Sommerzeit gleich Urlaubszeit: Um in den wohlverdienten und lang ersehnten Urlaub entschwinden zu können, ist eine perfekte und reibungslose Vorbereitung und -übergabe an eure Urlaubsvertretung äußerst wichtig.
Die Vertretung vorbereiten
Dafür eignen sich besonders Checklisten, auf denen die wichtigsten Informationen zu beispielsweise
- den Vorgesetzten (Arbeitsweise, Rituale, Durchstellen wichtiger Anrufer etc.)
- den wichtigen und engsten Mitarbeitern
- Prozedere beim Posteingang
- Ablagestruktur und Wiedervorlage
- anstehenden wichtigen Terminen und Pufferzeiten
- EDV (Zugriffsrechte, Ordnersysteme etc.)
- Besuchern und Bewirtungen
- allgemeinem Tagesgeschäft und Büroorganisation, usw.
für die Urlaubsvertretung enthalten sind.
Arbeiten mit der Status-Tabelle
Um nach eurem Urlaub auch gleich wieder auf dem neuesten Stand zu sein, bietet eine Übergabe- oder Statustabelle, die eure Vertretung während eurer Abwesenheit gepflegt hat, eine sehr große Hilfe. So bricht nicht gleich am ersten Arbeitstag das große Chaos über euch herein.
Für jede Angelegenheit oder Projekt sollte der genaue Betreff, das jeweilige Eingangsdatum, wer den Vorgang bis wann bearbeitet und die Information über den aktuellen Status darin nachvollziehbar sein. Der Erfolg für eine professionelle und reibungslose Übergabe liegt letztendlich darin, alle Prozesse detailliert und transparent festzuhalten.
Out of Office-Aktivierung
Für die E-Mails ist es zudem wichtig, den Abwesenheitsassistenten zu aktivieren, damit alle Geschäftspartner informiert sind. Bei dringenden Angelegenheiten oder Projekten macht eine automatische Weiterleitung der E-Mails an die Urlaubsvertretung Sinn.
Auf diese Weise seid ihr gut vorbereitet und einem entspannten und erholsamen Sommerurlaub steht nichts mehr im Wege!
Ich wünsche euch eine schöne Woche!
Eure Tanja
In der heutigen Arbeitswelt muss Jede Urlaubsvertretung auch ihren eigenen Arbeitsplatz weiterhin reibungslos betreuen!
Checklisten und Protokolle während ihrer Doppelbelastung können unmöglich verlangt werden.
Von einer Urlaubsvertretung kann ich nur träumen. Wenn ich 2 Wochen im Urlaub bin, wird das meiste einer einer Mappe gesammelt und das E-Mail-Postfach quillt auch meist über. Erst ab 4 Wochen Abwesenheit wurden die meisten Dinge erledigt.