Effizienzbooster für Excel

Mühselige Handarbeit war gestern. Mit den neueren Excel-Versionen können Sie vieles mit Bordmitteln einfach und schnell erledigen. Kennen Sie beispielsweise Spreadsheet Compare? Oder die Blitzvorschau? Oder die Schnellanalyse? Nein? Sigrid Hess zeigt Ihnen, wie sie mit diesen einfachen Funktionen nervige Excel-Probleme elegant lösen können.

Excel: Spreadsheet Compare

Kennen Sie das? Sie haben zwei Excel-Dateien und überlegen, ob das wohl die genau gleichen Inhalte sind oder ob eine der Dateien überarbeitet wurde. Das kann mühsam werden.

Spreadsheet Compare, das Sie über die Suchfunktion finden, erledigt den Abgleich im Handumdrehen. Sie finden diese nützliche Anwendung im Suchfeld des Betriebssystems ab Windows 8:

Es öffnet sich eine Maske, in der oberen linken Ecke finden Sie die Schaltfläche Compare files. Laden Sie die beiden zu vergleichenden Dateien. Sie erhalten eine sehr aussagekräftige und differenzierte Analyse.

Im Quadranten links unten sehen Sie die Legende und die Möglichkeit, unterschiedliche Parameter zu untersuchen. Hier im Beispiel handelt es sich nur um Unterschiede in eingegebenen sowie berechneten Werten.

Die Blitzvorschau in Excel

Auch ein häufiges Problem: Sie haben eine Excel-Tabelle mit Namensangaben in der Form von „Mustermann, Max“, brauchen aber für einen Serienbrief Vorname: Max, Nachname: Mustermann. Was früher mühsame Handarbeit war (nur Profis kannten den Trick, das über eine Word-Tabelle aufzulösen oder auch die nicht ganz unkomplizierte Excel-Funktion „=links“), macht Excel nun praktisch ganz alleine und freiwillig. Nur ist der Einstieg so einfach, dass man ihn kaum findet.

Man beginnt einfach, das Gewünschte händisch einzugeben. Schon in der zweiten Zelle macht Excel einen meist zutreffenden Vorschlag. Mit Enter bestätigen und fertig!

                   

Die Schnellanalyse schlägt Berechnungen vor

Wenn Sie einen Bereich in Excel markieren, erhalten Sie an der rechten unteren Ecke ein sogenanntes „Smarttag“. Wann immer Sie so etwas sehen, nicht achtlos wegklicken! Häufig verbergen sich dahinter nützliche Funktionen. So auch bei der mit der Version 2013 hinzugekommenen Schnellanalyse. Sie bietet Ihnen Analysen oder auch Berechnungen an, die sich beim markierten Bereich anbieten würden und bietet eine Vorschau nach dem Motto: „Schau mal, lieber User, kannst du vielleicht so etwas gebrauchen?“

Beispiel Diagramm:

Beispiel Prozent von Gesamt

 

  1. Karin

    Hallo,
    das Trennen von Zu- und Vorname und Ausgabe in 2 Spalten geht in Excel doch viel einfacher und schneller über die Funktion „Text in Spalten“ unter dem Registerpunkt „Daten“. Da muss nichts händisch eingegeben werden …

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