Eine effiziente Ablage – für viele ein leidiges Thema, denn sie gehört nicht gerade zu den Lieblingsaktionen im Büro. Gerne wird sie auf die lange Bank geschoben oder – im schlimmsten Falle – ganz ignoriert. Und ist dann einmal Zeit, fallen einem tausend andere Dinge ein, die erledigt werden müssen. Wir haben Tipps für Sie, mit denen Sie die Ablage überschaubar halten.
Tipps für eine überschaubare und effiziente Ablage
- Das Ablagesystem sollte gleich großzügig geplant werden, um nicht vorzeitig Platzprobleme zu bekommen.
- Klare Ablagestrukturen und -pläne helfen, damit sich auch jeder Mitarbeiter bzw. die Vertretung gleich zurecht findet.
- eine effiziente Ablage ist schlank: Muss das Dokument wirklich abgelegt werden? Oder wo könnte man es im Notfall wieder beschaffen? Eine Ausnahme sind natürlich die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen.
- Regelmäßiges Terminieren der Ablage im Kalender und ständiges Einhalten dieses Termins.
- Altlasten regelmäßig aussortieren, Überflüssiges in bestimmten Abständen wegwerfen und wichtige Dokumente im Archiv aufbewahren.
- Ablage-Postfächer auf ein Minimum reduzieren, damit es mit dem Ablagesystem nicht zu unübersichtlich wird.
- Jeden Ablagebehälter eindeutig beschriften. „Diverses“ oder „Verschiedenes“ ist nicht sehr eindeutig und darin verschwinden auch gerne Dokumente.
- Ordner mit einem Wegwerfdatum beschriften.
- Ein Ordner sollte nur bis ca. 80 Prozent gefüllt sein, ansonsten wird das Suchen nach Dokumenten mühevoll.
- Trennblätter oder Register schaffen zusätzliche Übersicht in den Ordnern.
- Ein A-Z Pultordner dient gut als Vorablage und die Papierstapel sind sofort vom Tisch.
- Je häufiger man eine Ablage zugreift, desto näher sollte sie platziert werden.
- Für Prospekte, Kataloge, Statistiken, Broschüren etc. jedes Jahr eine neue Ablage anlegen, z. B. „Presse 2015“. Somit kann man ältere Informationen gleich mit einem Handgriff entsorgen.
Eure Tanja
