Dokumente verteilen und gemeinsam arbeiten mit SharePoint

Mit einem SharePoint-Server nutzen Sie Dokumente und Nachrichten gemeinsam mit anderen und stellen Prozesse übersichtlich und transparent dar.

Damit können Sie die E-Mail-Flut eindämmen, da alle Dokumente mit ihrer Historie an einer Stelle abgelegt werden. Personen, die erst später einem Arbeitsgebiet beitreten, können die vorausgegangenen Diskussionen anhand der abgelegten Dokumente und Newsbeiträge nachvollziehen. Über Mitteilungen sprechen Sie alle Interessierten an und informieren sie über neue Dokumente.

HINWEIS
SharePoint-Websites sehen sehr unterschiedlich aus und sind für die unterschiedlichsten Funktionen eingerichtet. Es gibt die Versionen ab dem SharePoint Server 2010 bis zur aktuellsten Version SharePoint Online. Sie haben die Basiselemente Bibliotheken, Listen und News gemeinsam, dazu kommen Kalender, Aufgabenlisten, Links zu Planungstools, Notizbücher, Wikiseiten und Apps.

In diesem Artikel wurde eine SharePoint-Online- Version verwendet. Deshalb können die Screenshots ein bisschen anders aussehen als auf SharePoint- Server-Seiten, die in Ihrer Firma gehostet werden.

Sharepoint: Arbeiten mit einer Website

In der waagerechten Navigation ganz oben stehen häufig Links zu anderen Websites, die zu Ihrem Unternehmen gehören. In der senkrechten Navigation links finden Sie die Eintrage der Elemente der aktuellen Teamwebsite. Die Navigation wird vom SharePoint-Besitzer (Owner) eingerichtet und sollte die Themen und Funktionen abdecken, die Sie mit Ihrem Team abgesprochen haben. Befinden sich mehrere Elemente wie Zeitachsen, Kalender, Listen oder Bibliotheken auf der Startseite, reicht ein Doppelklick auf den Titel oder in die linke Navigation, um das Element allein auf eine Browserseite zu holen.

So finden Sie alle Befehle

Oberhalb der Bibliotheken und Listen gibt es Zeilen mit den wichtigsten Befehlen wie:

Neueinen neuen Unterordner oder eine Datei anlegen
HochladenDokumente aus dem Festplatten-Dateisystem hochladen
Schnell bearbeitenwandelt die Dateiliste in eine Tabelle um, in der Sie in einigen der angezeigten Spalten Änderungen vornehmen können, zum Beispiel
Kategorien oder Stichwörter ergänzen
Nach Excel exportierenexportiert den Inhalt der Bibliothek oder eine Liste in eine Excel-Tabelle
PowerApps und Flows(Je nach Version) bieten sie Möglichkeiten, Inhalte der Liste weiter zu verarbeiten.
. . .Die drei Punkte bedeuten, dass es noch weitere Aktionen gibt.
Mich benachrichtigenSie legen fest, wann und wie oft Sie über Änderungen in der Bibliothek informiert werden möchten.

Neben den Dokumenten

Die Symbole „Freigeben“ und „Aktionen anzeigen“ beinhalten mehrere Funktionen, die sich auf die ausgewählte Datei beziehen. Die Aktionsliste erweitern Sie mit einem Klick auf „Mehr“. Klicken Sie auf „Details anzeigen“, wenn nicht alle Eigenschaften angezeigt werden. Details werden im neuen Layout als Arbeitsbereich auf der rechten Seite dargestellt. Schließen Sie es durch Klick auf das i-Symbol .

Auf einer Website nach Dokumenten suchen

Befinden Sie sich auf Ihrer Startseite von Office 365, liegt das Suchfeld in der Mitte im obersten App-Band. Damit durchsuchen Sie alle Dokumente in OneDrive, in OneNote, alle E-Mails und alle SharePoint-Sites, zu denen Sie mindestens lesenden Zugriff haben.

Sind Sie auf einer der Seiten in SharePoint, steht das Suchfeld in der Regel oben links. In dieser Suche werden nur die auf dem SharePoint gespeicherten Dokumente durchsucht.

Bild 1: Suche in SharePoint-Dokumenten

Ihr Suchfeld kann sich auch in der oberen Navigationsleiste ganz rechts befinden, wenn Ihre Webseite abweichend von Microsoft Standard eingerichtet und bei der aktuellen Umstellung auf ein modernes Design nicht berücksichtigt wurde. Tragen Sie Ihr Suchwort ein und begrenzen Sie Ihre Suche mithilfe der App und des Filtersymbols. Sie finden das Symbol, wenn Sie in der Ergebnisliste auf „Weitere Ergebnisse“ klicken.

Wenn Sie das gesuchte Dokument nicht eindeutig identifizieren können, genügt ein Klick an den unteren Rand des angezeigten Felds. Hier finden Sie weitere Informationen oder eine Minigrafik als Vorschau.

Bild 2: Suchergebnisse identifizieren

Öffnen Sie anschließend die gefundenen Dokumente entweder in der Browserversion von Office 365 oder in der Vollversion.

Arbeiten mit Bibliotheken

Eine Bibliothek ist eine in Tabellenform angelegte Auflistung. Darin können Dokumente und Ordner angelegt werden, wenn der Websitebesitzer Letzteres zugelassen hat. In Dokumentenmanagementsystemen werden Ordner durch Kategorien und Schlagwörter ersetzt, damit Sie Dokumente auch dann finden, wenn Sie sie eigentlich in einem anderen Ordner untergebracht hatten. Es gibt Dokumenten- und Bildbibliotheken, die auch Miniaturen der Bilder anzeigen.

Bestehendes Dokument hinzufügen

Sie haben das Dokument auf Ihrem Desktop oder im Dateisystem auf dem Server gespeichert? Das Dokument ist ein Anhang in einer E-Mail? Dann ziehen Sie es mit der gedrückten linken Maustaste in die Bibliothek. Im Anschluss werden Sie aufgefordert, Kategorien oder Schlagwörter festzulegen.

Neues Dokument speichern

Sie wollen ein neues Word-Dokument in der Bibliothek speichern? Haben Sie in der gewünschten Bibliothek schon einmal ein Schriftstück direkt gespeichert, steht sie Ihnen bei „Speichern unter“ zur Auswahl bereit. Wenn nicht, müssen Sie den Server, die Website und die Bibliotheken der Word-Anwendung miteinander bekannt machen. Klicken Sie im „Speichern unter“- Menü auf „Durchsuchen“. Geben Sie die Webadresse Ihres SharePoint-Servers und der Bibliothek ein. Lassen Sie sich gegebenenfalls vom Administrator der SharePoint-Websitesammlung helfen.

Dokument direkt in der Bibliothek anlegen

Sie wollen ein Dokument ohne Zwischenspeichern in einer Bibliothek anlegen? Klicken Sie in dieser Bibliothek auf „Neu“ und wählen Sie das Programm aus. Dann öffnet sich die Vorlage oder ein leeres Dokument in einer neuen Registerkarte Ihres Browsers. Das Dokument wird automatisch gespeichert. Klicken Sie in den Titel „Dokument1“ und schreiben Sie den Dokumenttitel hinein. Das Browsermenü enthält die wichtigsten Word-Befehle, mit denen Sie in der Regel das Schreiben fertigstellen können. Ein Klick auf „In Desktop-Ansicht öffnen“ öffnet die Word-Anwendung auf Ihrem Rechner. Zum Speichern verwenden Sie das „Speichern und Aktualisieren“-Symbol .

Um die häufigsten Briefvorlagen sofort zur Auswahl zu haben, verwenden Sie den Menüpunkt „Vorlage hinzufügen“. Passen Sie das Menü mit der Aktion „Menü ,Neu‘ bearbeiten“ an.

PRAXIS-TIPP
Erstellen Sie keine Ordner in Ihren Bibliotheken, sondern legen Sie in zusätzlichen Spalten Eigenschaften Ihrer Dokumente fest. So vermeiden Sie, dass Sie ein Dokument nicht finden, weil es in einem falschen oder nicht vermuteten Ordner liegt.

Ein Dokument aus einer Bibliothek bearbeiten

Unterscheiden Sie, ob Dokumente aus einer Bibliothek zum Bearbeiten aus- und wieder eingecheckt werden müssen oder nicht. Der Besitzer der Bibliothek legt beim Erstellen fest, ob dieser Schutzmechanismus gilt. Das Aus- und Einchecken verhindert, dass mehrere Personen die Datei bearbeiten und einander behindern. Bearbeiten Sie ein Dokument außerhalb von SharePoint, sollten Sie es in der Zwischenzeit vor der Bearbeitung durch andere schützen, es also auschecken. Klicken Sie dafür auf die drei Punkte neben dem Dokument. In der folgenden Anzeige gibt es neben „Öffnen“ und „Freigeben“ drei Punkte, damit öffnen Sie ein weiteres Menü. Am Ende, meist zusammengefasst mit „Erweitert“, finden sich die Befehle „Auschecken“, später „Einchecken“ und „Auschecken verwerfen“, wenn die Änderungen nicht gespeichert werden sollen. Das Dokumentsymbol hat jetzt einen kleinen grünen Pfeil, in der Kachelansicht einen roten.

Bild 3: Aus- und Einchecken von Dokumenten

Klicken Sie auf „In Word öffnen“. Arbeiten Sie im Dokument Ihre Änderungen ein und speichern Sie es mit einem Klick auf das Symbol „Speichern“ mit den Synchronisierungspfeilen. So checken Sie das Dokument wieder ein: Beim Schließen der Datei werden Sie an das Einchecken erinnert. Sind Sie fertig, bestätigen Sie mit „Ja“.

Bild 4: An das Einchecken werden Sie erinnert

Verwenden Sie Excel Online oder Word Online, können Sie Dokumente bearbeiten und sogar beobachten, was andere in diesem Dokument machen. Dazu gibt es noch die Kommentarfunktion, mit der Sie parallel mit den anderen Bearbeitern chatten können.

Versionierung von Dokumenten

Für Ihre Bibliothek kann die Versionierung freigeschaltet sein. Sie benötigen dann keine Versionskennzeichnung im Dateinamen mehr.

Eine Hauptversion ist meist eine Version, die an Personen außerhalb des Teams weitergegeben wird. Sie entsteht automatisch, wenn Sie einen Arbeitsstand veröffentlichen. Nebenversionen stellen Korrekturen oder Erweiterungen und Überarbeitungen innerhalb eines Teams dar und entstehen durch einfaches Aktualisieren der gespeicherten Datei.

Eine Datei veröffentlichen, für Besucher lesbar machen

Wählen Sie in der Bibliothek mit der rechten Maustaste das Drei-Punkte-Symbol aus, dann im aufklappenden Kontextmenü „Mehr“ und „Veröffentlichen“. Im folgenden Dialogfeld können Sie noch einen Kommentar zur entstehenden Hauptversion eintragen.

Wiederherstellen einer vorherigen Version

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument und suchen Sie im Kontextmenü nach „Versionsverlauf“. Wählen Sie die wiederherzustellende Version aus und klicken Sie auf „Wiederherstellen“. Die vorige Version erhält eine neue fortlaufende Versionsnummer und kann nun von Ihnen geöffnet werden.

Bild 6: Versionsverlauf anzeigen lassen

Dokumenteigenschaften in der Bibliothek anzeigen und neue erstellen

Die Bibliotheksstandardansichten in SharePoint wählen Sie rechts oben im Aktionsmenü aus. Die „Kompakte Liste“ hat keine Zwischenlinien und geringere Abstände zwischen den Zeilen, bei den „Kacheln“ sehen Sie die Miniaturansichten Ihrer Dokumente.

Bild 7: Ansichten festlegen

Wählen Sie „Aktuelle Ansicht bearbeiten“. Auf der folgenden Seite sehen Sie alle verfügbaren Informationsspalten zum Dokument. Klicken Sie zum Beispiel „Version und Kommentar zum Einchecken“ an und speichern Sie die Einstellung mit „OK“. Dann klicken Sie im Aktionsmenü auf „Aktuelle Ansicht speichern“ und vergeben einen neuen Namen, etwa „Alle Dokumente, mit Version“. Ab sofort haben Sie zwei Ansichten, von denen Sie eine als Standard festlegen können. Unter „Aktuelle Ansicht formatieren“ verbirgt sich die Option, helle und dunkle Streifen in den Listen anzeigen zu lassen.

Dateien mit dem Filter suchen

Sie suchen nach dem Anschreiben, das Sie einem Kunden in den letzten Wochen geschrieben haben, und erinnern sich, dass Sie die Kurzbriefvorlage verwendet haben? Klicken Sie in der Bibliothek auf das Filtersymbol . Wählen Sie im rechten Filterbereich „Word“, den „DokumentTyp“ „Kurzbrief“, den Entstehungszeitraum per Schieberegler, die Versionsnummer usw. aus. Werden nicht alle Optionen angezeigt, klicken Sie auf „Alle anzeigen“ und „Übernehmen“.

Benutzerdefinierte Spalten für Bibliotheken erstellen

Sie finden den „DokumentTyp“ nicht? Das ist in diesem Beispiel eine benutzerdefinierte Spalte, wie es auch eine Spalte wie Projektzuordnung, Aktenzeichen und vieles mehr sein kann. An der rechten Seite jeder Bibliotheksliste können Sie eine „Spalte hinzufugen“. Passt der Freitext in eine „einzelne Zeile“, wählen Sie dies. Sollte es besser eine Auswahlliste geben, um Schreibfehler zu vermeiden, wählen Sie „Auswahl“. Vergeben Sie einen Spaltennamen wie „DokumentTyp“, beschreiben Sie, was Sie in dieser Spalte erwarten, und überschreiben Sie den Text im Kasten „Auswahlmöglichkeiten“ mit einem Eintrag je Zeile. Ein Häkchen bei „Kann Werte manuell hinzufugen“ ermöglicht Ihnen, neue Kategorien einzutragen.

Lassen Sie die „Mehrfachauswahl“ zu, können Sie ein Dokument mehreren Kategorien zuordnen. Sie finden es dann unter jedem der Stichworte.

Bild 8: Benutzerdefinierte Zeichen festlegen

Wie füllen Sie die neuen Spalten? Beispielsweise so: Klicken Sie, ohne ein einzelnes Dokument auszuwählen, in der Aktionsleiste auf „Schnell bearbeiten“. Ihre Liste wandelt sich in eine Tabelle um. In der jeweiligen Spalte stehen Ihnen die Auswahllisten zur Verfügung. Fügen Sie die notwendigen Informationen hinzu. Übrigens funktioniert hier das aus Excel bekannte Autoausfüllsymbol. Dokumente, die gerade bearbeitet werden, können jetzt keine neue Kategorie bekommen. Vergessen Sie nicht, die Schnellbearbeitung in der Tabellenansicht zu beenden.

Oder so: Klicken Sie an einem einzelnen Dokument im Kontextmenü auf „Details“. Im rechten Arbeitsbereich werden alle Eigenschaften je Dokument zur Eingabe angeboten. Geben Sie dort Ihre Merkmale ein. Ist das Feld mit Werten gefüllt, klicken Sie bei Bedarf mit der linken Maustaste auf den Spaltennamen, dann auf „Filtern nach“. So filtern Sie mit einem Klick auf den Auswahlbegriff und die Schaltfläche „Übernehmen“ die ganze Bibliothek. Noch schneller geht es mit dem Filtersymbol rechts in der Aktionsleiste.

Freigeben und Berechtigungen prüfen

SharePoint unterscheidet zwischen Besitzern, Bearbeitern und Besuchern. Während Besucher nur lesen können, sind Bearbeiter zur Mitwirkung berechtigt. Besitzer können Rechte vergeben und entziehen. So ist es auch möglich, eine Dokumentenbibliothek für Besucher zu sperren und nur berechtigten Personen Lese- und Schreibrechte zu erteilen.

PRAXIS-TIPP
Müssen Sie bestimmte Dokumente nur einem kleinen Kreis von Personen zuganglich machen, erstellen Sie eine neue Bibliothek. Vergeben Sie die Berechtigungen immer auf Bibliotheksebene, das verhindert sehr unüberschaubare Zugriffsrechte.

Wer kann auf der Site lesen oder schreiben?

Klicken Sie oben links in der App-Leiste auf das kleine Zahnrad. In der Liste der SharePoint-Einstellungen klicken Sie dann auf „Freigegeben für …“. Neben dem Systemkonto „Rollenmanager“ finden Sie dann alle zugelassenen Personen. Klicken Sie auf „Erweitert“, erhalten Sie die Berechtigungsgruppen und deren Berechtigungsstufen, also Vollzugriff beim „Besitzer“, Mitwirken bei den „Mitgliedern“ und Lesen bei den „Besuchern“. Für die Neuigkeiten gibt es noch die Rolle „Moderatoren“ mit erweiterten Löschrechten.

Wer kann in einer Bibliothek lesen?

Klicken Sie auf den Bibliothekstitel, damit die Bibliothek im Browserfenster angezeigt wird. Dann klicken Sie auf das Zahnrad und wählen im Arbeitsbereich am rechten Rand „Bibliothekseinstellungen“ aus.

Bild 10: Bibliothekseinstellungen auswählen
Bild 9: Berechtigungen für die Dokumentenbibliothek auswählen

Im oberen Teil rechts unterhalb von „Berechtigung und Verwaltung“ klicken Sie auf „Berechtigungen für die Dokumentbibliothek“. Dann erscheint auf der folgenden Seite ein gelber Kasten, in dem meist steht: „Berechtigungen werden von der übergeordneten Seite ererbt“. Nur in den Fällen, in denen die Bibliothek ohne Vererbung erstellt wurde, gibt es abweichende Berechtigungen. Sie können zum Beispiel hier die Besuchergruppe löschen.

Bild 13: Zugriff auf Dokument erteilenWer kann ein Dokument lesen?

Klicken Sie am Dokument mit der rechten Maustaste auf „Details“. Am rechten Arbeitsbereich steht, wer direkten Zugriff auf das Dokument hat.

Die Autorin Dr. Irina Stobbe ist promovierte Mathematikerin und Trainerin für IT-Themen, insbesondere für das MS-Office-Paket. Sie möchte zeigen, wie leistungsfähig und effektiv Standardlösungen sein können, und ihre Teilnehmer und Kunden befähigen, diese zu nutzen und anzupassen. www.steam-service-de

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