Recruiting richtig handhaben

Wie Sekretärinnen und Assistentinnen den besten Kandidaten aufspüren können

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Sekretärinnen uns Assistentinnen spielen in den meisten Unternehmen eine wichtige Rolle in verschiedenen Bereichen. Dazu gehört mittlerweile auch das Recruiting von neuen Mitarbeitern. Um dies erfolgreich umzusetzen, müssen Sie in verschiedenen Stadien des Bewerbungsprozesses vielseitige Faktoren beachten. Wir geben Ihnen einen Überblick, was wichtig ist.

 Vielseitige Aufgaben von Sekretärinnen – Auch im Recruiting

Das Bild einer klassischen Sekretärin, welches Sie bei diesem Begriff im Kopf haben mögen, verschwindet zunehmend. Früher war diese Berufsgruppe vor allem für Post, Schreibarbeiten und Telefonate – im Kern also für Verwaltungsarbeiten – zuständig.

Die Aufgabenbereiche moderner Sekretärinnen

Mittlerweile vermischt sich diese Position immer mehr mit Assistenzaufgaben in den verschiedensten Bereichen in einer Firma, aus denen eine weitaus größere Verantwortung resultiert. Unter anderem helfen Sie je nach individueller Firma bei:

Beim Leiten einer Sitzung zum Beispiel können Sie als Sekretärin ihren Chef in einigen Fällen vollends vertreten, also wie eine Stellvertreterin agieren. Bei Finanzaufgaben wie der Planung der Kosten für verschiedene Abteilungen spielen Sie ebenfalls in vielen Unternehmen eine Rolle.

Organisationsaufgaben können im Planen von Meetings, aber auch in der Weitergabe wichtiger Infos und Aufgaben an die Mitarbeiter liegen. Im Bereich Human Ressources kann die Rolle der modernen Sekretärin in der Planung des Personalstamms, der Einstellung neuer Arbeitnehmer (und allen damit zusammenhängenden Tätigkeiten) sowie im Führen von wichtigen Gesprächen mit den bestehenden Mitarbeitern liegen. Die Lösung von zwischenmenschlichen Problemen oder Konflikten kann ebenfalls dazugehören.

Aufgrund der wachsenden Verantwortung in diesem Job sowie der zunehmenden Assistenzaufgaben ist es wenig verwunderlich, dass Sie als Sekretärin im Recruiting vieler Firmen ebenfalls eine Rolle spielen.

Durch die Vielseitigkeit des Jobs und den Einblick in verschiedene Bereiche können Sie sicherlich im vielen Fällen besonders kompetent bewerten, ob ein Bewerber in das Gesamtbild des Unternehmens passt oder nicht. Dies gilt sowohl auf fachlicher als auch auf zwischenmenschlicher Ebene.

Gestiegene Anforderungen: Sprachen und Softskills

Aufgrund der vielseitigen Aufgabenfelder bestehen gleichzeitig in manchen Unternehmen höhere Anforderungen an das Berufsbild als noch vor einigen Jahrzehnten. So sind Fremdsprachenkenntnisse (mindestens Englisch, im besten Falle zusätzlich weitere Sprachen) sowie Auslandserfahrung sehr gefragt.

Für den Bereich Human Ressources, also gleichermaßen für das Recruiting, spielen Soft Skills eine große Rolle. Dazu gehören unter anderem Empathie und Durchsetzungsfähigkeit. Nur mit dieser Mischung können Sie bei Aufgaben im Personalbereich die nötige Autorität ausstrahlen, ohne sich gleichzeitig unbeliebt zu machen.

Zudem ist es für die Einstellung von neuen Mitarbeitern eine große Hilfe, wenn Sie über eine sichere Menschenkenntnis verfügen. So bekommen Sie schnell ein gutes Gefühl für den Bewerber und stellen womöglich genau die richtigen und entscheidenden Fragen.

Die Stellenausschreibung

Noch bevor Sie jedoch Ihre gute Menschenkenntnis in einem Vorstellungsgespräch unter Beweis stellen können, sind Sie womöglich damit betraut, eine Stellenausschreibung zu verfassen und zu veröffentlichen. Dabei kommt es sowohl auf den Inhalt als auch auf eine passende und sinnvolle Platzierung an.

Seriosität: Bedeutung der Stellenausschreibung für das Renommee der Firma

Zunächst sollten Sie sich bewusst machen, dass die Gestaltung einer Stellenausschreibung eine Bedeutung für das Renommee der Firma hat. Sie ist neben vielen weiteren Faktoren ein Teil der öffentlichen Repräsentation.

Daher ist es unabdingbar, dass Sie die Inserate so seriös wie möglich gestalten. Dazu gehört unter anderem die Transparenz. Je deutlicher wird, worum es in dem Stellenangebot geht, desto seriöser wirkt das Inserat.

Zudem sollte darauf geachtet werden, möglichst umfassende Kontaktdaten anzugeben. Dies ist ebenfalls ein Anzeichen von Transparenz und Seriosität. Des Weiteren sollten Sie in der Stellenausschreibung keine Versprechungen wie ein unrealistisch hohes Gehalt bei einer geringen Qualifikation machen. Schlussendlich sollten Sie genau darauf achten, das Inserat bei einem seriösen Medium zu platzieren (dazu gleich mehr).

Um die Seriosität der veröffentlichten Stellenausschreibungen der Firma sicherzustellen, sollten Sie zudem ein wachsames Auge haben. Einige Betrüger versuchen, mit gefälschten Stellenangeboten Profite zu erzielen. Dies funktioniert mit einer bestimmten Masche, die sich oftmals sehr ähnelt.

Nach der Bewerbung erhält der Kandidat eine Mail mit der Bitte, bestimmte vertrauliche Informationen wie Kontodaten preiszugeben. Dies nutzen die Betrüger dann zum Erlangen Ihres Profites.

Daher kann es, sofern Sie mit dem Thema Stellenausschreibungen betraut sind, sinnvoll sein, hin und wieder zu schauen, ob es im Netz solche Fake-Angebote im Namen Ihrer Firma gibt. Diese können Sie dann auf der entsprechenden Seite löschen lassen, um so den Ruf des Unternehmens zu schützen.

Aufbau und Inhalt einer guten Stellenausschreibung

Beim Verfassen einer guten Stellenausschreibung spielt zunächst die Struktur eine wichtige Rolle. Achten Sie darauf, das Inserat sinnvoll zu gliedern, sodass potenzielle Bewerber leicht einen guten Überblick bekommen.

Eine gute Stellenausschreibung unterteilt sich in den meisten Fällen in:

  • Stellentitel
  • Informationen über das Unternehmen
  • Informationen zur Stelle und den Aufgaben
  • Anforderungen an den Bewerber
  • Vorteile für den zukünftigen Mitarbeiter
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Den Titel der Stellenanzeige können Sie je nach Firma, Job, Portal und gewünschtem Mitarbeiter eher einfach oder durchaus etwas kreativer Formulieren. Wichtig dabei ist jedoch, dass klar wird, um welche Art von Job es sich handelt und das Angebot nicht bereits in der Überschrift unseriös oder zu umgangssprachlich formuliert wirkt.

Dies könnte je nach Branche negative Auswirkungen auf das Renommee der Firma haben. Nun können Sie einige Informationen über das Unternehmen formulieren. Hierbei sollten Sie die positiven Seiten und Erfolge der Firma herausarbeiten, ohne jedoch zu übertreiben.

So bekommt das Unternehmen für potenzielle Angestellte eine hohe Attraktivität. Gerade, wenn Sie für einen bestimmten Bereich Fachkräfte suchen, die auf dem Arbeitsmarkt eher selten sind, ist dies ein äußerst wichtiger Aspekt.

Dabei können Sie sich grob an den Merkmalen eines gelungenen Firmenportraits bzw. Unternehmenssteckbriefs orientieren. Gleichzeitig sollten Sie allerdings darauf achten, sich eher kurzzufassen und auf das Wichtigste zu konzentrieren, anstatt einen potenziellen Bewerber mit zu vielen Informationen zu überhäufen.

Im nächsten Schritt können Sie formulieren, welche Aufgaben der Mitarbeiter in der Firma übernehmen soll. Achten Sie darauf, hierbei präzise zu sein und genau darzulegen, was Ihr Unternehmen erwartet. Denn: Je nach Arbeitgeber können die Aufgabenfelder bei bestimmten Jobs durchaus voneinander abweichen, wie sich bereits zu Beginn am Beispiel der Sekretärin gezeigt hat.

Nun legen Sie die Anforderungen an den Mitarbeiter dar. Diese können Sie in Fachkenntnisse (Ausbildung, Mindesterfahrung etc.) und Soft Skills unterteilen. Bezüglich Zweiterer sollten Sie einerseits überlegen, was die Position erfordert. Darüber hinaus können Sie bedenken, welche Soft Skills nötig sind, damit ein Mitarbeiter gut mit dem Betriebsklima in Ihrer Firma zurechtkommt und sich leicht anpassen kann.

Zudem ist eine Aufteilung in die Kategorien „zwingend erforderlich“ und „wünschenswert“ sinnvoll. So bekommt der Leser des Inserates einen noch genaueren Eindruck, was wirklich wichtig ist und worüber Sie womöglich hinwegsehen könnten.

In einem letzten Schritt können Sie die Vorteile darlegen, die der Arbeitnehmer im Unternehmen hat. Dazu können das Gehalt, diverse Boni sowie Corporate Benefits bzw. Mitarbeiterangebote gehören. Ähnlich wie bei der Erstellung der Firmenbeschreibung sollten Sie darauf achten, diese realistisch, aber gleichzeitig möglichst attraktiv darzustellen. So erreichen Sie hochqualifizierte und kompetente Kräfte.

Passende Platzierung

Im nächsten Schritt können Sie überlegen, wo Sie die Anzeige platzieren. Hierfür gibt es eine ganze Reihe von Möglichkeiten, unter anderem:

  • Fachportale und Fachzeitschriften
  • Tageszeitungen
  • die firmeneigene Webseite und Social-Media-Auftritte
  • Jobbörsen im Internet

In einigen Fachportalen im Internet für die Branche, in der Ihre Firma aktiv ist, haben Sie die Möglichkeit, Stellenanzeigen zu platzieren. Gleiches gilt für Fachzeitschriften. Der Vorteil dabei ist, dass Sie eine exklusive Leserschaft erreichen, die mit der Sparte vertraut ist und das Unternehmen daher womöglich bereits kennt.

Eine Alternative besteht in der Platzierung in Tageszeitungen. Hierdurch erreichen Sie womöglich eher etwas ältere Bewerber mit viel Erfahrung. Zudem hat Ihre Stellenanzeige auf diesem Weg ein besonders großes Spektrum an Lesern.

Zudem können Sie das Stellenangebot auf der Firmenwebseite und den Social-Media-Auftritten platzieren. So erreichen Sie oftmals Personen, die sich bereits für Ihre Firma interessieren. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von bekannten und seriösen Jobportalen im Netz. Dazu gehören neben weiteren vor allem:

  • Stepstone
  • Indeed
  • die Jobbörse der Arbeitsagentur

Stepstone ist ein deutsches Unternehmen, welches in den 90er-Jahren gegründet wurde. Indeed wiederum stammt aus den USA, das Portal gibt es seit Mitte der 2000er-Jahre. Laut eigener Aussage ist die Jobbörse der Arbeitsagentur das größte deutsche Jobportal im Internet. Auf der Webseite der Arbeitsagentur finden Sie eine Anleitung zum Einstellen einer Stellenausschreibung.

Bewerbungsunterlagen der Kandidaten

Nach der Veröffentlichung der Stellenausschreibung kann es zu Ihren Aufgaben gehören, die Bewerbungsunterlagen zu sichten. Dabei sollten Sie auf mehrere Aspekte ein Augenmerk legen. Dazu gehören unter anderem:

  • Informationen zum Bewerber, die aus dem Anschreiben hervorgehen
  • fachliche Qualifikationen und Erfahrung
  • Formale Korrektheit und Optik
  • das Gesamtpaket

Das Anschreiben

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Im Anschreiben können Sie einiges über die Person erfahren, die sich bei Ihrem Unternehmen bewirbt. Achten Sie möglichst genau auf die Tonalität. Hat der Bewerber eine hohe Motivation, gerade bei Ihrer Firma anzufangen?

Werden die Gründe hierfür deutlich? Oder hat er seiner Bewerbung ein Standardanschreiben beigefügt und nur die Firmenadresse geändert?

Um dies herauszufinden, kann es sinnvoll sein, beim Analysieren des Anschreibens ein wenig „zwischen den Zeilen zu lesen“.

Fachliche Qualifikationen

Im nächsten Schritt können Sie schauen, ob die fachlichen Qualifikationen sowie die Berufserfahrung des Bewerbers zur ausgeschriebenen Stelle passen. Hat er über das Studium oder die Ausbildung hinaus Weiterbildungen absolviert oder vielleicht einige Zeit im Ausland verbracht?

Können sich hieraus für seine mögliche Position in der Firma Vorteile ergeben? Schauen Sie zudem, welche konkreten Erfahrungen der Bewerber bereits sammeln konnte, die für das Unternehmen einen Mehrwert bieten.

Formale Korrektheit und Optik

Die formale Korrektheit in einer Bewerbung spielt ebenfalls eine wichtige Rolle. Sie hilft Ihnen dabei, zu erkennen, wie präzise ein Bewerber arbeitet. Dies hat womöglich gleichzeitig für die Arbeit in der Firma eine Bedeutung. Hat der Lebenslauf die richtige Reihenfolge und enthält er alle wichtigen Informationen? Im Netz finden Sie Anhaltspunkte, was hierbei wichtig ist.

Darüber hinaus können Sie darauf achten, wie die Bewerbung optisch gestaltet ist. Hat der potenzielle Mitarbeiter sich diesbezüglich Mühe gegeben? Wirkt das Bewerbungsfoto aktuell und seriös?

Das Gesamtpaket

Aus all diesen Faktoren ergibt sich ein Gesamteindruck. Wägen Sie zwischen den positiven und negativen Seiten des Bewerbers ab. Wichtig dabei ist, einen Vergleich zu anderen Kandidaten zu ziehen und die Bewerbung so sinnvoll einzuordnen.

Neben den Fakten können Sie zudem auf ihr Bauchgefühl hören, dass sich beim Lesen ergibt. Dies ist zwar keine messbare Größe, oftmals aber sicherlich ebenfalls eine Hilfe beim Treffen einer richtigen Entscheidung.

Das Vorstellungsgespräch

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Nachdem Sie einige Kandidaten ausgewählt haben, laden Sie diese zum Vorstellungsgespräch ein. Dies findet meist persönlich statt, je nach Entfernung in einigen Fällen alternativ auf virtuellem Wege. In diesem Rahmen bekommen Sie ein noch umfangreicheres Bild der Kandidaten. Dabei sollten Sie ebenfalls auf mehrere Faktoren achten. Dazu gehören:

  • Äußerlichkeiten
  • Auftreten des Kandidaten
  • Inhaltliche Antworten auf Ihre Fragen
  • Nachfragen

Äußerlichkeiten und Auftreten

Zunächst können Sie einen Blick auf die Kleidung des Kandidaten werfen. Hat er sich Mühe gegeben, seriös zu wirken und sich sprichwörtlich herauszuputzen? Hierbei spielt der modische Geschmack eine untergeordnete Rolle.

Vielmehr geht es darum, ob der Bewerber mit seinem Erscheinungsbild zur Firma passt und Wert darauflegt, Sie zu überzeugen.

Gleiches gilt für das Auftreten. Wirkt der Bewerber selbstbewusst? Eine solche Selbstpräsentation kann davon zeugen, dass er sich seiner Stärken bewusst ist und eine hohe Bereitschaft hat, diese in das Unternehmen einzubringen. Allerdings sollten Sie bei Ihrer Bewertung bedenken, dass ein gewisses Maß an Nervosität in einem Vorstellungsgespräch völlig normal ist. Gleichzeitig sollte der Bewerber zwar selbstbewusst, aber nicht überheblich wirken.

Antworten des Kandidaten

Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Antworten des Kandidaten auf Ihre Fragen. Vermittelt er den Eindruck, seinen Fachbereich genau zu kennen oder werden Lücken offensichtlich? Achten Sie außerdem darauf, ob der Bewerber Standardantworten gibt oder vielleicht hier und da seine Kreativität, die womöglich einen Mehrwert für die Firma haben kann, demonstriert.

Zudem können Sie an den Antworten auf unerwartete oder komplizierte Fragen erkennen, ob ein Bewerber sich leicht aus der Ruhe bringen lässt oder entspannt bleibt. Eine solche Gelassenheit kann je nach Position für den Arbeitsalltag eine wichtige Bedeutung haben.

Nachfragen des Bewerbers

Schlussendlich können Sie darauf achten, ob der Bewerber am Ende des Gespräches sinnvolle Nachfragen stellt. Hieran wird erneut deutlich, wie groß sein Interesse an der Firma und seiner möglichen Position ist.

Versuchen Sie zudem herauszuhören, ob die Fragen nur gestellt werden, um ein entsprechendes Interesse zu demonstrieren oder einen inhaltlich sinnvollen Kern haben.

Probearbeiten, Praktikum und Einarbeitung

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Des Weiteren können Sie bei der Kandidatenauswahl als Sekretärin im Rahmen eines Probearbeitens oder Praktikums eine wichtige Rolle spielen.

Dies gilt vor allem deshalb, da Sie in Ihrer Position oftmals eine große Nähe zu den Mitarbeitern haben. So haben Sie die Möglichkeit, den Kandidaten realistisch einzuschätzen.

Achten Sie dabei sowohl auf seine fachlichen Kompetenzen als auch darauf, ob er sich von Beginn an gut in der Firma einfindet. Gleichzeitig können Sie den Bewerber in der ersten Zeit unterstützen und die ein oder andere Nachfrage beantworten. Auf diese Weise entsteht ein realistischer persönlicher Eindruck, über den Sie die Firmenleitung auf Nachfrage informieren können.