Die korrekte Anrede in Serienbriefen

Vielleicht ist Ihnen so etwas auch schon einmal passiert: Sie erhalten einen Brief, in dem als Anrede noch einmal der Firmenname auftaucht – „Sehr geehrter Herr Kleinschmidt GmbH & Co. KG“. Oder der Name erscheint zusammen mit dem Titelzusatz – „Sehr geehrte Frau Dr. med. Guthmann“. Eine solche Anrede wirkt wenig professionell. Dabei können Sie diese Fehlerquelle für Ihre Serienbriefe relativ einfach ausschließen: Formulieren Sie die Anrede mit der „WENN…DANN…SONST“-Abfrage.

Anrede über „WENN…DANN…SONST“ definieren
Als erstes sollten Sie die Anrede über das Bedingungsfeld WENN…DANN…SONST steuern. Dies ist notwendig, um die unterschiedlichen Möglichkeiten abzufragen. Für die persönliche Anrede führen Sie die folgenden Schritte durch:

1. Gehen Sie mit dem Cursor an die Stelle, an der die Anrede in Ihren Serienbrief eingefügt werden soll.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingungsfeld einfügen in der Symbolleiste Seriendruck.
3. Wählen Sie die Option Wenn…Dann…Sonst aus.
4. Unter Feldname wählen Sie die Feldbezeichnung für die Anrede aus.
5. Bei Vergleich können Sie die Voreinstellung Gleich übernehmen.
6. Im Feld Vergleichen mit geben Sie, je nach Anrede, „Frau“ oder „Herrn“ ein.
7. Unter Dann fügen Sie ein: „Sehr geehrte Frau“ oder „Sehr geehrter Herr“.

Es wird jedoch immer Adressen geben, bei denen Ihnen kein direkter Ansprechpartner bekannt ist. In diesem Fall müssen Sie die allgemeine Anrede einfügen:
1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingungsfeld einfügen.
2. Gehen Sie dann auf Feldname und wählen Sie die Feldbezeichnung für die Anrede aus.
3. Bei Vergleich entscheiden Sie sich für ist leer.
4. Das Feld Vergleichen mit bleibt leer.
5. Unter Dann geben Sie ein: „Sehr geehrte Damen und Herren“.

Die persönliche Anrede und der Titel
Der nächste Schritt befasst sich mit der Abfrage nach dem Titel des Empfängers. Auch hierfür verwenden Sie wieder das Bedingungsfeld WENN…DANN…SONST. Damit es funktioniert, müssen Sie Titel und einen gegebenenfalls vorhandenen Titelzusatz in getrennte Datenfelder setzen.

Praxistipp: Sollten Sie in Ihrer Adressdatenbank Titel und Titelzusatz, beispielsweise „Dr. med.“, in einem Feld hinterlegt haben, müssen Sie dieses korrigieren: Der eigentliche Titel, Dr. oder Prof., muss alleine in einem Datenfeld stehen. Für den Titelzusatz „med.“ oder „phil.“ benötigen Sie ein separates Datenfeld.

Fügen Sie ein Bedingungsfeld mit den folgenden Definitionen ein:

  • Feldname: Titel
  • Vergleich: „ist nicht leer“
  • Vergleichen mit: bleibt leer.

Im Feld Dann diesen Text einfügen setzen Sie den gewünschten Text mit Strg und der F9-Taste ein. Schreiben Sie zwischen die geschweiften Klammern { } „Seriendruckfeld Titel“.

Praxistipp: Und was fragt man mit dem Bedingungsfeld ab? Wenn das Feld Titel nicht leer ist, fügt Word den Inhalt des Feldes ein, ansonsten passiert nichts.

Der Name in der Briefanrede
Zum Schluss fügen Sie das Seriendruckfeld Name ein. Auch hier müssen Sie erst klären, ob im Feld Anrede ein Eintrag vorliegt. In der Dialogbox für die WENN…DANN…SONST-Abfrage geben Sie folgende Bedingungen ein:

1. Unter Feldname wählen Sie die Feldbezeichnung für die Anrede aus.
2. Bei Vergleich wählen Sie den Eintrag ist nicht leer aus.
3. Das Feld Vergleichen mit bleibt leer.
4. Klicken Sie auf Dann diesen Text einfügen und fügen Sie wieder mit Strg und der F9-Taste ein Feld ein. Schreiben Sie zwischen die geschweiften Klammern { } „Seriendruckfeld Name“.
5. Bewegen Sie den Cursor hinter das Feld, also hinter die geschweifte Klammer, und fügen Sie ein Komma ein.

Leerzeichen in der Anschrift steuern
Es kommt immer wieder vor, dass in Anschriften Vornamen fehlen oder Empfänger einen Titel, wie Dr. oder Prof. haben, andere dagegen nicht. Daraus ergibt sich folgendes Problem: Sie können Ihre Empfängeradresse nicht durch einfaches Einfügen der Seriendruckfelder gestalten, da bei Adressen ohne Vorname oder Titel ein beziehungsweise zwei falsche Leerzeichen eingefügt werden.

Firma
AnPerson Titel Vorname Name

Das Ergebnis bei fehlendem Titel: „Herrn°°Gerd°Müller“
Falls der Vorname auch nicht bekannt ist, wird das Ergebnis noch unansehnlicher: „Herrn°°°Müller“

Auch dieses Problem können Sie mit dem Bedingungsfeld WENN…DANN…SONST lösen:
1. Löschen Sie das Leerzeichen zwischen „AnPerson“ und „Titel“.
2. Stellen Sie den Cursor genau zwischen die beiden Seriendruckfelder.
3. Öffnen Sie das Listenfeld Bedingungsfeld einfügen und wählen Sie die Option Wenn…Dann…Sonst aus.
4. Wählen Sie dort im Listenfeld Feldname AnPerson und dann unter Vergleich die Option ist nicht leer aus. Das bedeutet: Sie können das Ereignis steuern, das eintritt, wenn dieses Feld nicht leer ist. Fügen Sie in diesem Fall ein Leerzeichen ein.
5. Klicken Sie auf das Feld Dann diesen Text einfügen und tippen Sie ein Leerzeichen. Diese Taste soll eingefügt werden, wenn der Adressat eine Anrede hat.
6. Das Feld Sonst diesen Text einfügen lassen Sie leer. Denn in diesem Fall soll nichts passieren.
7. Beenden Sie mit OK. Das Ergebnis: Ist eine Anrede definiert, wird ein Leerzeichen eingefügt, ansonsten nicht.

Fazit
Grundlage für einen perfekten Serienbrief ist eine gut strukturierte Adressliste. Nur so können Sie jeden Kunden und Geschäftspartner korrekt ansprechen. Die mühevolle Kleinarbeit, wie das Zuordnen der Anrede und des Titels, erledigt Excel für Sie. Und auch wenn die WENN…DANN…SONST-Funktion anfangs etwas verwirrend wirkt – mit etwas Übung sparen Sie sich damit wertvolle Zeit. Denn so entfällt künftig die Zeit raubende Nachbearbeitung der einzelnen Briefe.

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