Arbeitszeugnis: Umgehen Sie Fallstricke

Arbeitszeugnis, Brille
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Als Assistentin oder Sekretärin gehört es oft zu Ihren Aufgaben, ein Arbeitszeugnis für einen ausscheidenden Mitarbeiter zu erstellen – oder ein Zwischenzeugnis, wenn der Arbeitnehmer dies wünscht. Wenn Sie diese Aufgabe häufiger erledigen, kennen Sie die Probleme, die dabei auftreten: Wahr soll das Zeugnis sein, aber gleichzeitig wohlwollend – was oft genug der Quadratur des Kreises gleichkommt. Bestimmte Formulierungen will Ihr Chef unbedingt im Zeugnis stehen haben – der Arbeitnehmer aber wittert einen Zeugniscode und wehrt sich dagegen. Sie fordern frühzeitig alle Informationen bei den Vorgesetzten ein und stellen dennoch fest, dass Stationen der beruflichen Laufbahn oder Fortbildungsmaßnahmen fehlen. Es kann also ganz schön mühselig sein, ein Arbeitszeugnis pünktlich und zu jedermanns Zufriedenheit zu erstellen. Mit einer guten Vorbereitung und den richtigen Tools wie Checklisten, Musterzeugnissen und einer perfekt geführten Personalakte aber meistern Sie auch diese Herausforderung.

Das Ausstellen von Arbeitszeugnissen gehört zum Personalmanagement. Welche weiteren Aufgaben dabei auf Sie zukommen, lesen Sie in der gleichnamigen Rubrik.

Fallstricke bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen

Um ein Arbeitszeugnis streiten sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber besonders gern, denn hier treffen oft völlig gegensätzliche Standpunkte aufeinander. Der ausscheidende Arbeitnehmer ist der Meinung, dass er tolle Leistungen erbracht hat, sein Vorgesetzter sieht das etwas anders. Da ist der Konflikt dann vorprogrammiert. Hinzu kommt, dass das Zeugnis für den Arbeitnehmer im weiteren Verlauf seines Berufslebens sehr bedeutend werden kann und dass er daher besonders genau auf Formulierungen schaut.

In die Bewertung der Arbeitsleistung werden Sie sich als Sekretärin nicht einmischen, aber andere Streitpunkte rund um das Arbeitszeugnis betreffen Ihre Arbeit durchaus. So kann Ihr Chef von Ihnen durchaus verlangen, dass Sie alle beruflichen Stationen und alle Fortbildungen vollständig auflisten können. Dann hilft Ihnen eine gut geführte Personalakte weiter. Ebenso müssen Sie in ein Arbeitszeugnis alle wesentlichen Aufgaben des ausscheidenden Kollegen aufführen. Hier ist eine Rücksprache mit dessen Vorgesetzten angebracht. Wenn der Arbeitnehmer Ihr Unternehmen nicht im Streit verlässt, können Sie ihn auch selbst um Mithilfe in diesem Punkt bitten. Er weiß am besten, was er in der Vergangenheit für Ihr Unternehmen geleistet hat. Vergessen Sie aber nicht, die Angaben noch einmal mit dem Vorgesetzten zu klären.

Berühmt-berüchtigt ist der sogenannte Geheimcode, mit dem dem Leser des Arbeitszeugnisses verschleierte Botschaften erhalten soll. So soll es beispielsweise einen Code geben, mit dem mitgeteilt wird, dass der ausscheidende Arbeitnehmer Mitglied im Betriebsrat war. Oder dass er alkoholkrank ist. Solche Informationen haben normalerweise nichts im Zeugnis verloren und darf daher auch nicht über einen Code eingefügt werden. Nichtsdestotrotz hat sich eine bestimmte Zeugnissprache etabliert, mit der der Arbeitgeber dann über bestimmte Formulierungen seine Zufriedenheit mit der Leistung des Arbeitnehmers ausdrücken kann.

Tatsächlich zählt in einem Zeugnis jedes Wort. Auch die Reihenfolge von bestimmten Elementen kann von Bedeutung sein. Wenn ein Arbeitsverhältnis im Unguten beendet wird und Ihr Chef einen Prozess vor dem Arbeitsgericht befürchtet, kann es sinnvoll sein, einen Fachanwalt für das Arbeitszeugnis zurate zu ziehen. Er sorgt dafür, dass sich keine missverständlichen Formulierungen im Zeugnis finden.

Nutzen Sie Musterzeugnisse

Um Zeit zu sparen und bei einigen Formalia sicherzugehen, kann es sinnvoll sein, bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen auf ein Musterzeugnis zurückzugreifen. Solche Vorlagen gibt es für jeden Beruf und für jede Stufe der Bewertung. Allerdings ist es wichtig, dass Sie diese sie wirklich nur als Vorlage nutzen und immer individuell an den ausscheidenden Kollegen anpassen. Und das bedeutet, dass nicht nur die persönlichen Daten ausgetauscht werden, sondern dass jede einzelne Formulierung im Zeugnis daraufhin überprüft wird, ob sie korrekt ist oder angepasst werden muss.

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