Projektmanagement-Tool Trello

So organisieren Sie als Assistenz To-Do’s fürs Team

Die Projektmanagement-Software Trello gehört aktuell zu den beliebtesten Tools zur Teamarbeit. Die Oberfläche ist übersichtlich strukturiert, alle Mitglieder greifen auf die zentrale Datenablage zu, sparen sich eine Flut an E-Mails und können in Echtzeit den aktuellen Stand des Projekts einsehen. Das System legt automatisch ein Archiv an und ist in der Grundversion kostenlos.

Trainerin Andrea Kaden verrät uns vorab ihre besten Trello-Tipps:

  1. Zuerst Gedanken machen und besprechen, was ein Team ist und welche Boards sinnvoll sind.
  2. Überlegen, welcher Workflow wird dargestellt, z.B.
    a. Ideen, To Do’s, in Arbeit, Erledigt
    b. Recherche, Texterstellung, Bildvorschläge, Lektorat, Veröffentlichung
    c. Akquise, Angebot, Termin, Vertrag
  3. E-Mail-Benachrichtigungsfrequenz bewusst wählen und in den Einstellungen einstellen
    a. abbestellen und regelmäßig aktiv in Trello schauen
    b. reduzieren und/oder nur einzelne Boards abonnieren
    c. E-Mails bekommen und automatisch z.B. in Outlook per Regel in einen separaten Ordner verschieben, sorgt für Übersicht
  4. Am Anfang nicht zu viele Boards anlegen, erst, wenn man im Laufe der Arbeit bemerkt, dass es unübersichtlich wird, neue Boards anlegen und/oder verlinken
  5. Wenn die Checklisten zu detailliert werden, lieber auf eine andere Karte mit Checklisten verlinken
  6. Labels nicht für Dringlichkeit der Aufgaben nutzen, das geht mit konkreter Terminierung besser
  7. Labels besser für Arbeitsbereiche nutzen
  8. Ein Label für „OneMinuteTask“ oder „Quickie“, immer, wenn man kurz Zeit hat (z.B. vor einem Termin warten muss) nach diesem Label filtern und abarbeiten, damit schafft man zwischendurch Kleinigkeiten
  9. Zur Übersicht der Fälligkeiten Board in der Kalenderansicht anzeigen lassen (Achtung, diese Ansicht muss pro Board aktiviert werden, am einfachsten, wenn man einen Termin anlegt)
  10. Anlage von Templates (z.B. für wiederkehrende Workflows) ist sehr zeitsparend
    a. Board als Template anlegen und kopieren
    b. Checklisten anlegen und dann in die gewünschten Kärtchen importieren
    c. Kärtchen als Template anlegen und bei Wunsch kopieren
    d. Listen anlegen und ebenso kopieren
  11. Bei langen Listen nicht scrollen, sondern gesuchte Aufgaben per Filter anzeigen lassen, nach Fälligkeiten, Datum oder Teammitglied
  12. Über die Chrome-Erweiterung Ultimello lassen sich Karten nach Anlage-Datum, Fälligkeitsdatum oder alphabetisch sortieren
  13. Trello-Kärtchen schnell löschen: Am schnellsten geht es in der Browser-Version mit dem Shortkey: mit der Maus über ein Kärtchen scrollen (ohne zu klicken!) und Taste „Entf“ auf dem Keyboard drücken
  14. Trello kann auch offline verwendet werden
  15. Trello kann jetzt auch Gantt-Charts (Balkenpläne für die grafische Darstellung von Aktivitäten) mit der Erweiterung „Ganttify“ oder „Elegantt“

 Ein Beispielsboard zeigt Trello z. B. HIER.

Wer jetzt richtig Lust auf das effiziente Arbeiten mit Trello bekommen hat, kann sich für den Workshop Projektmanagement für jedermann am 39. Assistentinnen-Tag in Mainz anmelden.

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