PowerPoint: Gestaltung von Diagrammen

Kaum eine Powerpoint-Präsentation kommt ohne Diagramme aus. Ihre Gestaltung ist für das Verständnis der Inhalte der Präsentation oft entscheidend. Zahlen und Daten sind wichtiger Bestandteil von PowerPoint-Folien. Sie zeigen wichtige Kennzahlen, Vergleiche, Anteile, Entwicklungen und was man noch alles darstellen kann – meist mit Hilfe von Diagrammen.

Im Ranking auf den ersten drei Plätzen finden wir: das Säulen- oder Balkendiagramm, das Tortendiagramm, gefolgt vom Liniendiagramm. (Quelle: Exit Eleven)

11 Grundregeln für die klare Gestaltung von Diagrammen

Diagramm ist nicht gleich Diagramm und oft blickt man auf unverständliche Zahlenreihen sowie Chart-Darstellungen. Manchmal sind diese unpassend visualisiert, machen das Verstehen komplizierter statt einfacher und sind mit vielen unnötigen Elementen versehen.

Wir haben ein paar Basics zusammengetragen, die für die Gestaltung Ihrer nächsten Charts sehr hilfreich sein werden. Es sind genau elf Grundregeln, die sich hier bei EXIT ELEVEN im Laufe der Zeit herauskristallisiert haben.

1. Nutzen Sie Gewohnheiten

Anhand dieser drei Screenshots wird deutlich, wie man bei der Gestaltung von Diagrammen die Sehgewohnheiten nutzen kann und dem Betrachter das Lesen von Diagrammen erleichtert:

Die untenstehenden Säulendiagramme sehen auf den ersten Blick nicht schlecht aus. Im linken Diagramm sind die Säulen kontinuierlich ansteigend, das mittlere Liniendiagramm ist gut zu erkennen und im rechten ist die vierte Säule besonders hervorgehoben.

Aber: Um das Erscheinungsbild links zu erhalten, ist bei der die Achsenbeschriftung und zugleich die logische Reihenfolge in X-Richtung verändert worden. In der Mitte schlagen wir die numerische Lesegewohnheit in Zweierschritten vor. Im rechten ist die Farbe der herausragende Aspekt: Rot und Grün haben die eindeutigste Zuordnung, positiv und negativ. Hier könnte Rot als negativer Wert interpretiert werden. Man wollte allerdings die vierte Säule nur durch das Rot besonders hervorheben, natürlich ohne die Bedeutung zu verändern.

Die Leserichtung ist fast schon selbstverständlich, aber eine ebenso fundamentale Gewohnheit, Charts oder sogar komplette Folien zu „lesen“.

2. Vermeiden Sie Schattierungen

Schatten sind trendy und modern, können Darstellungen allerdings auch verzerren. So wie unter Umständen ein dunkler Schatten, der an einer dunklen Säule nach oben rechts läuft, den eigentlichen Wert verändern kann.

Ausnahme: Wenn Sie partout Schatten einsetzen müssen, weil Sie zu den Gestaltungsrichtlinien Ihres Unternehmens gehören, dann finden Sie eine Ausrichtung der Schatten, die Ihre Charts nicht verändert, zum Beispiel für die Säulen oben einen abgesofteten Schatten nach unten rechts.

3. Umrandungen brauchen Sie nicht unbedingt

Linien unterstützen Diagramme in verschiedenen Formen: Achsen, Hilfslinien und Gitter bzw. Hintergrundraster. Manche Diagrammflächen sind in Präsentationen zusätzlich mit Rahmen umfasst. Verzichten Sie an dieser Stelle auf eine Umrandung, weil mit der Verwendung von zu vielen Linien Ihr Auge die einzelnen Elemente nicht mehr eindeutig unterscheiden oder zuordnen kann. Für das Highlighten (Präsentationssprache für „Hervorheben“) eines Wertes nutzen Sie wie im rechten Beispiel eine farbige Einrahmung in gezeigter Form:

4. Lassen Sie Ihre Charts harmonisch wirken

Zugegeben: Für eine harmonisch wirkende Gestaltung von Folien oder Diagrammen benötigt man „das gewisse Händchen dafür“ oder eben „das geschulte Auge, um diese beurteilen zu können“. Deshalb möchten wir mit dem folgenden Beispiel für dieses Thema sensibilisieren. Fest steht: Man kann so gestalten, dass etwas harmonisch, passend und angenehm wirkt.

Links sind die Säulen zu weit auseinander und die Trendlinie wirkt zu dick. Rechts ist der Abstand der Säulen so gewählt, dass man „durch diese nicht hindurch schauen“ kann. Die Trendlinie wirkt hier eher als Linie und nicht als wuchtige Fläche:

Tipp: Legen Sie Gitter- oder Hilfslinien in mittlerem Grau an, damit diese nur sekundär wirken und nicht zu sehr ins Auge stechen.

5. Nicht zu viele Daten auf einmal

Überfrachten Sie Ihr Publikum nicht mit einem vollgestopften Diagramm. Dies kann bei der Darstellung von Datenreihen leicht passieren, weil man sich innerhalb der Datengruppen zusätzlich orientieren muss. Als Faustformel empfehlen wir hier: maximal 4×4.

6. Positiv und negativ eindeutig darstellen

Wie unter Punkt 1 schon mit dem Aspekt Rot und Grün angesprochen, gibt es natürlich auch die formale Darstellung von negativ und positiv: links und rechts. Nutzen Sie hierfür ein Balkendiagramm. Ob die Achse zentriert auf der Folie sitzt, ist hier nicht entscheidend, da die Ausrichtung links-rechts / negativ-positiv die Hauptaussage unterstützt. „Nicht zentriert“ in der linken Abbildung wirkt optisch ausgewogener.

7. Legenden und Auszeichnungen nicht immer beiläufig

Häufig findet man Legenden und Auszeichnungen unterhalb der Diagramme, in 8 pt kaum zu erkennen. Wenn diese wirklich nur nebensächliche Texte sind, dann mag das in Ordnung sein. Allerdings könnte man sich dann auch die Frage stellen, ob man diese Informationen nicht auch ganz weglassen kann? Wenn Legenden und Auszeichnungen zum besseren und schnelleren Verständnis des Diagramms notwendig sind, dann sollten diese deutlich und leicht zu lesen sein. Diese können gerne an zentraler Stelle platziert werden.

8. Die Richtung beim Tortendiagramm

Legen Sie die Teilstücke Ihres Tortendiagrammes nicht willkürlich an. Beginnen Sie bei 12 Uhr und verteilen von dort aus die Anteile nach unten, indem Sie die größten nach oben setzen:

9. Diagrammflächen einer Torte hervorheben

Es ist nicht unbedingt erforderlich, bei der Gestaltung von Diagrammen das komplette Farbspektrum aufzutischen. Lenken Sie mit Farben ganz gezielt das Auge des Betrachters, ohne zu verwirren. Mit vielen Farben könnten Sie eher verwirren. Sie sehen, dass man selbst mit Grau und Schwarz Unterscheidungen deutlich genug visualisieren kann. Lösen Sie sich von der Vorstellung, dass jedes Tortenstück (oder jede Säule oder jeder Balken) mit einer anderen Farbe versehen werden muss. Eine Ausnahme gibt es: Wenn Sie von der ersten Folie an für ausgewählte Farben spezielle Bezeichnungen definiert haben, dann sollten Sie dieses natürlich kontinuierlich in der gesamten Präsentation auch so beibehalten.

Diagrammflächen einer Torte hervorheben

Im rechten unteren Screenshot ist der hervorgehobene Teil abgelöst. Wenn dies nicht eine tiefer gehende Bedeutung hat, wie zum Beispiel das „Outsourcen einer Abteilung“, können Sie auf diesen Effekt verzichten.

10. Schneiden Sie keine Achsen ab

Sind Sie sich im Klaren, dass Ihr Diagramm mit dem Abschneiden von Achsen nicht nur Platz spart, sondern auch eine ganz andere Bedeutung bekommen kann? Zum Beispiel links unten: Hier ist C doppelt so viel wie A, was aber in Wirklichkeit gar nicht der Fall ist.

11. Stichhaltige Beschriftung von Diagrammen

Nicht zuletzt können Sie bereits mit einer eindeutigen Beschriftung Ihres Diagramms beim Betrachter für ein besseres Verständnis sorgen. Vermeiden Sie sogenannte Füllwörter. Hier ein paar Beispiele:

Beispiele

Stellen Sie sich zum Schluss doch einmal die Frage, ob Sie Beschriftungen, Legenden und Auszeichnungen, die nicht eindeutig zum besseren Verständnis des Charts beitragen, bei der Gestaltung von Diagrammen einfach weglassen können.

Ein Gedanke aus dem Leben einer Präsentationsagentur: Ist Ihnen auch schon mal aufgefallen, dass die Begriffe Chart und Folie oft in einer Bedeutung verwendet werden? Präsentationsfolien werden oft als PowerPoint-Charts bezeichnet. Eigentlich ist im Englischen ein „chart“ eine Tabelle, eine Aufzeichnung, eine Grafik oder ein Schaubild. Diagramme sind Charts und keine Präsentationsfolien. Es könnte ja sein, dass ein Chef nur ein schlichtes Diagramm und keine komplett gestaltete Folie benötigt …

Viel Freude also beim Gestalten Ihrer nächsten Charts!