sekretaria https://www.sekretaria.de Das Online-Portal für die Assistentin oder Sekretärin Thu, 22 Jun 2017 13:22:34 +0000 de-DE hourly 1 Kein Stress bei der Geschäftsreiseplanung! https://www.sekretaria.de/bueroorganisation/organisation/geschaeftsreise/geschaeftsreiseplanung-ohne-stress/ https://www.sekretaria.de/bueroorganisation/organisation/geschaeftsreise/geschaeftsreiseplanung-ohne-stress/#respond Wed, 21 Jun 2017 07:19:11 +0000 https://www.sekretaria.de/?p=22952 Ihr Chef oder einer Ihrer Mitarbeiter muss wieder auf Geschäftsreise? Als Organisationstalent sind Sie für die Planung, Buchung und Unterbringung zuständig. Dabei kommt es nicht nur auf das richtige Timing an. Möblierte Apartments sorgen für mehr Wohlbefinden beim Reisenden und steigern somit seine Produktivität. Über die Buchungsplattform Homelike geht das noch einfacher als eine Hotelbuchung […]

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Kein Stress bei der Geschäftsreiseplanung
© Homelike

Ihr Chef oder einer Ihrer Mitarbeiter muss wieder auf Geschäftsreise? Als Organisationstalent sind Sie für die Planung, Buchung und Unterbringung zuständig. Dabei kommt es nicht nur auf das richtige Timing an. Möblierte Apartments sorgen für mehr Wohlbefinden beim Reisenden und steigern somit seine Produktivität. Über die Buchungsplattform Homelike geht das noch einfacher als eine Hotelbuchung und bringt gleichzeitig bis zu 40 Prozent Ersparnis.

Damit das alles stressfrei läuft, haben wir Ihnen die drei wichtigsten Schritte nochmal zusammengefasst. Außerdem können Sie eine Checkliste für die nächste Geschäftsreise zusammen mit einem kostenlosen Beratungstermin hier anfordern.

Ohne diese Infos geht es nicht

Als Erstes muss geklärt werden, wohin die Geschäftsreise geht, wie lange sie dauert und wer alles an der Reise teilnimmt. Anhand dessen entscheidet sich, welche Papiere benötigt werden (z.B. Visa), ob Gepäck mitgebucht werden muss und wie viele Personen eine Unterkunft brauchen. Bitte beachten Sie, dass je nach Staatsangehörigkeit des Reisenden unterschiedliche Ausweisdokumente nötig sind. Je nach Dauer des Aufenthalts ist zudem eine Anmeldung vor Ort nötig. Auch wichtig ist, wann am Ankunftstag der erste Termin stattfindet, damit Sie den entsprechend Flug buchen können.

Was Sie bei der Flugbuchung beachten müssen

Bei der Flugbuchung ist es wichtig darauf zu achten, ob neben dem eigentlichen Preis für den Flug weitere Steuern und Gebühren anfallen. Gerade wenn die Geschäftsreise länger dauert und zusätzliches Gepäck nötig ist, fallen hierfür Kosten an. Oftmals werden einem auch vermeintlich günstige Flüge angeboten, bei denen jedoch ein unnötiger Umstieg statt eines Direktfluges vorgesehen ist. Ebenso sollte darauf geachtet werden, ob es in der Stadt mehrere Flughäfen gibt und welcher davon angeflogen wird. Ist ein Transfer zum und vom Flughafen nötig oder liegt der Flughafen zentral?

Es muss nicht immer das Hotel sein?

Kein Stress bei der Geschäftsreiseplanung
© Homelike

Gewohnheitsmäßig buchen viele für die Geschäftsreise automatisch ein Hotel. Dabei gibt es gerade bei längerem Aufenthalt oft kostengünstigere Alternativen. Möblierte Wohnungen auf Zeit bringen ab einem Monat Aufenthalt bis zu 40% Ersparnis im Vergleich zur Unterkunft im Hotel. Zudem zeigen Statistiken, dass möblierte Apartments aufgrund von mehr Privatsphäre und einer individuellen Einrichtung maßgeblich zur Zufriedenheit von Mitarbeitern beitragen, die wiederum ihre Produktivität steigern lässt.

Homelike erleichtert Ihnen die Buchung

Über entsprechende Buchungsportale, wie Homelike, können Sie kostenlos ein Apartment auf Zeit buchen. Der gesamte Buchungsprozess verläuft von der Apartmentfindung bis zur Unterzeichnung des Mietvertrags online und übersichtlich. Alle ausgewiesenen Preise sind Inklusivpreise, es entstehen keine weiteren Kosten. Homelike arbeitet dabei nur mit professionellen Anbietern zusammen, sodass eine ordentliche Rechnungsstellung und ein rechtlich korrekter Mietvertrag garantiert sind. Weiterhin können Sie von einer Firmenbürgschaft profitieren, was Ihnen die Abrechnung insbesondere bei der Buchung mehrerer Apartments maßgeblich erleichtert. Ihre Buchung haben Sie dabei immer über den für Sie eigens eingerichteten Account im Blick und alle Kosten unter Kontrolle.

Jetzt von unserem Sonderangebot profitieren

Aktuell bietet Homelike exklusiv für sekretaria-Leser ein Sonderangebot an. Wenn Sie bis zum 15. Juli 2017 Ihre Checkliste anfordern und dann buchen, erhalten Sie das Premium-Paket zum Preis vom Standard-Paket und profitieren vom Loyaltyprogramm und 24h-Stunden-Service. Hier können Sie Ihre persönliche Checkliste anfordern.

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Kennenlernen https://www.sekretaria.de/kennenlernen/ Mon, 19 Jun 2017 12:46:43 +0000 https://www.sekretaria.de/?page_id=22785 Der Beitrag Kennenlernen erschien zuerst auf sekretaria.

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Kennenlernen-2017 https://www.sekretaria.de/kennenlernen-2017/ Mon, 19 Jun 2017 12:36:38 +0000 https://www.sekretaria.de/?page_id=22816 Der Beitrag Kennenlernen-2017 erschien zuerst auf sekretaria.

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Professionelles E-Mail-Management https://www.sekretaria.de/bueroorganisation/organisation/professionelles-e-mail-management/ https://www.sekretaria.de/bueroorganisation/organisation/professionelles-e-mail-management/#respond Mon, 19 Jun 2017 11:04:10 +0000 https://www.sekretaria.de/?p=22878 Wer den Durchblick hat, arbeitet vorausschauend und selbstbestimmt. Das ist leicht gesagt, doch in der Fülle ständig neu auf uns einstürzender Aufgaben, Nachrichten und Informationen nicht so leicht in die Tat umzusetzen. Zum Beispiel beim Bewältigen der täglichen E-Mail-Flut. Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor? Da nehmen Sie sich einmal einen Tag frei, und schon […]

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Professionelles E-Mail-Management
© vege / fotolia.com

Wer den Durchblick hat, arbeitet vorausschauend und selbstbestimmt. Das ist leicht gesagt, doch in der Fülle ständig neu auf uns einstürzender Aufgaben, Nachrichten und Informationen nicht so leicht in die Tat umzusetzen. Zum Beispiel beim Bewältigen der täglichen E-Mail-Flut.

Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor? Da nehmen Sie sich einmal einen Tag frei, und schon trauen Sie sich danach kaum noch nachzusehen, wie viele E-Mails inzwischen eingetroffen sind. Oder sind Sie im Gegenteil richtig süchtig danach, jede eingehende E-Mail sofort zu lesen? Ob nun das eine oder das andere zutrifft – fest steht: Im Grunde sind nicht nur die E-Mails das Problem, sondern mindestens so entscheidend ist, wie wir damit umgehen!

Lassen Sie sich nicht ablenken!

Müssen Sie wirklich ständig E-Mails checken und gleich antworten? Oder ist das nicht vielmehr eine (schlechte) Gewohnheit oder gar der unbewusste Versuch, sich vor der eigentlich gerade anstehenden Aufgabe zu drücken?

„Erziehen“ Sie drängelnde Absender

Bevor Sie sich also wahllos an die Bearbeitung Ihrer E-Mail-Nachrichten machen, überlegen Sie sich genau, welche Prioritäten und Kriterien Sie dabei befolgen wollen.

Vertiefen Sie das Thema in der sekretaria Sommer-Akademie!

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Gelingen kann Ihnen der Übergang in die Arbeitswelt 4.0, wenn Sie sich bewusst damit auseinandersetzen. Im neuen Zertifikatskurs Office-Managerin 4.0 vermitteln Ihnen hochkarätige Referenten das Wissen und die Skills, mit denen Sie Ihre Kräfte flexibel auf die laufenden Entwicklungen ausrichten.

Jetzt Programm anfordern!

In dringenden Fällen ist ein Anruf ohnehin die bessere Wahl: Ein sofortiger Dialog mit direkter Antwortmöglichkeit entlastet Sie nämlich von einer Aneinanderreihung wechselseitiger E-Mail-Monologe mit mühsamen Wartezeiten dazwischen. Sofern es nicht Ihre Kernaufgabe ist, auf Anfragen per Live-Chat oder E-Mail innerhalb von Minuten einzugehen, ist es absurd, auf E-Mails eine sofortige Antwort zu erwarten. Sollte also jemand drängeln oder sich beschweren, bitten Sie ihn höflich, künftig in dringenden Fällen einfach anzurufen.

Hinweis:
Beachten Sie bitte die in Ihrem Unternehmen (eventuell) geltenden Richtlinien zur Archivierungs- und Aufbewahrungspflicht von E-Mails. Möglicherweise dürfen Sie bestimmte (oder im Extremfall sogar alle) Nachrichten, für die ich hier das Löschen empfehle, nicht endgültig löschen. Legen Sie sich in diesem Fall einen mit „Kompost“, „Abfallarchiv“ oder ähnlich bezeichneten Ordner an, in den Sie die Nachrichten verschieben, wann immer ich von „löschen“ spreche. Falls Sie das Archiv nach anderen Kriterien als Datum, Absender oder Betreff sortiert halten müssen, legen Sie entsprechende Unterordner für diesen Ordner an.

Deaktivieren Sie die Benachrichtigung über neue E-Mails

Schalten Sie die Benachrichtigung über neu eingetroffene E-Mails ab. Sie werden dadurch nur abgelenkt oder dazu verleitet, eine wichtige, aber unangenehme Arbeit schon wieder zu unterbrechen oder zu verschieben. Auch wenn Sie nur schnell eine Nachricht „zwischendurch“ beantworten, bremst dies Aufgaben, die über einen längeren Zeitraum hinweg hohe Konzentration erfordern.

Arbeiten Sie E-Mails im Block ab

Intuitiv prüfen wir den Posteingang viel zu häufig. Würde es nicht reichen, viermal am Tag oder nur zu jeder vollen Stunde den Posteingang zu bearbeiten?

Gerade beim Abarbeiten von E-Mails hilft die Blockbildung, Unwichtiges schneller zu beantworten oder gleich zu löschen.

Manchmal führen die längeren Wartezeiten beim Gegenüber sogar zur Reduzierung der Anzahl eintreffender E-Mails – nämlich dann, wenn es für die Kollegen schneller geht, bestimmte Informationen selbst herauszusuchen, statt eine E-Mail an Sie zu schicken.

Falls Ihre Rolle die einer klassischen Sekretärin ist, wird von Ihnen eventuell verlangt, jede E-Mail beim Eintreffen zu lesen und auf bestimmte Nachrichten sofort zu reagieren. Das heißt aber noch lange nicht, dass Sie jede E-Mail sofort bearbeiten müssen. Lassen Sie in diesem Fall die Desktop-Benachrichtigung aktiviert und entscheiden Sie anhand von Absender und Betreff, ob eine sofortige Reaktion erforderlich ist oder ob das Ganze bis zum nächsten E-Mail-Block warten kann.

Durchbrechen Sie das Muster des Reagierens

Dieser Tipp kostet im ersten Moment vielleicht etwas Zeit, die Sie jedoch an anderer Stelle zurückgewinnen. Halten Sie vor dem Beantworten einer E-Mail erst einmal drei Sekunden inne und horchen Sie in sich hinein, ob Sie emotional neutral schreiben können.

Falls Sie wütend, genervt, verängstigt oder gerade etwas verwirrt sind, warten Sie mit der Antwort. Fragen Sie sich: „Wieso habe ich diese Anfrage im Posteingang, wo kommt sie her, was passiert, wenn ich jetzt eine kurze Antwort zurückschreibe, und ist eine E-Mail tatsächlich das richtige Antwortmedium?“

Meist werden Sie fast so antworten wie bisher – nur etwas bewusster. Hin und wieder werden Sie jedoch durch diese Fragen deutliches Verbesserungspotenzial entdecken. So mancher E-Mail-Marathon, der sich über mehrere Nachrichten und Stunden hinzieht, ist mit einem zweiminütigen Telefonat vermeidbar.

Gehen Sie systematisch vor

  • Richten Sie feste Zeitblöcke ein, in denen Sie Ihre E-Mails bearbeiten.
  • Bearbeiten Sie die E-Mails zügig, damit Sie nicht noch mehr Erinnerungsmails erhalten.
  • Halten Sie Ihre E-Mails kurz und verzichten Sie wegen der längeren Ladezeiten auf Smileys und Scherzgrafiken.
  • Achten Sie darauf, dass Ihre Ordner für „E-Mail-Eingänge“ und „Gesendete E-Mails“ immer leer sind – so wie es auch Ihr Schreibtisch sein sollte.
  • Nutzen Sie Spamfilter, um die E-Mail-Flut einzudämmen.
  • Kündigen Sie Newsletter, die Sie nicht benötigen.
  • Leeren Sie regelmäßig das Postfach „Gelöschte E-Mails“ bzw. arbeiten Sie mit der temporären Autoarchivierung in Outlook.

Halten Sie Ihren Posteingang aufgeräumt – mit dem AHA-System

Die mit vernünftigem Aufwand erreichbare Minimalanzahl an übrigen E-Mails im Posteingang am Ende eines Blocks oder Arbeitstages variiert. Je nach Branche, Arbeitsweise und Unternehmenskultur sind vielleicht 20 oder 30 Nachrichten bereits ein Topergebnis – manche Office-Managerinnen schaffen in bestimmten Arbeitsumfeldern sogar fünf bis null verbleibende Mails. Solange es nicht mehr als 30 bis 50 Nachrichten sind, können Sie diese schnell und gut überblicken.

Praxistipp:
Wenn Sie eine dringende und wichtige Nachricht erwarten, weil diese für Ihr Weiterarbeiten höchste Priorität hat, sollten Sie gegebenenfalls den Absender bitten, kurz per Anruf oder SMS auf den gerade erfolgten Versand der so zeitkritischen Nachricht hinzuweisen. Oder Sie vereinbaren mit ihm einen Termin, damit Sie wissen, wann die E-Mail eintreffen sollte und sich sicher sein können, dass Sie vorher nicht nachsehen müssen.

Vielleicht kennen Sie noch die gute alte Regel zur Reduktion der Papierflut auf dem Schreibtisch: „Nehmen Sie jedes Blatt nur einmal in die Hand.“ Dies ist auch ein guter Leitsatz für E-Mails. Nehmen Sie sich zu Beginn Ihres E-Mail-Blocks jede Nachricht der Reihe nach vor und beurteilen Sie sie unter den folgenden Aspekten:

A = Abfall
Das Beste und Zeitsparendste, das Sie mit eingehenden Mails tun können, ist löschen. Löschen Sie so viel und so schnell wie möglich. Die erste Frage lautet also: Kann ich diese E-Mail bedenkenlos löschen? Oft reicht für die Entscheidung ein Blick auf Absender und Betreffzeile.

H = (Sofort) handeln
Besonders wichtige Nachrichten, die zugleich auch dringlich sind, bearbeiten Sie sofort. Ebenso Kleinigkeiten, deren vollständiges Abarbeiten nur drei bis vier Minuten dauert. Wenn Sie diese Nachrichten nämlich liegen lassen, wird sich bald ein riesiger Berg bilden. Also: Tempo und so schnell wie möglich weg damit!

A = Ablage
Wenn die Bearbeitung einer Nachricht mehr als fünf Minuten dauern würde und nicht sofort erledigt werden muss, sortieren Sie diese in Ihre Ablage. Allerdings bitte so, dass Sie die betreffende Nachricht dann beim nächsten Anklicken auch wirklich wiederfinden, wenn Sie sie erledigen wollen.

Nachricht löschen oder doch nicht?

Fragen Sie sich, ob von Ihnen eine Reaktion bzw. Folgeaktivität oder einfach nur eine kurze Antwort gefordert wird (und ob diese berechtigt bzw. wirklich erforderlich ist).

Falls nein:
Fragen Sie sich, ob Sie die Informationen dieser E-Mail später einmal nachschlagen werden müssen und ob Sie diese E-Mail dann anhand Ihrer Suchkriterien auch finden würden.

Falls nein:
Löschen Sie die Nachricht.

Die Autorin Claudia Behrens-Schneider berät und trainiert Sekretärinnen sowie Assistentinnen für die Herausforderungen in ihrem Alltag.

Dossier zum Thema: Professionelles E-Mail-Management

Um bei der E-Mail-Flut einen Überblick zu behalten, sollten Sie systematisch vorgehen. Nutzen Sie dazu unser Dossier. Es zeigt Ihnen in 5 einzelnen Beiträgen, wie Sie

  • E-Mails systematisch abarbeiten
  • eine Ordnerstruktur anlegen
  • den Aufräumhelfer in Outlook nutzen
  • Quicksteps anlegen und
  • englische Abkürzungen verwenden.

Laden Sie sich hier das kostenlose Dossier herunter:

Dossier: Professionelles E-Mail-Management Dossier: Professionelles E-Mail-Management

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Quo vadis Assistenz? https://www.sekretaria.de/buerowelt/quo-vadis-assistenz/ https://www.sekretaria.de/buerowelt/quo-vadis-assistenz/#respond Mon, 19 Jun 2017 08:21:07 +0000 https://www.sekretaria.de/?p=22889 Die Anforderungen an die Assistentin von heute haben sich im Zuge der Globalisierung und durch die virtuelle Arbeitswelt rasant verändert und steigen stetig an. Während die Sekretärin früher im Hintergrund agierte, setzt sich heute immer mehr die Position der Management-Partnerin durch. Es entstehen neue Arbeitsformen und verantwortungsvolle Kompetenzfelder in der Zusammenarbeit mit den Vorgesetzten. Die […]

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Tanja Bögner

Die Anforderungen an die Assistentin von heute haben sich im Zuge der Globalisierung und durch die virtuelle Arbeitswelt rasant verändert und steigen stetig an. Während die Sekretärin früher im Hintergrund agierte, setzt sich heute immer mehr die Position der Management-Partnerin durch. Es entstehen neue Arbeitsformen und verantwortungsvolle Kompetenzfelder in der Zusammenarbeit mit den Vorgesetzten.

Die Zukunft der Assistenz

Zudem hört man immer wieder vermehrt Diskussionen über die Zukunft der Assistenz. Wo geht die Reise im Sekretariatsbereich hin? Wie müssen wir uns aufstellen, um mit dem Wandel und der neuen Manager-Generation Schritt halten zu können? Wo finden wir entsprechende Nischen und gegebenenfalls neue Tätigkeitsfelder? Und welche Kompetenzen und Qualifikationen sollte man persönlich dafür mitbringen?

Ich denke, ein ganz großes Thema in dieses Zusammenhang ist das Thema „Agilität“. Agilität ist per Definition die Fähigkeit, in einer Organisation flexibel, aktiv, anpassungsfähig und mit Initiative in Zeiten des Wandels und Unsicherheit zu agieren. Für Manager bedeutet das mitunter auch, nicht mehr in das operative Geschäft einzugreifen, sondern sich vielmehr auf die Weiterentwicklung des eigenen Bereiches zu konzentrieren. Wo einst Hierarchie und Kontrolle bestimmend waren, rücken Agilität, Partizipation und Vertrauen nach.

Das bedeutet für die Assistenz, Entwicklungen im Office frühzeitig zu erkennen und entsprechend proaktiv zu handeln sowie für ihren Bereich neue Nischen zu finden. Dafür sind ein Kompetenzanalyse sowie die Kenntnis der eigenen Stärken sehr von Vorteil. Denn wenn man sich seiner eigenen Qualifikationen bewusst geworden ist, eröffnen sich viele neue Impulse und Ideen, für z. B. zielgerichtete Weiterbildungen oder neue Projekte im Unternehmen.

Im Special-Seminar, das am 16. September 2017 im schönen Berlin stattfindet, erfahrt ihr im ersten Workshop „Assistenz der Zukunft“, wie ihr den Wandel sinnvoll und eigenverantwortlich gestaltet und euch auf neue Herausforderungen sowie die neue Manager-Generation einstellen könnt.

Im zweiten Workshop „Präsenz: Wie Sie mit Eindruck Ausdruck machen“ erfahrt ihr, wie ihr als Persönlichkeit im Unternehmen überzeugt. Ihr erhaltet individuelle Tipps, wie ihr eure Körpersprache und Stimme bewusst einsetzen sowie Menschen kompetent von euren Stärken überzeugen und erreichen könnt.

Sichert euch einen der begrenzten Teilnehmerplätze. Der Frühbucherrabatt gilt noch bis zum 30. Juni 2017!

Weitere Seminardetails findet ihr unter www.tanjaboegner.de.

Ich würde mich über ein Wiedersehen oder ein persönliches Kennenlernen sehr freuen!
Habt einen erfolgreichen Start in die neue Woche!
Herzliche Grüße,
Eure Tanja

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Erfolgreiche Protokollführung https://www.sekretaria.de/buerowelt/erfolgreiche-protokollfuehrung/ https://www.sekretaria.de/buerowelt/erfolgreiche-protokollfuehrung/#respond Mon, 12 Jun 2017 10:00:57 +0000 https://www.sekretaria.de/?p=22858 „Wer übernimmt denn heute die Protokollführung?“ Bei dieser Frage gehen meistens die Blicke der Sitzungsteilnehmer in Sekundenschnelle nach unten und jeder hofft inständig, dass „der Kelch an ihm vorbeigehen möge“. Mit der richtigen Vorbereitung und effizienten Praxistipps kann das Protokollieren bei Meetings jedoch zu einem Kinderspiel und zu einer überwindbaren Herausforderung werden. Im Berufsratgeber „Protokolle […]

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Tanja Bögner

„Wer übernimmt denn heute die Protokollführung?“ Bei dieser Frage gehen meistens die Blicke der Sitzungsteilnehmer in Sekundenschnelle nach unten und jeder hofft inständig, dass „der Kelch an ihm vorbeigehen möge“. Mit der richtigen Vorbereitung und effizienten Praxistipps kann das Protokollieren bei Meetings jedoch zu einem Kinderspiel und zu einer überwindbaren Herausforderung werden.

Im Berufsratgeber „Protokolle schreiben: Professionell, strukturiert und auf den Punkt gebracht“ (Linde Verlag) – angereichert mit vielen Mustervorlagen, Checklisten, hilfreichen Praxistipps und Interviews mit erfahrenen Protokollanten – erfahrt ihr, wie unliebsames Protokollieren auch Spaß machen kann.

Dazu von mir heute ein kleiner Auszug zum Thema „Protokollarten“:

Die „klassischen“ Protokollarten sind das Wortprotokoll, das Verlaufsprotokoll und das Kurz- oder Ergebnisprotokoll. Daneben gibt es Sonderformen wie das Gedächtnisprotokoll, das Fotoprotokoll sowie die Telefon- oder Aktennotiz.

Wortprotokoll

Im Wortprotokoll wird – wie der Name schon sagt – Wort für Wort der genaue Verlauf der Sitzung und jede einzelne Äußerung eines Teilnehmers wiedergegeben. Diese Protokollart ist sehr zeitaufwendig. Da hier Stenografie Kenntnisse, höchste Konzentration und eine vollständige chronologische Wiedergabe des Gesprochenen inklusive der Zuordnung zum Sprecher verlangt werden, ist das eine Herausforderung für hochqualifizierte und spezialisierte Profiprotokollanten.

Verlaufsprotokoll

In den meisten Unternehmen, Verbänden usw. finden Besprechungen statt, die zwar nicht wörtlich, aber doch sehr genau festgehalten werden sollen – etwa Gremiensitzungen wie Aufsichtsrats- oder Anlageausschusssitzungen, Mitgliederversammlungen oder andere wichtige, vielleicht auch kontrovers verlaufende Konferenzen. Für diese wird ein Verlaufsprotokoll angefertigt. Hier ist es entscheidend, den Verlauf einer Diskussion nachzuvollziehen.

Vertiefen Sie das Thema in einem Seminar!Logo_SekretariaOfficeAkademie_2zeil_transp
Lernen Sie die verschiedenen Protokollarten kennen und erfahren, wie Sie wichtige von unwichtigen Informationen unterscheiden. Sie fertigen Protokolle sowie Berichte an und bereiten Zahlen, Daten und Fakten anschaulich auf. So geschult, sind Ihre Mitschriften wertvolle Steuerungsinstrumente für Ihr gesamtes berufliches Umfeld.

Aussagefähige Protokolle und Berichte – erstellen Sie effiziente Steuerungsinstrumente für Entscheider

Ergebnisprotokoll

Das Ergebnisprotokoll wird geschrieben, wenn der Diskussionsverlauf als solcher nicht von Bedeutung ist, sondern nur die Ergebnisse einer Besprechung von Interesse sind. Hauptzweck dieses Protokolls ist es, alle wesentlichen Informationen so übersichtlich zusammenzustellen, dass sie schnell und einfach entnommen werden können.

Hier können auch Terminabsprachen, Arbeitsaufträge, Beschlüsse, Wiedervorlagen und Aufgabenverteilungen aufgeführt und (ggf. am Seitenrand) hervorgehoben werden. Redebeiträge und Kommentare werden dabei nicht wiedergegeben, sondern nur zusammengefasst dargestellt, wenn sie ein konkretes Ergebnis ergeben.

Wie ist es bei euch? Gehört das Protokollieren auch zu euren (unliebsamen) Herausforderungen?

Ich freue mich auf Eure Kommentare und wünsche Euch eine schöne Woche!

Eure Tanja

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Social Engineering – Schwachstelle Mensch https://www.sekretaria.de/bueroorganisation/pc-tipps/social-engineering/ https://www.sekretaria.de/bueroorganisation/pc-tipps/social-engineering/#respond Thu, 08 Jun 2017 08:25:43 +0000 https://www.sekretaria.de/?p=22827 Der Mensch ist eines der wichtigsten und meistunterschätzten IT- und Cyber-Security-Risiken im Unternehmensalltag. Durch Unvorsichtigkeit und Hilfsbereitschaft entstehen Sicherheitslücken, die zum Einfallstor für die Gefahren und manipulativen Methoden des sogenannten Social Engineering werden. Social Engineering nutzt menschliche Schwächen aus, um zum Beispiel Passwörter zu entlocken oder Malware und Attacken via Erpressungstrojaner zu lancieren. Unternehmensserver und […]

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Social Engineering: Schwachstelle Mensch
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Der Mensch ist eines der wichtigsten und meistunterschätzten IT- und Cyber-Security-Risiken im Unternehmensalltag. Durch Unvorsichtigkeit und Hilfsbereitschaft entstehen Sicherheitslücken, die zum Einfallstor für die Gefahren und manipulativen Methoden des sogenannten Social Engineering werden.

Social Engineering nutzt menschliche Schwächen aus, um zum Beispiel Passwörter zu entlocken oder Malware und Attacken via Erpressungstrojaner zu lancieren. Unternehmensserver und Rechner können durch Manipulation in Botnetze integriert und für sogenannte DDoS-Attacken verwendet werden.

Weltweit koordinierte Angriffe

Die Angreifer operieren mittlerweile weltweit. Hinter manchen Attacken stehen große kriminelle Organisationen, Wettbewerber des Unternehmens oder sogar feindlich gesinnte Staaten. Cyberkriminelle und Social Engineers sind sehr einfallsreich, wenn es darum geht, Zugang zu Unternehmensinformationen,  Datenbanken oder IT-Systemen zu erlangen. Sie manipulieren Mitarbeiter – häufig im ersten Schritt am Telefon – und verstehen es, Vertrauen, Hilfsbereitschaft oder Respekt vor Autoritäten für sich auszunutzen.

Bekannte Strategien

Als Assistentin oder Sekretärin gehören Sie zu den bevorzugten Zielen solcher Angriffe. Bei Ihnen laufen die Fäden zusammen und Sie sind oft die erste Kontaktstelle für Externe – sowohl per Telefon als auch per E-Mail. Cyberkriminelle suchen sich einen Weg ins Unternehmen, indem sie

  • einen angeblichen zeitlichen oder sachlichen Notstand erfinden, bei dem ein schnelles Handeln gefragt ist,
  • einen Verweis auf eine angebliche Verpflichtung des Opfers erbringen,
  • das Gegenüber durch ein sehr sympathisches, seriöses oder verbindliches Auftreten für sich einnehmen oder eine Autoritätsbeziehung gegenüber dem Opfer erfinden.

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Im Namen des Chefs

Eine Methode – von der bisher eher große Konzerne betroffen waren – ist das CEO-Fraud. Dabei geben sich Täter, nachdem sie alle möglichen Informationen über das Unternehmen gesammelt haben, beispielsweise als Geschäftsführer (CEO) oder Prokurist des Unternehmens aus und veranlassen einen Mitarbeiter zum Transfer eines größeren Geldbetrags ins Ausland. Die Täter nutzen Auskünfte, die Unternehmen in Wirtschaftsberichten, im Handelsregister, auf ihrer Homepage oder in Werbebroschüren veröffentlichen. Sie legen ihr Augenmerk auf Angaben zu Geschäftspartnern und künftigen Investments. Für sie sind besonders E-Mail-Erreichbarkeiten interessant, so können die Täter die Systematik von Erreichbarkeiten herleiten und Absenderadressen fälschen.

Fundgrube Social Media

In einer Zeit, in der viele Menschen freiwillig intime Informationen auf Facebook und Co. veröffentlichen, ist es leicht, emotionale Brücken zu Mitarbeitern zu  bauen und sich so ihr Vertrauen zu erschleichen. Wenn Sie zum Beispiel Ihre Facebook-Privatsphäre nicht ausreichend schützen oder die WhatsApp-Sicherheit nicht ernst nehmen, bieten Sie Cyberkriminellen ein ideales Einfallstor ins Unternehmen, durch das diese Ihre Profile ausspähen und maßgeschneiderte Angriffsstrategien und -stories entwickeln. Sie können beispielsweise E-Mails oder Messenger-Nachrichten mit Links zu Trojanern, Malware, Ransomware oder auch Adware und Spyware erhalten. Ein Klick auf den Link kann das Netzwerk infizieren oder verschlüsseln – schon ist die Katastrophe nah.

„Bitte überweisen …!“

In anderen Fällen nehmen die Täter mit dem „ausgeforschten“ Mitarbeiter Kontakt auf und geben sich als leitende Angestellte, Geschäftsführer oder  Handelspartner aus. Dabei fordern sie zum Beispiel unter Hinweis auf eine angebliche Unternehmensübernahme oder geänderte Kontoverbindungen den Transfer eines größeren Geldbetrags auf Konten in China, Hongkong oder osteuropäischen Staaten. Die Kontaktaufnahme erfolgt in der Regel über E-Mail oder Telefon, wobei E-Mail-Adressen verfälscht und Telefonnummern verschleiert werden. Die Täter weisen auf eine angebliche firmeninterne  Verschwiegenheitspflicht hin, um die frühe Entdeckung des Betrugs zu verhindern. Mit dieser Masche konnten Kriminelle bereits mehrere Millionen Euro mit zum Teil gravierenden Folgen für die betroffenen Unternehmen erbeuten.

Die Polizei rät dazu:

Als Sekretärin oder Assistentin haben Sie einige Möglichkeiten, um Ihr Unternehmen und Ihre Kollegen vor solchen Angriffen zu schützen:

  • Wenden Sie sich bei Auffälligkeiten und Fragen an die örtlichen Polizeidienststellen oder die Landeskriminalämter Ihres Bundeslandes.
  • Sensibilisieren Sie Ihren Chef, sollte er die Risiken noch nicht erkannt haben.
  • Achten Sie darauf, welche Informationen über Ihr Unternehmen öffentlich zugänglich sind bzw. wo und was Mitarbeiter im Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen publizieren.
  • Führen Sie klare Abwesenheitsregelungen und interne Kontrollmechanismen ein.
  • Sensibilisieren Sie Ihre Kollegen hinsichtlich des beschriebenen Betrugsphänomens. Bei ungewöhnlichen Zahlungsanweisungen sollten – vor Veranlassung der Zahlung – folgende Schritte durchgeführt werden:
    • Überprüfen Sie den E-Mail-Absender und die korrekte Schreibweise.
    • Verifizieren Sie die Zahlungsaufforderung über einen Rückruf oder eine schriftliche Rückfrage beim Auftraggeber und nehmen Sie Kontakt mit der Geschäftsleitung auf.

Erpresser auf dem Vormarsch

Unternehmen sind aktuell vermehrt das Ziel von Cyberkriminellen, die sogenannte Ransomware (Erpresser-Software) über falsche Online-Bewerbungen verbreiten. Die betroffenen Unternehmen erhalten E-Mails von angeblichen Bewerbern, die professionell aussehen und in gutem Deutsch verfasst sind. Die kriminellen „Bewerber“ schreiben die Geschäftsführung, deren Vorzimmer oder die Personalabteilung direkt an. Die angeblichen Bewerber bieten weitere Informationen zu ihrer Person über eine in der E-Mail enthaltene „Dropbox-Verknüpfung“ an. Beim Betätigen dieses Links installiert sich eine Schadsoftware,
die unmittelbar mit der Verschlüsselung der Firmendaten beginnt. Zusätzlich wird ein „Erpresserschreiben“ mit dem Titel: „Your_files_are_encrypted.
html“ heruntergeladen. Anschließend fordern die Erpresser zur Entschlüsselung der Daten ein Lösegeld in der elektronischen Währung „Bitcoin“. Im Gegenzug
sichern die Erpresser die Entschlüsselung zu. Geschehen ist dies bisher in keinem bekannten Fall.

Die Polizei empfiehlt hier

  • Prüfen Sie eingehende E-Mails sorgfältig, besonders wenn Sie über einen Link zum Download von Unterlagen unbekannter Quelle aufgefordert werden.
  • Überprüfen Sie Links hinsichtlich der tatsächlichen Zieladresse, indem Sie mit dem Zeiger der Maus über den Link streifen („Mouseover“), aber nicht klicken.
  • Gehen Sie nicht auf die Forderung der Kriminellen ein.
  • Erstatten Sie Anzeige bei der nächsten Polizeidienststelle.
  • Stellen Sie Ihre Daten wieder her, ggf. mithilfe eines IT-Spezialisten.
  • Sichern Sie Ihr System mit Schutzsoftware.

Der Autor Klaus Kapinos ist ehemaliger Beamter des Landeskriminalamts Schleswig-Holstein und Pressesprecher der Allianz für Sicherheit in der Wirtschaft Norddeutschland.

Download der Woche: Sicherheitshinweise im Unternehmen (Musterbrief)

IT-Sicherheit ist in allen Firmen ein großes Thema. Nutzen Sie diese Vorlage für Unternehmensrichtlinien zur Softwarenutzung.
Laden Sie sich hier das kostenlose Dokument herunter:

Musterbrief: Sicherheitshinweise im Unternehmen Musterbrief: Sicherheitshinweise im Unternehmen

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Konflikte erfolgreich meistern https://www.sekretaria.de/buerowelt/konflikte-erfolgreich-meistern/ https://www.sekretaria.de/buerowelt/konflikte-erfolgreich-meistern/#respond Fri, 02 Jun 2017 11:17:35 +0000 https://www.sekretaria.de/?p=22777 Konflikte gehören zum täglichen Leben – sowohl zum privaten wie auch beruflichen – und entstehen unweigerlich in den verschiedensten Situationen. Denn jeder Mensch hat seine eigene Sichtweise und ist durch unterschiedliche Wahrnehmungen, Erfahrungen, Werte und Glaubenssätze geprägt. Wichtig ist am Ende, eine Konfliktsituation konstruktiv lösen zu können. Das geht allerdings nur, wenn man sich des […]

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Tanja Bögner

Konflikte gehören zum täglichen Leben – sowohl zum privaten wie auch beruflichen – und entstehen unweigerlich in den verschiedensten Situationen. Denn jeder Mensch hat seine eigene Sichtweise und ist durch unterschiedliche Wahrnehmungen, Erfahrungen, Werte und Glaubenssätze geprägt. Wichtig ist am Ende, eine Konfliktsituation konstruktiv lösen zu können. Das geht allerdings nur, wenn man sich des Konfliktes auch bewusst ist.

Denn einige Menschen sind sich dessen nicht bewusst, weil sie den Konflikt nicht wahrnehmen, bagatellisieren, harmonisieren oder grundsätzlich immer die Schuld bei Anderen suchen.

Das Problem liegt auf der Beziehungsebene

Die Schwierigkeit einer Konfliktlösung liegt meistens auf der Beziehungsebene, da auf der Sachebene Konflikte generell leichter zu lösen sind. Solange eine Beziehung gut ist und funktioniert, wird man in den meisten Fällen eine Konfliktlösung finden. Ist die Beziehungsebene jedoch gestört, gestaltet es sich um einiges schwieriger, zu einer Einigung zu kommen.

Deshalb ist es wichtig, die Beziehung nicht zusätzlich zu belasten, sondern mit folgenden Verhaltensweisen zu stärken:

  • aufmerksam zuhören, ausreden lassen und die Sichtweise des anderen ernst nehmen.
  • beim eigentlichen Thema bleiben und keine weiteren ablenkenden Schauplätze errichten.
  • lösungsorientiert handeln und nicht nach weiteren Einwänden suchen.
  • keine Kritik oder Bewertung des Gegenübers, sondern dem Konfliktpartner Anerkennung entgegenbringen
  • nicht anklagen und sein Anliegen in „Ich-Botschaften“ kommunizieren und bei sich bleiben
  • Konzentration auf gemeinsame Ansätze, anstatt sich auf kontroverse Ansichtsweisen zu versteifen
  • das Gesicht des anderen wahren und nicht „auf voller Linie“ punkten wollen
  • gemeinsam künftige Spielregeln für einen sich anbahnenden Konflikt vereinbaren und versuchen, sich daran zu halten

Gerade in unserem Office-Alltag passieren oft Konflikte mit den unterschiedlichsten Menschen. Wie geht ihr mit Konflikten um und wie löst ihr sie?

Ich freue mich auf eure Tipps und wünsche euch eine erfolgreiche Woche!

Eure Tanja

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Test Fernstudium Landingpage https://www.sekretaria.de/test-fernstudium-landingpage/ Tue, 30 May 2017 11:27:05 +0000 https://www.sekretaria.de/?page_id=22735 Der Beitrag Test Fernstudium Landingpage erschien zuerst auf sekretaria.

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Fernstudium Geprüfte Managementassistentin

Am zertifizierten und staatlich anerkannten Fernstudium nehmen Assistentinnen und Sekretärinnen teil, die sich weiterqualifizieren und beruflich aufsteigen wollen.

Erreichen Sie das staatlich anerkannte Zertifikat mit praxisbezogenen Lernmodulen und effektiven Webinaren mithilfe Ihres Dozenten.

Viele Sekretärinnen und Assistentinnen entscheiden sich bei der Wahl ihrer Weiterbildung für einen Fernkurs, weil sie bequem lernen können, wann und wo sie wollen. Und weil wir das verstanden haben, haben wir das Fernstudium Geprüfte Managementassistentin entwickelt.

Das staatlich anerkannte zertifizierte Fernstudium ist als berufsbegleitende Weiterbildungen mit Qualifizierung zur Geprüften Managementassistentin auf 10 Monate angelegt. Sie beginnen wann Sie wollen und wo Sie wollen.

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Ihre Lernmodule

 

  • Managementassistenz Managementassistenz Ihre Kompetenz von morgen. Dieses Modul bringt Sie mit Übungen und Arbeitshilfen auf den neuesten Stand, was Ihre zukunftsträchtigen Fähigkeiten betrifft.
  • Korrespondenz Korrespondenz Ausdrucksstark und souverän texten für alle geschäftlichen Anlässe. Nach dem Modul schreiben Sie zu unterschiedlichen Anlässen eindrucksvoll, souverän und zielorientiert.
  • Zeitmanagement Zeitmanagement Durch Zeitsouveränität Mehr Handlungsspielräume Gewinnen. Am Schluss dieses Moduls können Sie Ihre „Zeitdiebe“ verbannen und gelangen in 5 Schritten zu mehr Zeitsouveränität.
  • Recht in Office Recht in Office Rechtliche Grundlagen Im Assistenzbereich Sicher Beherrschen. Danach sind Sie sensibilisiert für Rechtsthemen in Ihrem Aufgabenbereich und können direkt handeln.
  • Personalmanagement Personalmanagement Kompetent in allen Fragen des Personalmanagements. Nach diesem Modul leisten Sie „das Quäntchen Mehr“ der erfolgreichen Unterstützung im Personalmanagement.
  • Selbstmanagement Selbstmanagement Souverän handeln, selbstbewusst auftreten. In diesem Modul erarbeiten Sie sich Ihr Rüstzeug für kommunikative Durchsetzungskraft und mehr Anerkennung!
  • Kaufmännisches Wissen Kaufmännisches Wissen Zahlenanalyse und -auswertung leicht gemacht. Am Ende des Moduls können Sie unternehmerische Zusammenhänge besser verstehen und wertvolle BWL-Tools im Office praktisch anwenden.
  • Projektmanagement Projektmanagement Rechtliche Grundlagen im Assistenzbereich sicher beherrschen. Danach sind Sie sensibilisiert für Rechtsthemen in Ihrem Aufgabenbereich und können direkt handeln.

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Für Teilnehmer des Fernstudiums finden jeden Monat Live-Online-Workshops statt, an denen Sie kostenlos teilnehmen können. Die einzelnen Online-Workshops werden aufgezeichnet und stehen Ihnen im Nachhinein online zur Verfügung. Sollten Sie an einem Online-Workshop nicht teilnehmen können, senden Sie Ihre Fragen an Ihren persönlichen Tutor. Er stellt diese gerne für Sie.

Folgende Themen haben wir für Sie ausgewählt:

• DIN 5008 neue Regelungen, alternativ Büro-KAIZEN, alternativ Pivot-Tabellen leicht gemacht
• Changemanagement für Sekretariat und Assistenz
• Protokolle schreiben leicht gemacht
• E-Mail Management mit Outlook, alternativ: Die Assistenz im Wandel
• Locker richtig schreiben – richtig locker schreiben: Geschäftskorrespondenz und Rechtschreibung
• Survival-Tipps für Assistentinnen
• Umgang mit Vorgesetzten
• Die effiziente Projektassistenz
• Business Etikette
• SCRUM für Assistenz
• OneNote für Assistentinnen oder alternativ Stressmanagement für Sekretariat & Assistenz
• Chefentlastung für einen mobilen Chef

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Ihre Vorteile

Eine Weiterbildung im Assistenzbereich bedeutet größere Arbeitsplatzsicherheit, denn sie eröffnet neue Möglichkeiten innerhalb des Unternehmens – beispielsweise eine Beförderung oder Gehaltssteigerung – und steigert parallel auch Ihren Wert auf dem Arbeitsmarkt.

 

Ihre Vorteile als Geprüfte Managementassistentin auf einen Blick

  1. Sie erhalten 8 Studienhefte praxisbezogenes und umfassendes Wissen in allen relevanten Themen
    (Print und PDF).
  2. In nur 2 – 3 Stunden Lernzeit pro Woche (Basisteil) gelangen Sie zum Zertifikat.
  3. Viele motivierende Übungen und Zwischenchecks stehen Ihnen zur Verfügung.
  4. Es sind keine Vorkenntnisse nötig. Sie erreichen eine hohe Qualifikationstiefe während des
    Fernstudiums oder Fernlehrgangs.
  5. Ihnen steht ein persönlicher Ansprechpartner zur Seite
  6. Nach bestandener Abschlussprüfung erhalten Sie ein Zertifikat.
  7. Das Fernstudium ist zertifiziert und staatlich anerkannt!
  8. Sie nehmen an 10 Live-Online-Workshops zu aktuellen Bürothemen teil.
  9. Ihr persönlicher Ansprechpartner beantwortet Ihnen alle Fragen und gibt Ihnen schriftliches
    Feedback.
  10. Sie kommunizieren auf Ihrer persönlichen Online-Lernplattform mit anderen Studierenden.

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Das sagen ehemalige Teilnehmer

Das Studium hat mich beruflich und persönlich vorangebracht.
Melanie Hack, Fernstudienteilnehmerin mit Abschluss im April 2017
Mit dem Abschluss baue ich mir ein zweites Standbein auf.
Genia Schäfer, Fernstudienteilnehmerin mit Abschluss im Mai 2017

Stellen Sie bitte Ihre Fragen!

Wir beraten Sie gern individuell und finden gemeinsam mit Ihnen die passende Lösung.

Mandy Sämisch

Mandy Sämisch

+49.82 33.23-95 08

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Informationen zum Fernstudium „Geprüfte Managementassistentin“ anfordern

Ja, ich möchte mich von der einmaligen Praxisnähe und leichten Verständlichkeit des Fernstudiums Geprüfte Managementassistentin überzeugen und fordere deshalb ganz unverbindlich eine Informationsmappe mit folgendem Inhalt an:

  • Informationsbroschüre zum Fernstudium „Geprüfte Managementassistentin“
  • eine Leseprobe mit realen Inhalten eines Moduls
  • ein Anmeldeformular
  • Kontaktdaten

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Keine Chance den Motivationskillern https://www.sekretaria.de/buerowelt/motivationskiller/ https://www.sekretaria.de/buerowelt/motivationskiller/#respond Tue, 30 May 2017 08:19:57 +0000 https://www.sekretaria.de/?p=22719 Schneller, höher und weiter: Die schönste Wohnung, der beste Job, das dickste Auto und die tollsten Klamotten – das Leben sollte ein einziger Superlativ sein. Das wird uns zumindest auf vielen Kanälen und Glanzmagazinen suggeriert. Doch diese Glücksmentalität kann dem wahren Leben – sowohl im beruflichen als auch im privaten – kaum gerecht werden. Frust […]

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Tanja Bögner

Schneller, höher und weiter: Die schönste Wohnung, der beste Job, das dickste Auto und die tollsten Klamotten – das Leben sollte ein einziger Superlativ sein. Das wird uns zumindest auf vielen Kanälen und Glanzmagazinen suggeriert. Doch diese Glücksmentalität kann dem wahren Leben – sowohl im beruflichen als auch im privaten – kaum gerecht werden. Frust und Demotivation kommen auf.

Mancher Motivationskiller lässt sich jedoch bekämpfen. Was raubt uns eigentlich den meisten Elan?

1. Zu viel Ablenkung:
Anrufe, E-Mails und plaudernde Kollegen, die einem dann die wertvolle Zeit rauben. Hier hilft nur Selbstdisziplin und sich auch mal zurückzuziehen. Eine gute Alternative ist es, sich für eine bestimmte Uhrzeit mit Kollegen für eine Pause zu verabreden und dann alles in Ruhe zu besprechen.

2. Keine Anerkennung:
Oft gilt der Leitsatz „nicht gemeckert ist genug gelobt“. Daher ist es wichtig, seine eigenen Leistungen selbst anzuerkennen. Man kann sich seine Erfolge vor Augen führen, indem man sie zum Beispiel schriftlich festhält und sie somit auch im Gedächtnis bleiben. Denn meistens bleiben Fehler leider länger in Erinnerung und Erfolge sind gerne schnell vergessen.

3. Fehlende Energie:
Es ist wichtig, seinen eigenen „Akku“ regelmäßig aufzuladen. Nur dann ist man auch in der Lage, sich selbst zu motivieren. Auch Lachen trägt zur Lebensfreude bei und wirkt sich gleich positiv auf die eigene Einstellung aus.

4. Chaotischer Schreibtisch:
In der Regel lenkt ein zu voller Arbeitsplatz vom Wesentlichen ab und eine überquellende Ablage versetzt uns in Stress. Jeder Stapel, der verschwindet ist motivierend. Ein fester Termin sollte daher in der Woche vereinbart werden, um regelmäßig „Tabula rasa“ zu machen.

5. Zu viel:
Multitasking ist wohl doch eher ein Mythos. Daher ist eine klare Prioritätensetzung unerlässlich. Wichtig ist hierbei, sich einen realistischen Zeitplan und eine To-do-Liste zu erstellen. Kann man eine Aufgabe am Ende des Tages dick durchstreichen, erlebt man einen wahren Motivationsschub.

Welche „Motivations-Booster“ nutzt ihr, um Frust im Job zu bekämpfen?

Ich freue mich, von euch zu lesen und wünsche euch eine energievolle Woche!

Eure Tanja

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