Jede Besprechung, zu der sich Ihr Chef, Ihre Kollegen und Geschäftspartner zusammenfinden, kostet Geld und vor allem Zeit. Doch mit Handy, Tablet und Co. sind echte High-End-Helfer in Ihr Büro eingezogen. Sie erleichtern Ihnen und allen Beteiligten die Arbeit im Team mit virtuellen Meetings und Telefonkonferenzen (Telkos) enorm. Wir zeigen Ihnen, wie das funktioniert.Das Beste an virtuellen Meetings ist sicher, dass hierfür niemand mehr verreisen muss. Einfach Handy, Tablet oder PC einschalten, Programm öffnen und los geht’s. Dabei gibt es für virtuelle Meetings verschiedene Möglichkeiten. Software- und Hightech-Entwickler bringen fast täglich neue Apps und Tools auf den Markt.
Das sind derzeit die bekanntesten “Telko-Tools”
Skype: (www.skype.com)
Mit Skype können Sie per Voice- oder Video-Call gratis über Handy, Tablet oder Computer telefonieren. Auch Gruppengespräche sind möglich. Zudem können Sie über Skype chatten, Instant Messages, Fotos und Dokumente verschicken. Die Grundfunktionen von Skype sind kostenlos.
Teamviewer: (www.teamviewer.com)
In der Gratis-Version können sich Nutzer der professionellen Version aus der Ferne auf Ihren Rechner schalten und diesen frei bedienen und steuern (Desktop-Sharing) – natürlich nur mit Ihrer Einwilligung. Die professionelle Bezahllösung eignet sich gut für Online-Präsentationen und Audio- bzw. Videokonferenzen bis zu 25 Personen.
Google Voice- und Video-Chat: (www.google.com/intl/de/hangouts/)
Die kostenlose Erweiterung des Google E-Mail-Dienstes Gmail bietet die Möglichkeit zum Führen von Gesprächen und zum Übertragen von Bildern – auch ohne Kamera.
GoToMeeting: (www.gotomeeting.de)
Mit diesem kostenpflichtigen Online-Tool können Sie Business Meetings mit bis zu 25 Teilnehmern abhalten. Über die GoToWebinar-Version erreichen Sie sogar ein noch größeres Publikum. Mit der Version GoToTraining können Sie sogar Schulungen oder Mitarbeiterseminare durchführen.
Zeigen Sie nur, was alle sehen müssen und dürfen!
Bevor Sie allen Teilnehmern Ihre Bilder, Dokumente und Grafiken auf Ihrem Bildschirm präsentieren, werfen Sie auch einen Blick auf das “Drumherum”. Sollen die anderen wirklich mitbekommen, wenn Ihnen die Kollegin nebenan eine vertrauliche E-Mail (mit Vorschau!) schickt? Oder dass Sie die Gehaltsabrechnungen der vergangenen 6 Monate auf Ihrem Desktop lagern?
Bereinigen Sie Ihren Bildschirm und
- schalten Sie die Benachrichtungsfunktionen Ihrer E-Mail-, SMS- und Anruf-Programme aus bzw. beenden Sie alle Anwendungen, die störende Fenster einblenden könnten.
- entfernen bzw. blenden Sie Dateien von Ihrem Desktop aus, die nur für Ihre Augen bestimmt sind.
Diese Tipps helfen Ihnen, wenn Ihr Chef oder Sie das virtuelle Meeting leiten
Vor dem Meeting:
- Nehmen Personen aus anderen Ländern Teil? Dann beachten Sie bei der Terminplanung mögliche Zeitzonen und vereinbaren Sie eine Uhrzeit, die günstig für alle Teilnehmer ist.
- Schicken Sie eine Agenda, eine Teilnehmerliste und eine Sammlung der wichtigsten Unterlagen und Formulare an die Teilnehmer.
- Bitten Sie die Teilnehmer, Namensschilder möglichst sichtbar zu tragen, am besten an die Brust geheftet/geklebt.
- Legen Sie Verhaltensrichtlinien fest: Sollen Fragen akustisch gestellt werden oder über die Chatfunktion? Was sollen Teilnehmer tun, die von außen gestört werden?
Während des Meetings:
- Stellen Sie sich selbst und den Zweck des Gesprächs kurz vor.
- “Wärmen” Sie die Runde auf mit etwas Smalltalk. Besonders bei Teams, die sich selten persönlich treffen, lockert eine Aufwärmrunde die Atmosphäre, bei der reihum jeder kurz über seine aktuellen Projekte erzählt.
- Fassen Sie in regelmäßigen Abständen den Verlauf des Gesprächs langsam und deutlich zusammen. Sie helfen damit insbesondere Nicht-Muttersprachlern, dem Gespräch zu folgen.
- Hören Sie aktiv zu und wiederholen Sie Wortbeiträge anderer. So stellen Sie sicher, dass Sie und alle Zuhörer die Beiträge (akustisch) richtig verstehen.
- Achten Sie auf Nicht- Muttersprachler: Sprechen Sie langsam und lassen Sie Platz für kurze Denkpausen.
- Bündeln Sie zum Schluss die wichtigsten Aussagen, damit alle die gleichen Erkenntnisse und Ergebnisse aus dem Gespräch “tragen”.
Nach dem Meeting:
- Erstellen und verschicken Sie so schnell wie möglich ein Ergebnisprotokoll, damit die eben besprochenen Einzelheiten frisch im Gedächtnis aller Teilnehmer bleiben.
- Verschicken Sie zudem eine kurze Bestätigung per E-Mail, dass das virtuelle Meeting erfolgreich stattgefunden hat. Sollte die virtuelle Telko nicht alle gewünschten Ergebnisse geliefert haben, verschicken Sie einen neuen Termin mit Verbesserungsvorschlägen.
