Selbstständig als virtuelle Assistentin

Projektarbeit, Geschäftskorrespondenz oder Telefonservice – immer mehr Unternehmen lagern solche Aufgaben regelmäßig oder bei Auslastungsspitzen an Dienstleister aus. Für das sekretaria Magazin sprach Tanja Bögner mit Christina Ehms über die Aufgaben und den Arbeitsalltag einer selbstständigen virtuellen Assistentin.

Christina EhmsChristina Ehms
arbeitet als selbstständige virtuelle Assistentin und Office-Coach in ihrem Homeoffice. Sie legt besonderen Wert auf den Austausch mit Kolleginnen und ist auf Facebook und XING aktiv. (christina-ehms.de)

sekretaria Magazin: Frau Ehms, wie sind Sie auf die Idee gekommen, virtuell zu arbeiten? Was war der Auslöser?

Christina Ehms: Den Wunsch, selbstständig zu arbeiten, hatte ich schon etwa zwei Jahren im Kopf und im Herzen, bevor ich den Schritt gegangen bin. So hatte ich nach der passenden Berufszeichnung gesucht und stieß auf den Begriff der virtuellen Assistentin. Bis dahin war ich fast 30 Jahre lang als Assistentin angestellt. Hin und wieder konnte ich mich nicht mit den Aufgaben identifizieren, weil ich den Sinn nicht sah. Dennoch liebte ich stets diesen Beruf. Und so kam mir 2017 mein betriebsbedingtes Ausscheiden aus dem Angestelltenverhältnis entscheidend zur Hilfe. Ich bin durchgestartet und habe mich im Oktober 2017 als virtuelle Assistentin und Office Coach selbständig gemacht.

Welchen Weg bzw. Ausbildung haben Sie davor beschritten?

Ich habe 1988 meine Ausbildung zur fremdsprachlichen Wirtschaftskorrespondentin mit Englisch und Französisch an der Berlitz School in Stuttgart gemacht. Im Rückblick freue ich mich über die verschiedenen Berufsstationen, die ich danach durchlaufen habe. Das waren Festanstellungen bei einem amerikanischen Wirtschaftsprüfer, bei einem Steuerberater, in der Medienbranche, im öffentlichen Dienst und in der Baubranche. Meine erste Berufsbezeichnung war Schreibkraft, dann hieß es Sekretärin und im Laufe der Zeit wechselte es zur Assistentin: Teamassistentin und Assistentin der Geschäftsleitung. 2017 habe ich bei der sekretaria Office Akademie den Fernlehrgang zur geprüften Managementassistentin absolviert.

Welche Aufgaben übernehmen Sie genau für Ihre Kunden?

Ich habe mich auf die Bereiche Eventmanagement, Seminarorganisation, Öffentlichkeitsarbeit und PR sowie das Office Coaching vor Ort und online spezialisiert. Außerdem unterstütze ich Assistentinnen nach dem Wiedereinstieg als Mentorin.

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Nutzen schon viele Unternehmen eine virtuelle Assistenz? Und zu welchen Anlässen werden Sie gebucht?

Meistens handelt es sich um Selbstständige bis hin zu mittelständischen Unternehmen, die eine virtuelle Assistentin beauftragen. Da dieses Berufsbild erst seit 1997 offiziell in Deutschland existiert, steigt in den letzten Jahren der Bedarf enorm. Viele Unternehmer sind sich mehr und mehr der Vorteile einer virtuellen Assistentin bewusst. Die Beschäftigungsgründe sind sehr vielfältig und auch wieder sehr individuell. Der eine möchte seine Geschäftsbriefe und E-Mails abgeben, der andere lagert ganze Projekte an eine virtuelle Assistentin aus.

Dazu gehört ja, sich intensiv in die Vorgänge des Kunden einzuarbeiten. Wie lange arbeiten Sie denn in der Regel für ein Unternehmen?

Generell erstelle ich mit dem Kunden einen Dienstvertrag, in dem wir unter anderem auch die Dauer der Zusammenarbeit festlegen. Diese kann begrenzt, aber auch auf unbegrenzte Zeit sein.

Wie sieht der Erstkontakt aus?

Der Erstkontakt kann telefonisch, per E-Mail, über das Kontaktformular meiner Webseite oder über eine Nachricht auf meinem XING-Profil erfolgen. In der Regel ziehe ich die telefonische Kontaktaufnahme vor. Bei einem ausführlichen Erstgespräch erfahre ich vom Kunden, welche Bedürfnisse er hat und welche Aufgaben er an eine virtuelle Assistentin auslagern möchte. Hier biete ich dem Kunden als ein persönliches Kennenlernen einen Skype-Termin an.

Sie arbeiten ja aus dem Homeoffice. Wie organisieren Sie Ihren Arbeitstag und wie sieht Ihr Arbeitsplatz aus?

Grundsätzlich ist mein Arbeitstag wie der einer festangestellten Assistentin organisiert. Ich übernehme auch Chefaufgaben und die Verantwortung für alles, deshalb ist ein konsequentes Zeitmanagement unerlässlich. Da ich mir die Fahrzeit zur Arbeitsstelle spare, nutze ich diese für die Erstsichtung von Nachrichten und E-Mails. Ich setze mir Tages- und Wochenziele und arbeite diese ab. Dabei vergesse ich schon einmal eine Mittagspause und der Feierabend ist manches Mal open end, da es keine räumliche Trennung zwischen Arbeit und Privatleben gibt. Für meine Arbeit habe ich einen aufgeräumten und strukturierten Arbeitsplatz. Er hat System und ist funktional. Abends wird immer aufgeräumt.

Wie hoch ist Ihr durchschnittliches wöchentliches Arbeitspensum?

Ich habe mir vorgenommen, 35 Stunden in der Woche zu arbeiten. Je nachdem, was ansteht, ist es einmal mehr und dann wieder weniger. Zur Zeitkontrolle verwende ich ein Zeiterfassungsprogramm, um nicht den Überblick zu verlieren.

Welche besonderen Herausforderungen bringt das virtuelle Arbeiten mit sich? Was sind aus Ihrer Sicht die Vor- und Nachteile im Vergleich zur Arbeit einer Assistentin in einem Unternehmen?

Die virtuelle Arbeit erfordert vor allem Selbstdisziplin, Struktur und die Fähigkeit, mit allem gut umzugehen. Generell bedeutet es zeitliche und räumliche Freiheit und Unabhängigkeit. Ich kann mir meine Kunden quasi aussuchen und meine Arbeitszeiten selbst festlegen. Wiederum muss ich alle Entscheidungen selbst treffen und verantworten. Und ein geregeltes Einkommen ist keine Selbstverständlichkeit. Zum Start in die Selbständigkeit muss ein gewisses Eigenkapital vorhanden sein und auch familiärer Rückhalt.

Ab welchem Alter bzw. mit wie viel Berufserfahrung sollte man sich selbständig machen?

Da sprechen Sie einen sehr wichtigen Punkt an. Ich meine, dass zwei oder drei Jahre Berufserfahrung nicht ausreichen für eine Selbständigkeit. Zehn bis 15 Jahre Berufserfahrung sollten es schon sein. Wenn ich mich als ein Experte auf meinem Gebiet bezeichne, wirke ich nur mit einer großen Berufserfahrung glaubwürdig.

Treffen Sie sich gelegentlich auch mit Kunden?

Ja, wenn diese in meiner Region ansässig sind und die Fahrtkosten nicht zu intensiv sind. Für manche ist ein Erstkontakt von Angesicht zu Angesicht immer noch wichtig. Auch das gehört für mich zu einem kostenfreien Erstgespräch.

Welche Tipps haben Sie für unsere Leserinnen für die Arbeit in virtuellen Teams? Worauf sollten sie besonders achten?

Virtuelle Teams sollten sich in bestimmten Zeitabständen persönlich treffen und einen respektvollen und wertschätzenden Umgang miteinander pflegen. Für die Zeit dazwischen ist ein regelmäßiger Online-Austausch wichtig. Dafür sowie für die Aufgabenzuordnung und -bearbeitung ist ein gemeinsames Tool, das alle beherrschen, enorm zielführend. Ich bin großer Fan des Tools Trello, das sich hierfür hervorragend eignet.  Weiterhin ist ein gutes Netzwerk sinnvoll, da virtuell Arbeitende sich auch gegenseitig weiterempfehlen und kooperieren.

Vielen Dank für das Gespräch

Das Interview führte Tanja Bögner.

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