Cheffing – so erziehen und führen Sie schwierige Chefs

Chef, Büro, Unterlagen, Mann mit Brille
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Haben Sie oft das Gefühl, Ihr Chef verliert den Überblick, vergreift sich im Ton oder trifft falsche Entscheidungen? Natürlich können Sie ihm als seine Sekretärin und Assistentin nicht einfach die Zügel aus der Hand nehmen. Aber Sie können Ihren Chef mit „Cheffing“ diplomatisch, vorsichtig, aber bestimmt führen.

Das Wichtigste gleich vorab: Auch wenn Sie es nur gut meinen, darf sich Ihr Chef bei Ihren Kurskorrekturen nie als Verlierer fühlen. Vermitteln Sie ihm beim Cheffing immer das Gefühl, dass er frei entscheidet und Sie ihm „nur“ wertvolle Entscheidungsgrundlagen liefern.

Die 5 Schritte des „Cheffing“

Schritt 1: Blicken Sie in seinen Kopf

Versetzen Sie sich in seine Lage und fragen Sie sich:

  • Welche Probleme und Sorgen treiben ihn um?
  • Unter welchem (Leistungs-)Druck steht er?
  • Welche Ziele will er erreichen und wie können Sie ihn dabei unterstützen?

Wenn Sie das Umfeld und die Motive Ihres Chefs durchblicken, können Sie sich besser auf das nächste Gespräch bzw. die nächste Verhandlung mit ihm einstellen und ihm Ihre Unterstützung anbieten.

Schritt 2: Geben Sie Missverständnissen keine Chance

Halten Sie sich beide durch eine tägliche Besprechung auf dem gleichen Stand. Für das Update wählen Sie am besten einen Termin in den frühen Vormittagsstunden. Berichten Sie ihm zunächst,

  • was Sie gerade erledigen,
  • wo Ihnen noch Informationen fehlen,
  • wie der Stand der aktuellen Projekte ist.

Stimmen Sie dann die Zeitpläne des Tages ab und klären Sie folgende Fragen:

  • Welche Prioritäten müssen heute gesetzt werden?
  • Wo liegen heute die Schwerpunkte?
  • Welche Unterlagen möchte Ihr Chef zuerst durchsehen?
  • Sind die Terminkalender synchronisiert und alle Termine noch aktuell?
  • Womit können Sie heute Ihren Vorgesetzten sonst noch unterstützen und daher entlasten?

Schritt 3: Steuern Sie sinnlosen Arbeiten rechtzeitig entgegen

Neigt Ihr Chef dazu, Aufgaben doppelt zu verteilen oder Abgaben zu übersehen? Ärgern Sie sich nicht länger, sondern handeln Sie aktiv und steuern Sie rechtzeitig dagegen: Bieten Sie ihm zum Beispiel an, ihn schon bei der Organisation der Arbeiten und Termine zu entlasten.

Verteilt Ihr Chef offensichtlich sinnlose Aufgaben, dann sagen Sie ihm das natürlich nicht direkt ins Gesicht. Verdeutlichen Sie ihm lieber die Größe des Arbeitsaufwands. Fragen Sie ihn zum Beispiel welchen Zeitaufwand das Endergebnis mit Blick auf seine unternehmerischen Ziele wirklich wert ist. Erkennt Ihr Chef, wie ungleich Aufwand und Nutzen verteilt sind, überlegt er bei der nächsten Auftragsverteilung vielleicht zwei Mal.

Schritt 4: Hinterfragen Sie seine Totschlagargumente

Viele Chefs fegen konstruktive Vorschläge und Verbesserungen gern vom Tisch mit Phrasen wie: „Daraus wird nix“ oder „Das haben wir früher schon versucht, hat nicht geklappt“.

Hinterfragen Sie Totschlagargumente. Formulieren Sie Ihre Vorschläge so, dass Sie Killerphrasen schon im Ansatz entkräften und sagen Sie zum Beispiel: „Mir fällt gerade etwas völlig Verrücktes zu diesem Thema ein. Wie wäre es, wenn…“ oder „Träumen wir doch einfach mal: Wie sähe unsere Lösung aus, wenn…“

Schritt 5: Korrigieren Sie sein Verhalten mit Samthandschuhen

Ihren Chef offen zu kritisieren, ist selten die beste Strategie. Machen Sie ihm seine Fehler lieber sanft und diplomatisch klar:

  • Schildern Sie die Situation ohne zu urteilen (Vermeiden Sie Sätze, wie „Das war falsch, dass Sie mich unterbrochen haben.“).
  • Sprechen Sie aus der Ich-Perspektive („Wenn Sie mich während meiner Präsentation unterbrechen, komme ich aus dem Konzept“).
  • Sagen Sie, wie Sie sich in der besagten Situation fühlen („Ich fühle mich irritiert, wenn Sie mich nicht ausreden lassen.“)
  • Nennen Sie Ihre Bedürfnisse („Ich möchte, dass mich die Kollegen verstehen, dazu muss ich ausreden können.“)
  • Bitten Sie ihn, sein Verhalten zu ändern („Bitte lassen Sie mich zunächst aussprechen und sagen Sie mir dann Ihre Einwände.“)

Und: Loben Sie ihn!

Auch Ihr Chef ist nur ein Mensch und freut sich über Anerkennung. Natürlich sollen Sie sich nicht einschmeicheln. Aber ein ehrlich gemeintes Lob kommt immer gut an und motiviert Ihren Chef zu einem freundlicheren Umgang mit Ihnen. Rufen Sie sich seine guten Eigenschaften ins Gedächtnis und sagen Sie ihm, wie sehr Sie ihn dafür schätzen.

  1. Hallo,
    ich denke, dass es mittlerweile auch sehr viele Chefinnen gibt und bin sehr irritiert, dass es bei Sekretaria immer nur um den Chef als „der Chef“ geht.
    Das sollten Sie unbedingt in der Redaktion anpassen!

    1. Sylvia Vogel

      Liebe Frau Zilken,
      vielen Dank für Ihren Kommentar. Um den Lesefluss zu erleichtern, verwenden wir die Wendung „der Chef“, damit sind aber natürlich immer auch weibliche Führungskräft gemeint. Der Ausdruck „der Chef/die Chefin“ wäre auf Dauer zu umständlich für den Leser.
      Schöne Grüße,
      Sylvia von sekretaria.de

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