Tools fürs Aufgaben- und Terminmanagement

Die Zeiten, in denen Sie als Sekretärin und Assistentin Ihre Aufgaben, Termine und Ideen auf Papier kritzeln mussten, sind endgültig vorbei. Anstelle der oft mühsamen Zettelwirtschaft gibt es heute kleine aber feine Programme und Apps. Sie sorgen dafür, dass Sie Ihren täglichen Büro-Fahrplan nicht nur auf die Minute genau einhalten, sondern auch ordentlich straffen.

Klar, Outlook ist für die meisten Assistentinnen, Sekretärinnen und Office-Managerinnen unverzichtbar. Doch oft versteckt dieser große PC-Helfer seine hilfreichsten Funktionen in den Winkeln seiner Optionen. Mit dem Ergebnis, dass viele Anwender wie bei den meisten Office-Programmen, doch nur höchstens zehn Prozent nutzen.

Viele kleine Programme haben sich deshalb auf das Nötigste spezialisiert und bieten Ihnen mit wenigen Klicks genau die Funktionen, die Ihnen bei Ihrem täglichen Aufgaben- und Terminmanagement so viel wertvolle Zeit und Mühe sparen. Der Trick: Diese Organizer-Programme sind in ihren Basis-Funktionen kostenlos und bündeln alle Vorteile aus Kalender, Terminplaner, Kontakt- und Notizverwaltung sowie Erinnerungs-Helfer.

Schnell, einfach und kostenlos: Das sind derzeit die interessantesten Terminplaner-Programme

• EssentialPIM Free: der zuverlässige PIM-Manager
  Wie ein Personal Information Manager (PIM) bietet Ihnen dieses sehr bedienerfreundliche Programm die wichtigsten Funktionen, mit denen Sie Ihr Office einfach und schnell organisieren: “EssentialPIM Free” ist Adressverwaltung und Terminplaner in einem und unterstützt Sie zudem beim Empfangen und Versenden von E-Mails und der Verwaltung von Aufgaben, Notizen und Passwörtern.
• PTBSync: pünktlicher geht’s nicht
  Der Klassiker unter der Kalendersoftware eignet sich besonders gut für jeden, der gern akkurat nach der Uhr geht. Denn “PTBSync” synchronisiert Ihre Systemzeit auf eine Fünfzigstel-Sekunde genau mit der Atomuhr in Braunschweig und zeigt, wenn Sie möchten, auf einer großen Desktop-Uhr, wie es um Ihre Termine in sämtlichen für Sie interessanten Zeitzonen steht. Wie ein überpünktlicher Wecker erinnert Sie das Programm wahlweise visuell und/oder per Alarmton an Termine und Abgaben.
• Kalenderchen: passt sogar in die Handtasche
  Schnörkellos und sehr praktisch ist “Kalenderchen”, der kleine aber feine Terminkalender für PC, Smartphones und Tablets für Android. Als fester Teil Ihres Desktop-Hintergrunds haben Sie Ihren Terminkalender jederzeit für die schnelle Verwaltung und Eingabe von Notizen vor Augen. Extra praktisch: Das Programm lässt sich fest installieren oder “tragbar” in der portablen Form auf den USB-Stick ziehen. So können Sie Ihre Terminverwaltung buchstäblich überall hintragen.
• Desk-Timer: einfach schön
  Mit dem “Desk-Timer” haben Sie alles auf dem Bildschirm, was Sie für die unkomplizierte Terminplanung benötigen. Als schönes Extra visualisiert die Software Ihre Termine mit individuellen Hintergrundbildern. Bei jedem Neustart und jeder Änderung generiert das Programm ein neues individuelles Wallpaper mit Kalender, Terminplaner und Erinnerungen. Neben Ihren Kalendereinträgen und Aufgaben holt es auch Geburtstage, Urlaube und eigene Notizen auf Ihren Desktop und erinnert akustisch an baldige Ereignisse. Zudem verschickt das Programm nach Ihren Vorgaben automatisch E-Mails und startet selbstständig ganze Programme.

Diese Freeware-Programme straffen Ihre To-do-Listen und erleichtern Ihre Aufgabenverwaltung:

• Microsoft To Do (früher Wunderlist): das vielleicht beliebteste To-do-Listen-Programm
  Beruflich wie privat: Tagesplaner, To-do-Liste online verwalten, Teilen leicht gemacht, Aufgaben einfacher managen: Mit diesem Programm organisieren Sie eine reibungslose Zusammenarbeit.
• Evernote: bündelt und organisiert Info-Schnipsel
  In allen Ecken und Enden Ihres Rechners verstecken sich viele kleine Notizen und Info-Schnipsel, die Sie für neue Projekte dringend benötigen? Der Klassiker unter der Aufgabenverwaltungssoftware findet, speichert, kategorisiert und löscht alle Notizen, Bilder, Grafiken, Adressen und To-do-Listen ganz nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen. Natürlich können Sie Ihre Listen mit anderen teilen und im Programm darüber chatten.
• ToDoList: einfach und praktisch
  Mit dieser praktischen Software für Vielbeschäftigte verzetteln Sie sich auch bei vielen Aufgaben, Spontan-Terminen und Zusatz-Aufträgen nicht. Geben Sie Ihren Aufgaben und Abgaben unterschiedliche Prioritäten und Fälligkeitsdaten, behalten Sie Projektfortschritte im Blick, sortieren und filtern Sie dank der großen Auswahl an Tasklisten nach Ihren Wunsch-Kriterien. Dabei können Sie auf Ihre To-do-Listen nicht nur auf Ihrem Rechner, sondern auch auf bis zu 15 weiteren Plattformen und mobilen Endgeräten zugreifen.
• Efficient To-Do List Free: Macht selbst lange To-do-Listen erträglich
  Dieses kleine Programm erleichtert Ihnen das Verwalten Ihrer Aufgaben spürbar. Notieren Sie alle Aufgaben mit Start- und Fälligkeitsdatum. Wie in Outlook können Sie jede Aufgabe mit Status versehen, also vermerken, wie weit die Erledigung fortgeschritten ist. Die praktische Filterfunktion erleichtert Ihnen das Abarbeiten besonders langer To-do-Listen. Eine Alarmfunktion erinnert Sie an bevorstehende Fristenden und Abgaben.
• Zenkit: Mischung aus Kanban-Board, Mind Map, Tabelle, Kalender oder Aufgabenliste
  Die Zenkit-Nutzer können Ihre Projekte in einem Kanban Board, Mind Map, Tabelle, Kalender oder eine Aufgabenliste bearbeiten. So hat man in jeder Phase des Projektes immer das passende Tool zur Hand. Alle Tools greifen dabei auf die gleichen Daten zu. Noch 2018 will Zenkit ein Gantt-Chart als weitere Ansicht ausliefern. Das Tool ist bis zu 5 Nutzern kostenlos. Da es ein deutsches Startup ist und in Deutschland hostet, können sie auch in Sachen Datenschutz ganz oben mitspielen.