Chefentlastung: Optimieren Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem Chef

Arbeitshilfen für die Chefentlastung
© BartekSzewczyk / Thinkstock.de

Ihre wichtigste Aufgabe als Sekretärin ist die Chefentlastung. Sie sorgen dafür, dass alles läuft, ohne dass sich Ihr Chef selbst um die vielen alltäglichen Aufgaben kümmern muss. Und dabei geht es ganz sicher nicht nur darum, den Besprechungsraum vorzubereiten oder einen Brief zu schreiben. Im Gegenteil: Je höher Ihr Chef in der Unternehmenshierachie aufsteigt, desto anspruchsvoller werden auch Ihre Tätigkeiten als seine Assistentin. Chefentlastung heißt dann, dass Sie sich bestens mit Controlling-Tools und anderen BWL-Themen auskennen müssen, dass Sie im Auftrag Ihres Chefs Aufgaben an Kollegen delegieren und dass von Ihnen vorausschauendes, unternehmerisches Denken und Handeln gefordert ist. Mit Ihrer Arbeit sorgen Sie dafür, dass er (oder auch sie, denn natürlich gibt es jede Menge Chefinnen in deutschen Unternehmen) sich den eigenen strategischen Aufgaben widmen kann. Er (oder sie) plant, Sie als Assistentin übernehmen dann häufig die Umsetzung in die Praxis.

Die Jobbezeichnungen für diese anspruchsvolle Positionen sind dann auch häufig „Chefsekretärin“, „Chefassistentin“ oder „Managementassistentin“. Oft ist auch die Rede von der „Co-Managerin“. Innerhalb des Unternehmens nehmen Sie oft eine Stabsstelle ein und sind nicht einer einzelnen Abteilung zugeordnet.

Welche Aufgaben zur Chefentlastung gehören, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Daneben gibt es viele weitere typische Arbeiten in einem Sekretariat, von Korrespondenz über Bewerbermanagement bis zur Verwaltung von Ablage und Archiv. Näheres dazu lesen Sie in unserer Rubrik Büroorganisation.

Werden Sie zum Dreamteam mit Ihrem Chef, um ihn zu entlasten

Lesen Sie die Berichte von erfahrenen Chefsekretärinnen:

Optimale Chefentlastung funktioniert nur im Team. Sie als Sekretärin müssen wissen, was Ihr Vorgesetzter von Ihnen erwartet. Und Ihr Chef wiederum muss Sie mit allen notwendigen Informationen ausstatten, damit Sie diese Erwartungen auch erfüllen können. Das funktioniert nur mit perfekter Kommunikation. Gleiches gilt für Ihre Kompetenzen – je nach Aufgabe brauchen Sie Befugnisse, um als Assistenz handlungsfähig zu sein, das kann vom Zugriff auf die E-Mails Ihres Vorgesetzten bis hin zur Weisungsbefugnis für Kollegen reichen.

Dass Sie als Sekretärin eine besondere Vertrauensstellung innehaben, wird an dieser Stelle besonders deutlich. Ihr Chef baut darauf, dass Sie die Projekte, die er an Sie überträgt, in seinem Sinne, pünktlich und sorgfältig erledigen. Das erwartet er sicherlich auch von allen anderen Kollegen, aber da Sie als sein Sprachrohr auftreten und er von Ihrer Zuarbeit oft in weit größerem Maße abhängt, geht dieses Vertrauen tiefer als normal. Von Ihnen wird unbedingte Loyalität erwartet.

Voraussetzung für effektive Chefentlastung: gute Kommunikation

Damit die Zusammenarbeit im Office rundläuft, sind eine perfekte Kommunikation und ein steter Informationsfluss das A und O. Und das in alle Richtungen, also sowohl zwischen Ihnen und Ihrem Vorgesetzten wie auch mit direkten Kollegen und Assistentinnen anderer Führungskräfte.

Nutzen Sie alle Möglichkeiten, um mit Ihrem Chef im Gespräch zu bleiben, unterstützen Sie ihn in seinen Entscheidungen und sorgen Sie dafür, dass er vor Kunden, Mitarbeitern und seinen eigenen Vorgesetzten gut dasteht. Berechtigte und konstruktive Kritik dürfen Sie natürlich üben, aber nie vor Dritten. Ihre Aufgabe ist es, Ihrem Chef einen glänzenden Auftritt zu ermöglichen. Das ist nicht immer einfach, hier brauchen Sie viel Fingerspitzengefühl.

Voraussetzung für effektive Chefentlastung: BWL-Wissen

Auf Managementebene beschäftigt sich Ihr Chef vor allem mit betriebswirtschaftlichen Fragen. Meist gilt es, Umsatz- und Absatzzahlen zu kontrollieren, neue Märkte zu finden und zu erschließen, die Produktentwicklung strategisch an der langfristigen Nachfrage zu orientieren usw. Um Ihren Vorgesetzten bei diesen Aufgaben zu unterstützen und zu entlasten, müssen Sie also ein gehöriges Maß an Wissen in diesen Bereichen mitbringen. Mit BWL, Unternehmenskennzahlen, Controlling und Marktforschungsergebnisse sollten Sie sozusagen auf Du und Du sein!

Wichtige Arbeitshilfen zum Thema:

Mit der Sandwichposition klarkommen

Als Assistentin stecken Sie typischerweise in einer Sandwichposition zwischen der Chefebene und der Mitarbeiterebene. Natürlich sind die Kollegin, gehen mit anderen Mitarbeitern in die Kantine oder treffen sich gelegentlich nach Feierabend, um den Tag gemeinsam ausklingen zu lassen. Gleichzeitig bringt es Ihre Assistenzposition mit sich, dass Sie viele Informationen aus der Geschäftsführungsebene bekommen, die nicht für andere (Mitarbeiter-)Ohren gedacht sind. Geheimhaltung ist ein wichtiges Thema im Chefsekretariat. Das kann das Verhältnis zu und die Kommunikation mit den Kollegen stark beeinträchtigen. Hinzu kommt, dass Sie oftmals Aufgaben, auch ungeliebte, im Auftrag Ihres Chef delegieren müssen – und dass ohne die entsprechende hierarchische Position zu besitzen. Auch das ist Teil der geforderten Chefentlastung. Je bewusster Sie mit diesem Umstand umgehen, desto weniger Schwierigkeiten werden Sie mit Ihrer Doppelrolle haben.

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