Absagen an Bewerber verfassen

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Absagebriefe an Bewerber sind keine Schreiben wie alle anderen. Denn Sie müssen dafür sorgen, dass Ihr Brief keine Begründung für eine Klage nach dem allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz bietet. Neben rechtlichem Wissen ist auch Fingerspitzengefühl gefragt.Oft werden in Absagebriefen Formulierungen verwendet, die den Bewerber nicht verletzen oder enttäuschen sollen. Allerdings sollten Sie hierbei besonders umsichtig sein. Denn das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) sieht eine Beweislastumkehr vor: Im Zweifelsfall muss also Ihr Unternehmen beweisen, dass der Bewerber nicht diskriminiert wurde. Sinnvoll ist es daher, sich kurz zu fassen.

Keine Begründung nennen

Das Absageschreiben sollte in der Regel keine Begründung enthalten, warum der Bewerber nicht berücksichtigt wurde, das heißt, auch keinen Hinweis darauf, warum der Eingestellte letztlich den Job erhalten hat. Die Regelungen im AGG sollen verhindern, dass Menschen aufgrund bestimmter Kriterien diskriminiert werden. Dazu zählen diese acht Merkmale: Rasse, ethnische Herkunft, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter und sexuelle Identität.

Praxis-Tipp: Weisen Bewerber selbst in ihren Anschreiben oder im Bewerbungsverfahren auf eines der geschützten Merkmale hin, sollten Sie die Dokumente auf jeden Fall archivieren und ihr Absendedatum gesondert vermerken.

So formulieren Sie die Absage

Ihr Ablehnungsschreiben sollte Folgendes enthalten:

  • einen Dank für die Bewerbung und das gezeigte Interesse
  • einen Hinweis auf die Vielzahl der eingegangenen Bewerbungen
  • Ihr Bedauern, dass sich Ihr Unternehmen nicht für diesen Bewerber entschieden hat
  • gute Wünsche für die weiteren Bewerbungen und den beruflichen Werdegang
  • (manchmal) einen Hinweis, dass man sich über eine spätere Bewerbung auf ein anderes Stellenangebot durchaus freuen würde
  • einen Verweis auf die beigefügten Bewerbungsunterlagen.

Das sollten Sie nicht schreiben

  • Eine Begründung, weshalb man sich für einen anderen entschieden hat
  • Aussagen zur Qualifikation des Bewerbers
  • Aussage, dass der Bewerber angesichts seiner guten Qualifikationen durchaus Chancen in anderen Unternehmen habe

Vermeiden Sie gefährliche Formulierungen Auch wenn Sie mit den folgenden Formulierungen Trost und Zuversicht spenden wollen – es ist besser, sie nicht zu verwenden! Diese Sätze können zu rechtlichen Problemen führen:

  • „…haben wir uns für einen anderen Bewerber entschieden, was nicht in Zusammenhang mit Ihrer Qualifikation stand“
  • „Da wir Sie fachlich und menschlich für sehr qualifiziert halten, bedauern wir, Ihnen heute absagen zu müssen.“
  • „… nach sorgfältiger Durchsicht der eingegangenen Bewerbungen teilen wir Ihnen mit, dass wir nach Ihren Unterlagen einen durchaus positiven Eindruck von Ihnen gewonnen haben. Unter den Bewerbern befinden sich einige, die die Voraussetzungen in besonderer Weise zu erfüllen scheinen. Bitte berücksichtigen Sie, dass es oft nur Kleinigkeiten sind, die bei einer solchen Auswahl den Ausschlag geben. „
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