Gerade bei umfangreichen Projekten ist die Zusammenarbeit bei Excel eine große Herausforderung. Je mehr Personen auf Daten zugreifen und sie verändern können, desto chaotischer werden oft die Arbeitsmappen und Ordner. Weil die Mitarbeiter unterschiedliche Benennungen von Tabellenblättern vornehmen, die Speicherorte nicht eindeutig geregelt sind oder jedermann in der Tabellenkalkulation herumpfuscht, obwohl das überhaupt weder notwendig noch sinnvoll ist.
Dann wird es höchste Zeit für ein paar standardisierte Abläufe rund die Zusammenarbeit bei Microsoft Excel.
Wir haben ein drei Vorschläge für Sie, mit denen Sie garantiert für mehr Ordnung im Chaos sorgen.
Wählen Sie sprechende Dateinamen für eine bessere Zusammenarbeit in Excel
Dateinamen von Excel-Tabellen dienen der eindeutigen Identifizierung. In einer Gruppe von Excel-Anwendern sollte es möglich sein, den Inhalt einer Datei eines anderen Gruppenmitglieds auch am Dateinamen zu erkennen. Der Dateiname muss immer in Verbindung mit den Ordnern, in denen er untergebracht ist, gesehen werden.
- Dateinamen müssen in Verbindung mit den Ordnernamen eindeutig sein. Es sollte jedoch auch keine gleichen Dateinamen in unterschiedlichen Ordnern geben, da es dann nicht möglich ist, beide Tabellen gleichzeitig geöffnet zu haben.
- Der Dateiname sollte sprechend sein, also Auskunft über den Inhalt der Tabelle geben. Abkürzungen sind zu vermeiden oder auf allgemein bekannte Abkürzungen zu begrenzen.
- Die Länge des Dateinamens spielt keine Rolle mehr, da es nur selten zu einer Direkteingabe des Dateinamens kommt. Die Regel ist die Dateiauswahl aus Vorgaben.
- Die Dateinamen sollten keine Wiederholungen der übergeordneten Ordnernamen beinhalten.
- Eine Zeitangabe im Dateinamen ist nur dann notwendig, wenn die gleiche Tabelle auch für einen anderen Zeitraum existiert.
Tipp: Das Speicherdatum eignet sich nicht zur zeitlichen Einordnung. Da es sich auch ändert, wenn nur ein Ausdruck erfolgte oder der Inhalt nochmals geprüft wurde und die Speicherung bestätigt wird, kann eine Datei ein ganz anderes Speicherdatum haben als bei der Fertigstellung. Wird z. B. eine Datei mit technischen Daten eines Produkts nach Abschluss der Entwicklung in 2015 nochmals in 2016 gedruckt und gespeichert, gibt das Speicherdatum keinen Hinweis mehr auf die zeitliche Zuordnung der Tabelleninhalte.
Ein weiterer Grund für die Verwendung von Zeitangaben im Dateinamen ist die Versionsverwaltung. Werden Tabellen immer wieder angepasst und aktualisiert, kann es sinnvoll sein, die alten Versionen zu behalten. Dann ist die Angabe des Datums im Namen sinnvoll.
Richten Sie Tabellen bewusst ein
Jedes Excel-Arbeitsblatt verwaltet die Inhalte in Tabellen. Diese bieten die Möglichkeit, unterschiedliche Inhalte im Arbeitsblatt logisch zu gliedern. Dennoch benötigen die meisten Excel-Anwendungen nur eine Tabelle. Mit zwei einfachen Regeln kann der Umgang mit den Tabellen systematischer werden.
- Im Standard legt Excel in jedem Arbeitsblatt schon drei Tabellen an. Da meist nur eine Tabelle benötigt wird, verwirren die beiden anderen Tabellen. Daher sollte Excel so eingestellt werden, dass immer nur eine Tabelle anlegt wird. Möglich ist diese Einstellung unter “Datei – Optionen”.
- Jede Tabelle sollte einen aussagekräftigen Namen haben. Dazu ist der Tabellenname im Reiter umzubenennen.
Da der Tabellenname bei der Ausgabe angegeben werden kann, ist auch auf den Ausdrucken eine eindeutige Identifikation möglich.
Nutzen Sie Farben, um die Zusammenarbeit in Excel zu erleichtern
Eine besonders wirksame Form der Formatierung können Sie durch den Einsatz unterschiedlicher Farben erreichen. Dabei ist es grundsätzlich gleichgültig, ob die Schrift in einer besonderen Farbe gewählt oder der Feldhintergrund eingefärbt wird. Die Gefahr einer zu bunten und damit unübersichtlichen Tabelle ist sehr groß. Hier kann durch eine einfache Regel entgegengewirkt werden: Außer Schwarz und Weiß dürfen nicht mehr als zwei weitere Farben verwendet werden. Ausnahmen dazu gibt es für Grafiken und die Verwendung von Farben zu reinen Kontrollzwecken während des Aufbaus der Tabelle.
- Farben ordnen: Farben können verschiedene Tabelleninhalte sehr gut ordnen (z. B. Vorjahreswerte blau, Budgetwerte gelb, aktuelle Werte schwarz oder Daten des Produkts 1 in blau, Daten des Produkts 2 in grün).
- Farben fokussieren: Farben bringen den Nutzer oder Leser dazu, sich auf besondere Tabelleninhalte zu konzentrieren (z. B. große Plan/Ist-Abweichungen, maximale Leistungswerte in einer Messreihe).
- Farben lenken: Durch besondere Farben kann der Nutzer der Tabelle zu besonderen Aktionen gebracht werden (z. B. Eingabefelder in grau).
- Farben weisen auf Fehler: Farben können verwendet werden, um auf Fehler in der Tabelle oder in Inhalten hinzuweisen (z. B. negative Bestände in rot oder Starttermine in der Vergangenheit in blau).
