Organisation: Jederzeit alles im Griff

Stressfrei protokollieren, Stift, Ordner
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Jedes Unternehmen, jede Abteilung und jedes Sekretariat erfordert eine etwas andere Organisation. Was genau auf Sie als Sekretärin dabei zukommt, hängt stark davon ab, in welcher Abteilung Sie arbeiten, wie Ihre Arbeitsplatzbeschreibung aussieht und welche Pflichten Sie im Einzelnen zu erledigen haben. Einige Tätigkeiten fallen allerdings in fast allen Sekretariaten an. Und sie sind hier auch gut aufgehoben, geht es doch oft um Tätigkeiten, die ein hohes Maß an Übersicht erfordern, die für das ganze Unternehmen oder zumindest die ganze Abteilung gleich organisiert sein sollen und die eine stete Kontrolle erfordern. Die Organisation der Ablage beispielsweise sollte einheitlichen Regeln gehorchen, damit jeder alle Unterlagen immer findet. Die Planung von Meetings sollte zentral erfolgen, um Überschneidungen zu verhindern etc.

Damit gehören solche Tätigkeiten in den Aufgabenbereich einer Stabsstelle, wie es das Sekretariat meist darstellt. Hier laufen die Fäden zusammen, hier wird alles nach einem einheitlichen System sortiert. Eine gute Organisation wirkt wie ein Schmiermittel auf alle Abläufe im Unternehmen: Jeder kann problemlos auf Informationen zugreifen, Aufgaben sind eindeutig zugeordnet und Vorgaben werden eingehalten. Der Zeitverschwendung an den verschiedensten Stellen wird vorgebeugt. Schon kleine organisatorische Verbesserungen können einen großen Effekt auf die Wirtschaftlichkeit in einem Unternehmen haben.

Organisatorische Aufgaben rund um Ablage und Co. stellen natürlich einen Kernbereich Ihres Arbeitsgebiets. Was noch alles dazu gehört, lesen Sie in unserer Rubrik Büroorganisation.

Wir haben für Sie zahlreiche Beiträge, Tipps und Checklisten rund um die Organisation verfasst, mit denen Sie Ihre eigenen Aufgaben, aber auch die Abläufe in Ihrer Abteilung oder Ihrem Unternehmen optimal im Griff behalten.

Ablage und Dokumentenmanagement: Ihre Basis für eine optimale Organisation

Die Aufgabe, die Ablage von Unterlagen zu organisieren, wird immer ein wenig belächelt. Dabei ist ein perfektes, funktionierendes Dokumentenmanagement unverzichtbar für den Erfolg eines Unternehmens. In unserer Rubrik Ablage finden Sie viele wertvolle und praxiserprobte Tipps, wie Sie Ordnung und Übersicht in Ihre Dokumentenstruktur bringen, welches Ablagesystem in welchen Fällen sinnvoll ist und wann Sie zu welchem Ordner greifen sollten.

Die Organisation effektiver Meetings

Zu lang, zu ineffektiv, überflüssig – Meetings und Besprechungen sind in vielen Unternehmen bei den Mitarbeitern unbeliebt. Gleichzeitig sind sie aber oft auch unverzichtbar, um die Kommunikation und den Informationsfluss innerhalb einer Abteilung aufrecht zu erhalten, Projektfortschritte und auch Schwierigkeiten zu besprechen und gemeinsame Aufgaben zu bewältigen. Die Organisation eines Meetings liegt oft in Ihren Händen als Sekretärin. Und damit können Sie sehr viel zum Erfolg des Treffens beitragen: Von der Vorbereitung bis zur Kontrolle der Ergebnisse gibt es zahlreiche Stellschrauben, wie Sie aus dem Zeitgrab einen echten Motor für die Zusammenarbeit machen können. Wir haben Ihnen in unserer Rubrik Meetings eine Vielzahl an nützlichen Beiträgen und Arbeitshilfen zusammengestellt, mit denen Sie sie zum Erfolg führen.

Aufgaben und Termine im Griff

Eine Kernaufgabe im Bereich Organisation ist es, alle Aufgaben und Termine stets im Blick zu behalten und ihre Erledigung voranzutreiben. Und bei Ihnen als Sekretärin betrifft die Koordination nicht nur Ihre eigenen Vorgaben, sondern zudem noch die Aufgaben und Termine Ihres Chefs oder, wenn Sie als Team- bzw.  Projektmanagementassistentin tätig sind, auch noch die der anderen Teammitglieder und des Projektverlaufs. Angesichts der Flut an Informationen, Anfragen und Terminwünsche, die auf dem Schreibtisch einer Sekretärin landet, keine leichte Aufgabe. Mit den Beiträgen und Arbeitshilfen in unserer Rubrik Aufgaben und Termine unterstützen für Sie dabei, hier den Überblick zu behalten und Schritt für Schritt alle anfallenden Verpflichtungen abzuarbeiten.

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