Der Alltag einer Teamassistentin

Die Arbeit als Teamassistentin ist kommunikativ und organisatorisch anspruchsvoll – und kann sehr viel Spaß machen. Tanja Bögner sprach mit Teamassistentin Stefanie Hacker über ihren Traumjob.

sekretaria Magazin: Frau Hacker, wollten Sie schon immer Teamassistentin werden?

Stefanie Hacker: Nein, ursprünglich wollte ich Masseurin werden. Aber nach einem Schulpraktikum als Assistentin in einer Zahnarztpraxis war ich so fasziniert von der Mischung aus Organisation, Koordination und dem medizinischen Bereich, dass ich zunächst Zahnarzthelferin wurde. Jahre später machte ich dann eine Ausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation. Nach einem Umzug fand ich eine Stelle als Teamassistentin eines fünfköpfigen Teams und hatte meinen Traumjob gefunden.

In meinem jetzigen Unternehmen fing ich übrigens als Vorstandsassistentin an. Allerdings merkte ich doch sehr schnell, dass mir der Austausch mit einem mehrköpfigen Team fehlte, und wechselte intern zur Teamassistenz.

Was haben Sie so sehr vermisst, dass Sie die Stelle wieder gewechselt haben?

Ganz klar die Vielfältigkeit und Individualität der jeweiligen Aufgaben sowie den Austausch mit den jeweiligen Teammitgliedern. Ich möchte mich nicht nur auf eine Person fixieren, sondern mit unterschiedlichen Charakteren und Menschen zusammenarbeiten und im Austausch bleiben. Als ich nur für eine Person tätig war, hatte ich das Gefühl, auf der Stelle zu treten und dass sich vieles wiederholt. Im Team besteht Abwechslung in den Aufgaben und ich kann dazu beitragen, mehrere Kollegen zu unterstützen.

Was sind die besonderen Herausforderungen einer Teamassistenz?

Es ist wichtig, sich gezielt auf jedes Teammitglied einzustellen und seinen Vorstellungen entsprechend die Aufgabe umzusetzen. Der eine möchte es so, der andere wieder anders. Diese „individuellen Eigenarten“ sollte eine Teamassistenz draufhaben und gezielt umsetzen.

Gerade die Kommunikation ist immer wieder eine Herausforderung. Der eine hält sich kurz und knapp, der andere erklärt eher ausführlich. Wiederum gibt es Kollegen, die „vorarbeiten“, bei anderen kommt der Spruch: „Mach es einfach wie immer.“ Hier sollte man wissen, was der Kollege meint, und nicht jedes Mal fragen müssen.

Eine gute Teamassistenz sollte immer einen Schritt voraus sein. Klar kann immer etwas dazwischenkommen, aber hier gilt es dann, einen klaren Kopf zu behalten und entsprechend zu reagieren.

Welche ganz konkreten Tipps können Sie unseren Leserinnen geben, wenn es um chaotische oder auch respektlose Teammitglieder geht?

Schwarze Schafe, die sich respektlos verhalten, gibt es leider immer wieder. Dies kann man nicht vermeiden. Ich bin immer gut damit gefahren, wenn ich die Situation, das jeweilige Gespräch oder den jeweiligen Kommentar direkt angesprochen habe. Oftmals hat sich die ein oder andere Situation direkt klären lassen. Wenn nicht: Drüber stehen und lächeln, denn noch kann uns keiner hinter die Stirn schauen. Neben den schwarzen Schafen gibt es ja auch weiße.

Es gibt Teammitglieder, die brauchen ihr Chaos – dann ist das so. In diesem Fall sollte ich mich als Teamassistenz so aufstellen, dass am Ende alles passt. Alternativ sind wir als Assistentinnen die Organisationstalente schlechthin, warum nicht den ein oder anderen Trick weitergeben?

Wie sehen denn Ihre Aufgaben als Teamassistentin konkret aus?

Meine Hauptaufgaben sind die Angebots- und Präsentationserstellung sowie die Vereinbarung und Organisation von Terminen und Besprechungen. Sofern Kollegen selbst Angebote oder Präsentationen geschrieben haben, ist es wichtig, diese final zu überprüfen. Darüber hinaus ist es mir wichtig, dass interne Dokumente und Vorlagen vereinfacht bzw. einheitlich gehalten werden, damit die Prozesse einheitlich ablaufen und nicht jeder mit einer anderen Vorlage arbeitet.

Das Team, in dem ich tätig bin, ist auch für den Empfangsbereich zuständig. Dies bedeutet, dass auch die Telefonzentrale, der Empfang der Gäste sowie die Vor- und Nachbereitung der Besprechungszimmer, die Postbearbeitung und die „Mädchen-für-alles“-Aufgaben zu meinem Tätigkeitsbereich gehören.

Apropos „Mädchen für alles“ – wie verhindern Sie, dass Sie plötzlich für alle ungeliebten Aufgaben zuständig sind und die Kollegen sich bei „Kopierer bestücken“ und „Kaffee kochen“ vornehm zurückhalten?

Ach ja, darüber könnte man Hunderte Bücher schreiben und trotzdem würde man nicht auf einen Nenner kommen. Dieses Thema ist in jedem Unternehmen immer wieder ein spannender Diskussionspunkt und wird es wohl immer bleiben. Ich denke, es ist wichtig, dass dieser Aufgabenbereich klar zugeteilt ist. Bei uns im Unternehmen gehören diese Tätigkeiten zum Empfangsbereich und zu den Teamassistentinnen. Da wir ein kleines Team sind, sprechen wir uns regelmäßig ab – und das funktioniert super.

Wie kann man sich Respekt beim Umgang mit so vielen unterschiedlichen Menschen verschaffen?

Ehrlichkeit, Fairness, Diskretion und selbstbewusst seine „Frau“ stehen. Zwischen Menschen wird es immer Meinungsverschiedenheiten und unterschiedliche Ansichten geben, aber hier ist es wichtig, eine Lösung zu finden, mit der alle leben können.

Was raten Sie jüngeren Kolleginnen, die sich noch „durchboxen“ müssen?

Lernt! Lernt von den „alten Hasen“ und nicht von „Siri“ oder „Alexa“ und verknüpft dies mit dem, was wir heute zur Hand haben. Ich finde es immer wieder spannend, mich mit Assistentinnen zu unterhalten, die diesen Job bereits 10, 20 oder 30 Jahre machen.

Sie sind ja jetzt ganz frisch Mama geworden. Gibt es für Sie Unterschiede als „Mama-Assistentin“?

Ich habe mich erst kürzlich mit einer Assistentin unterhalten, die ebenfalls Mutter geworden ist. Wir beide sind zu dem Schluss gekommen, dass wir noch so gute Assistentinnen sein können – unsere Söhne schmeißen uns jeden Plan über den Haufen. Und dann heißt es wie im Job, neu organisieren, neu planen, den Tagesablauf ändern, Termine verschieben usw. Also erst einmal ein klares Nein. Im Gegenteil, durch meine Tätigkeit als Assistentin bin ich es gewohnt, schnell umzudenken und umzplanen und das hilft mir in der ein oder anderen Situation sehr gut. Allerdings ist das Abenteuer mit Kind auf menschlicher Ebene ein Abenteuer für sich und da möchte ich mit keiner Assistentin tauschen. Da ist mir mein Sohn der liebste Chef.

Vielen Dank für das Gespräch

Das Interview führte Tanja Bögner.