Outlook: Abwesenheitsmeldung für Weihnachten

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Sie haben über Weihnachten oder zwischen den Jahren Urlaub und möchten den Abwesenheitsassistenten von Outlook mit einem entsprechenden Text einrichten? Lesen Sie, wie Sie Ihre Abwesenheitsmeldung im Handumdrehen aktivieren. Wählen Sie dazu einfach einen unserer Textvorschläge aus.

Abwesenheitsassistent: Abwesenheitsmeldung für Weihnachten erstellen

Öffnen Sie das Menü „Extras“ und wählen Sie den Eintrag „Abwesenheits-Assistent“. Damit der Assistent seine Tätigkeit aufnimmt, aktivieren Sie die Option „Ich bin zurzeit nicht im Hause“. Während Ihrer Anwesenheit sollte die Option „Ich bin zurzeit im Hause“ aktiviert sein.

In den Textbereich des Dialogs geben Sie eine Antwort ein, die automatisch an jeden Absender geschickt wird. Kopieren Sie sich dazu einen unserer Textvorschläge und passen Sie diesen Ihren Anforderungen entsprechend an.

Im unteren Dialogbereich können Sie (ähnlich wie im Regel-Assistenten) Regeln definieren, die auf eintreffende E-Mails angewendet werden. So lässt sich z. B. die automatische Weiterleitung an Ihre Urlaubsvertretung einrichten.

Über die Schaltfläche „Regel löschen“ unten im Abwesenheits-Assistenten lässt sich eine markierte Regel wieder verwerfen.

Beim Erstellen einer Regel für den Abwesenheits-Assistenten können Sie zusätzliche Bedingungen festlegen, wenn Sie im Dialog „Regel bearbeiten“ die Schaltfläche „Weitere Optionen“ aktivieren.

Im folgenden Dialog können Sie beispielsweise das Datum der eingehenden Nachrichten als Selektionskriterium festlegen. Auch die Dringlichkeit oder die Größe der eintreffenden E-Mails lässt sich über Kontrollkästchen und Drehfelder als Regelbedingung heranziehen.

Wichtige Einschränkungen
Der Abwesenheits-Assistent steht nur zur Verfügung, falls Ihr Postfach auf einem Exchange Server liegt. Wenn Sie Outlook lediglich mit einem Persönlichen Ordner (bzw. einer Outlook-Datendatei) betreiben, steht der Abwesenheits-Assistent ebenso wenig zur Verfügung wie der Regel-Assistent.

Gedächtnisstütze
Falls Sie Outlook starten, während der Abwesenheits-Assistent eingeschaltet ist, macht Sie das Programm auf diesen Umstand aufmerksam und schlägt vor, diesen Assistenten zu deaktivieren.

Texte für Ihre Abwesenheitsmeldung

Je nachdem, wie lange Ihr Weihnachtsurlaub dauert, können Sie einen der nachfolgenden Texte auswählen und ihn problemlos an Ihre Erfordernisse anpassen

1. Abwesenheit vom 22.12.20xx bis einschließlich 26.12.20xx

Sehr geehrte Damen und Herren,

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin jedoch vom 22.12. bis einschließlich 26.12. nicht im Büro. Sie erreichen mich wieder am Mittwoch, den 27.12.20xx.

Am Freitag, den 22.12., und am Samstag, den 23.12., bis 12.00 h vertritt mich meine Kollegin, Frau Karin Schulz. Diese Mail wird automatisch an Frau Schulz weitergeleitet. In dringenden Fällen erreichen Sie Frau Schulz auch unter der Durchwahl -247 oder der E-Mail-Adresse k.schulz@musterfirma.de.

Ich wünsche Ihnen ein wunderschönes und besinnliches Weihnachtsfest.

Viele Grüße aus München
Britta Winter

2. Abwesenheit vom 23.12.20xx bis einschließlich 1.1.20xx

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin am Dienstag, den 2.1.20xx wieder für Sie da!

Ihre Mail wird nicht weitergeleitet. Meine Vertretung übernimmt Herr Marcus Feld, den Sie über die Durchwahl -123 oder per E-Mail unter m.feld@musterfima.de erreichen.

Ich wünsche Ihnen ein wunderschönes und besinnliches Weihnachtsfest sowie einen guten Rutsch in ein frohes und erfolgreiches Jahr 20xx.

Viele Grüße
Britta Winter

3. Längere Abwesenheit vom 23.12.20xx bis einschließlich 07.01.20xx

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin vom 23. Dezember bis einschließlich 7. Januar in Urlaub und ab Montag, den 8. Januar 20xx wieder im Büro.

Da Ihre Mail nicht weitergeleitet wird. Wenden Sie sich bitte an meine Vertretung, Frau Silke Schwarz, die Ihnen in allen Fragen gerne weiterhelfen wird. Sie erreichen Frau Schwarz unter der Durchwahl -125 oder unter der E-Mail-Adresse s.schwarz@musterfirma.de.

Ich wünsche Ihnen eine ruhige und besinnliche Zeit zwischen den Jahren sowie einen guten Start in ein glückliches und erfolgreiches Jahr 20xx.

Herzliche Grüße
Britta Winter