Mal einen Blumenstrauß zum Geburtstag der Mutter bestellen, das ist keine große Sache. Solche Privataufgaben übernehmen viele Assistenzen gelegentlich für ihre Führungskraft, um sie in Hochdruckzeiten zu entlasten. Die meisten haben damit auch überhaupt kein Problem. Aber wo ist die Grenze?
Mitunter landen ziemlich kuriose Aufträge bei der Assistenz: Eine Kollegin erzählt beispielsweise davon, wie sie nach Ladenschluss losgeschickt wurde, um eine Futtermaus für die Hausschlange der Führungskraft aufzutreiben. Eine andere musste in den Ferien regelmäßig den Hasen der Familie versorgen, wenn die Führungskraft mit ihrer Familie verreiste. Eine dritte sollte die Schultüte für den ersten Schultag des Führungskraft-Nachwuchses besorgen und füllen.
Manchmal gibt es sogar Vorgesetzte, die so viel Privates von ihrer Assistenz erledigen lassen, dass es einen größeren Teil ihrer Arbeitszeit beansprucht. Eine Assistenz berichtet etwa im Internet: „Ich mache seinen privaten Steuerkram, bestelle seinen Lieblingswein, regle seine Krankenkassengeschichten, regle die Pflege seiner ebenfalls schwer kranken Mutter, packe Geburtstagsgeschenke ein und verschicke sie in ganz Deutschland.“
Privataufgaben für die Führungskraft – wo ist die Grenze?
Ja, wohl kaum ein Beruf ist so vielfältig wie der der Assistenz: Die Bandbreite der Aufgaben ist groß und Führungskräfte sind oft so eingespannt, dass sie auch im Privatbereich Unterstützung haben möchten bzw. brauchen. Aber wie weit darf das gehen? Und wie können Sie sich abgrenzen, wenn Sie solche Privataufgaben nicht bzw. nicht in größerem Umfang übernehmen möchten?
Gelegentlich sieht man heute noch Stellenanzeigen, in denen eine „persönliche Assistenz“ für hochgestellte Persönlichkeiten gesucht wird. In solchen Positionen sind Aufgaben, die der Chefentlastung im Privatbereich dienen, in der Regel enthalten. Da ist die Sache also klar.
In einer „normalen“ Assistenzposition sieht das aber anders aus – wobei es sicherlich auch auf die Art des Unternehmens und die Position der jeweiligen Führungskraft ankommt: In kleineren, inhabergeführten Unternehmen kommt es öfter vor, dass die Assistenz der Inhaber, der Geschäftsführung oder einer Kanzleipartnerin betriebliche und private Aufgaben übernimmt. Wenn der Führungskraft das Unternehmen ganz oder teilweise gehört, kann sie das auch verlangen, ohne an höherer Stelle damit anzuecken.
In Großunternehmen und im öffentlichen Dienst ist die umfangreiche „Privatnutzung“ von betrieblicher Arbeitskraft durch Führungskräfte aber ein No-Go und auch aus Compliancegründen hochproblematisch. Schließlich wird die Assistenz dort vom Unternehmen bzw. vom Staat bezahlt und nicht von der Führungskraft.
Dieser Artikel stammt aus dem sekretaria-Magazin. Wollen Sie mehr über die neuesten Trends im Office erfahren? Dann fordern Sie jetzt Ihr kostenloses Probeexemplar an!
So sehen für Sie mögliche Abwehrstrategien aus
Grundsätzlich haben Sie drei Möglichkeiten, mit „Privataufgaben“ umzugehen:
- Sie erledigen sie „nebenher“ mit, solange das innerhalb Ihrer Arbeitszeit problemlos möglich ist und Ihnen persönlich nicht widerstrebt.
- Wenn die Privataufgaben so umfangreich werden, dass Sie sie nicht mehr in Ihrer normalen Arbeitszeit bewältigen können, bitten Sie um eine Priorisierung und arbeiten alle To-dos in der von der Führungskraft vorgegebenen Rangfolge ab.
- Wenn Ihnen der private Anteil der Arbeit zu groß oder zu unangenehm wird, sprechen Sie Ihre Führungskraft darauf an und sagen Sie ihm, dass Sie bestimmte Aufgaben nicht (mehr) übernehmen möchten. Falls es für Ihre Position eine Stellenbeschreibung gibt, können Sie auf diese verweisen.
Bei einer Inhaber-Leitung kann es natürlich passieren, dass er dann befindet, Sie seien nicht die richtige Assistenz für ihn. Andererseits werden Sie diesen Job dann auch nicht vermissen.
Zeigt sich dagegen eine Führungskraft uneinsichtig, die selbst Angestellte in einem größeren Unternehmen ist, können Sie sich an den Betriebsrat oder die Personalabteilung wenden und dort um Unterstützung bitten. Allerdings sollte Ihnen klar sein, dass Sie dann vermutlich entweder die Position im Unternehmen wechseln müssen oder eine neue Führungskraft bekommen …
Die Autorin Barbara Kettl-Römer ist Autorin mehrerer Ratgeber, darunter „Kundenorientierte Korrespondenz. Zeitgemäß, stimmig und rechtlich einwandfrei schreiben“ sowie „Wege zum Kunden. Akquise für Existenzgründer, Freelancer und Kleinunternehmer“, beide Linde International.
www.kettl-roemer.de
