfe von Apps und smarter Technologie selbst zu organisieren. „Was sie brauchen, ist nicht die Sekretärin, die Aufgaben auf Anweisung abarbeitet. Sie suchen einen Businesspartner auf Augenhöhe, der strategisch agiert und zugleich eigene Themen durchsteuert“, sagt Diana Brandl, die zuletzt selbst in der Start-up-Welt gearbeitet hat und aus eigener Erfahrung weiß, welche Erwartungen Millennial-Chefs an ihre Assistenzen haben.

Für den Beruf Sekretärin bedeutet das noch mehr Verantwortung, noch mehr eigene Entscheidungen. Ihre Funktion als Gatekeeper und Beraterin des Chefs oder der Chefin rückt immer stärker in den Fokus. Sie filtert die Flut an Informationen, die stets und ständig um die Aufmerksamkeit der Manager buhlen, sortiert und priorisiert Informationen, die für die Entscheidungsfindung notwendig sind, und gibt selbst Empfehlungen und Lösungsvorschläge ab. Hinzu kommt: Wegen des hohen Arbeitspensums können viele Manager ihre eigentliche Aufgabe, die Mitarbeiterführung, nicht mehr wahrnehmen. Umso stärker ist die Sekretärin als Sprachrohr ihres Vorgesetzten gefragt, zwischen Management und Mitarbeitern zu vermitteln, Informationen weiterzugeben, aber auch ins Team hineinzuhorchen und Probleme frühzeitig zu erkennen. So wird das Sekretariat immer mehr zur Kommunikationszentrale des Unternehmens.

Die DNA der Assistenz

Es mag überraschend klingen: Die beste Vorbereitung auf die Zukunft des Sekretariats ist der Blick zurück – auf das, was den Beruf schon immer ausgemacht hat. Und diese DNA der Assistenz ist eben nicht das Abtippen von Diktaten oder die Briefablage. Es sind vielmehr der Anspruch und die Fähigkeit, ein kompetenter Partner und Dienstleister für alle im Unternehmen, Vorgesetzte wie Kollegen, zu sein.