Kondolenz: angemessen Anteil nehmen

Engel auf einem Friedhof Kondolenz
@miluxian / fotolia.com

Die Kondolenz ist eine der schwierigsten Aufgaben im Sekretariat. Wenn ein Mitarbeiter oder Geschäftspartner stirbt oder jemand im Umfeld Ihres Unternehmens ein Familienmitglied verliert, ist es oft Ihre Aufgabe, im Namen Ihres Chefs tröstende Worte an die Angehörigen zu richten. Dabei ist Fingerspitzengefühl gefragt. Einerseits wollen Sie Ihr Mitgefühl angemessen ausdrücken, andererseits den Hinterbliebenen in ihrer Trauer nicht zu nahe treten. Fest steht, dass die Beileidsbekundung schriftlich erfolgen sollte. Denn in vielen Trauerhäusern werden die Kondolenzkarten und -briefe lange aufgehoben und die Angehörigen lesen sie zu einem späteren Zeitpunkt nochmals.

Generell gilt in der Kondolenz: Passen Sie Ihr Schreiben sensibel an die jeweilige Situation an. Dabei sollten Sie in erster Linie berücksichtigen, in welchem Verhältnis der Verstorbene zu Ihrem Unternehmen stand. Kondolieren Sie einem Geschäftspartner oder möchten Sie den Hinterbliebenen eines langjährigen und geschätzten Mitarbeiters Beileid aussprechen? Die Beiträge und Musterbriefe in der sekretaria.de-Rubrik Kondolenz helfen Ihnen, in jedem Fall den passenden Ton zu finden. Außerdem geben wir Ihnen Ratschläge, wie Sie die Form Ihres Schreibens angemessen gestalten.

Schriftliche Beileidsbekundungen sind Teil der Korrespondenz, die Sie als Assistentin im Namen Ihres Unternehmens erledigen. Lesen Sie in unserer Rubrik Korrespondenz, welche weiteren Aufgaben zum Arbeitsfeld gehören.

Kondolenzkarte oder Brief? Das passende Format

Ob eine Karte oder ein Brief auf Trauerpapier angemessen ist, um Beileid auszusprechen, ist davon abhängig, in welchem Umfang Sie den Trauernden schreiben wollen. Für außenstehende Personen ist eine Kondolenzkarte mit ein paar mitfühlenden, persönlichen Worten und eventuell einem Trauerspruch üblich. Wenn jedoch der Verstorbene z. B. im Unternehmen mitgearbeitet hat und Sie bzw. Ihr Chef ihn persönlich gut kannten, kann auch ein längerer Brief angemessen sein. In einem solchen Fall missverstehen die Hinterbliebenen es vielleicht sogar als Desinteresse, wenn Sie nur ein paar kurze Worte auf eine Karte schreiben. In Ihrem Brief können Sie beispielsweise die Erinnerung an ein gemeinsames Erlebnis in den Mittelpunkt stellen oder hervorheben, was die Person als Mensch und als Mitarbeiter ausgezeichnet hat. Haben Sie sich für ein Format entschieden, sollten Sie sich auch über die Qualität des Papiers und den Umschlag Gedanken machen. Häufig wird auch die Frage gestellt, ob ein Beileidsschreiben grundsätzlich von Hand verfasst sein sollte. Auf sekretaria.de finden Sie dazu Antworten.

Vertiefen Sie das Thema in einem Seminar!sekretaria Office Akademie

Verfassen Sie ansprechende Geschäftsbriefe ohne Floskeln, frischen Sie Ihre DIN-Kenntnisse auf und werden Sie fit in E-Mail-Netiquette. „Moderne Korrespondenz: Geschäftsbriefe und E-Mails frisch und treffend formulieren“

„Unser tiefstes Mitgefühl“: Finden Sie die richtigen Worte für die Beileidsbekundung

Noch wichtiger als die äußere Form Ihres Kondolenzschreibens ist natürlich sein Inhalt. In erster Linie geht es darum, den trauernden Angehörigen Trost zu spenden, an den Verstorbenen zu erinnern und die Anteilnahme auszudrücken. Das persönliche Verhältnis des Verstorbenen zum Unternehmen ist dabei von wesentlicher Bedeutung. Schreiben Sie an einen Geschäftspartner bzw. dessen Angehörige, wird es Ihnen möglicherweise schwerfallen, passende Worte zu finden, weil Sie den Verstorbenen nicht kannten. In diesem Fall ist es hilfreich, Ihren Chef um zusätzliche Informationen zu bitten. Genauso kann es aber auch schwer sein, einen Brief an die Angehörigen eines Kollegen zu schreiben, den Sie über die Jahre gut kennengelernt haben. Denn hier kommen Ihre persönliche Betroffenheit, Trauer und Schmerz zum Mitgefühl hinzu. Geben Sie Ihren eigenen Gefühlen Raum – die Empfänger Ihres Trauerschreibens werden diese persönliche und aufrichtige Anteilnahme zu schätzen wissen.

Wichtig ist in jedem Fall, dass Sie den Angehörigen ehrliches und von Herzen kommendes Mitgefühl übermitteln. Beileidsfloskeln und Standardformulierungen sind dabei unpassend. Greifen Sie auf die Musterbriefe von sekretaria.de zurück, aber vergessen Sie nicht, Ihrem Schreiben eine persönliche Note zu geben. Dabei muss Ihre Kondolenz gar nicht besonders ausführlich sein. Schon einige wenige, aber dafür treffende Worte oder ein Trauerspruch können genügen, um dem Empfänger Trost zuzusprechen.

Wichtige Arbeitshilfen und Mustertexte für die Formulierung von Kondolenzschreiben:

Dank Ihres Chefs für die Kondolenz

Hat Ihr Vorgesetzter einen Angehörigen verloren, erreichen ihn selbst viele Kondolenzbriefe von Geschäftspartnern, die ihm ihr Beileid bekunden. Dafür wird er sich bedanken wollen. Sie können ihn in der Trauerphase unterstützen, wenn Sie ihm diese Aufgabe abnehmen und ein Dankschreiben für ihn formulieren. Vielleicht hat der Empfänger dem oder der Verstorbenen auch persönlich die letzte Ehre erwiesen und war bei der Beisetzung dabei. Heben Sie ggf. auch diese Anteilnahme dankend hervor.

Was Sie beim Tod eines Kollegen bedenken müssen

Beim Tod eines Mitarbeiters können neben der Kondolenz weitere Aufgaben anfallen. Ihr Chef wird vielleicht gebeten, eine Trauerrede bei der Beisetzung zu halten, weil er den Verstorbenen gut kannte. Oder er besucht die Hinterbliebenen bei einem Kondolenzbesuch. Weisen Sie ihn gegebenenfalls darauf hin, dass ein paar Worte der Anteilnahme im Kondolenzbuch angemessen sind, und geben Sie ihm einen passenden Trauerspruch mit. Außerdem müssen Sie an einige organisatorische Dinge denken. Lesen Sie dazu die praxisnahen Tipps auf sekretaria.de.