Wie Sie erfolgreich virtuelle Zusammenarbeit organisieren

Wie Sie erfolgreich virtuelle Zusammenarbeit organisieren
© elnur / fotolia.com

Der Begriff „Arbeit 4.0“ ist überall präsent. Dabei wird noch viel diskutiert: Wie wollen wir morgen arbeiten? Steckt mehr dahinter als Digitalisierung? Und wie organisiert man die virtuelle Zusammenarbeit, wenn das klassische Meeting im Besprechungsraum ausgedient hat?

In großen Unternehmen gehört virtuelle Zusammenarbeit schon länger zum Alltag. Oft arbeiten Teams von verschiedenen Orten aus und verständigen sich per Telefon, E-Mail oder Videokonferenz. Mittlerweile macht auch ein Drittel der kleinen und mittelständischen Unternehmen vom Netz Gebrauch, um die Kommunikation untereinander zu erleichtern. Schließlich spart das Reise- und Personalkosten sowie Zeit, etwa dann, wenn Projekte an verschiedenen Standorten umgesetzt werden oder Mitarbeiter im Außendienst oder im Home-Office arbeiten.

Virtuelle Teams werden oft ad-hoc zusammengestellt, die Mitglieder kennen sich meistens nicht persönlich. Das erschwert das Teambuilding und bietet Raum für Missverständnisse – erst recht, wenn die Kommunikation über Länder- und Sprachgrenzen hinweg verläuft.

Organisation virtueller Zusammenarbeit

Damit diese Zusammenarbeit funktioniert, muss sie organisiert werden. Es reicht nicht mehr, eine Einladung zum Meeting einfach per E-Mail zu verschicken. Auch der „kurze Weg“ über den Flur, um für den Chef  eine Information einzuholen, ist nicht mehr möglich. Gerade für Sekretärinnen und Assistentinnen kann diese Entwicklung zu einer grundsätzlichen Veränderung des Arbeitsplatzes führen. Die gute Nachricht ist, es gibt zahlreiche Tools, die Ihnen bei der Gestaltung der virtuellen Arbeitswelt helfen. Einige möchten wir Ihnen hier vorstellen.

Telefonkonferenzen

Meetgreen bietet einen Telefonkonferenzservice an. Einmal registriert, bekommt man eine feste Einwahlnummer sowie eine PIN. Die Einwahlnummer und PIN verteilen Sie im Vorfeld per E-Mail an die Konferenzteilnehmer. Zur verabredeten Zeit wählen alle Teilnehmer die Nummer und werden anschließend aufgefordert, die PIN einzugeben. Nun können Sie zusammen im virtuellen Konferenzraum plaudern.

Die kostenlose Alternative ist Skype, das Online-Telefonie-Programm. Einmal auf Ihrem Rechner installiert, können Sie die Arbeitskollegen als Kontakte hinzufügen und kostenlos von Rechner zu Rechner telefonieren. Dazu benötigen Sie Kopfhörer und ein Mikrofon, das entweder im Rechner schon eingebaut ist oder wie bei Freisprecheinrichtungen am Kopfhörer angebracht ist. Mit einer Kamera können Sie über Skype auch Video-Konferenzen durchführen.

Alternativen: Google Hangout, FreeConferenceCall, Team Viewer.

Dateiablage

Wenn Sie in kleineren Teams oder an mehreren Arbeitsplätzen tätig sind, können Sie die kostenlose Dropbox benutzen, um Dateien auszutauschen und abzulegen. Auf der Webseite laden Sie das Programm herunter und installieren es auf Ihrem Rechner. Nach der Anmeldung für ein Dropboxkonto bekommen Sie zwei Gigabite kostenlosen Online-Speicherplatz, auf den Sie über den Dateiexplorer Ihres Rechners zugreifen können. Mehr Speicherplatz können Sie kostenpflichtig erwerben. Um die Synchronisation der Dateien kümmert sich Dropbox von allein. Um sie mit anderen Nutzern zu teilen, können Sie auf der Webseite von Dropbox den betreffenden Ordner freigeben.

Alternativen: Wuala, JottaCloud, Google-Drive, SkyDrive

Informationsablage

Wenn Sie eine gemeinsame Wissensbasis schaffen möchten, können Sie Ihr eigenes Wiki-Lexikon aufbauen. Genau wie in der Wikipedia-Enzyklopädie können Sie die Seiten nicht nur lesen, sondern auch selbst bearbeiten. So können Sie alle zusammen zwischen den einzelnen Seiten Verlinkungen erstellen und somit alle wichtigen Informationen in Zusammenhang bringen. Das Angebot an freier Wiki-Software ist groß. Geht es um einen leichten Einstieg, könnte beispielsweise DokuWiki das Werkzeug der Wahl sein.

Alternativen: FlexWiki, MediaWiki, TWiki

To-Do-Listen

Sobald ein Team größer wird, wird es schwierig, den Überblick zu behalten, wer gerade woran arbeitet. Besonders, wenn Teams nicht am gleichen Ort zusammen sitzen, wird es schwierig, spontane Einfälle oder To-dos mal eben über den Flur zu rufen. Das kostenlose Asana schafft Abhilfe – die Aufgabenverwaltung für Teams ermöglicht es, sich gegenseitig To-dos zuzuweisen und die Erledigung zu verfolgen.

Alternativen: Wunderlist, Trello, Teambox, Teamwork, Teamweek.

(Termin-)Umfragen

Wie oft passiert es, dass es eine Flut an E-Mails braucht, bis ein Termin zwischen vier Personen vereinbart ist? Das kleine, einfach zu bedienende, kostenlose Tool Doodle erleichtert die Abstimmung enorm. Sobald eine Terminumfrage angelegt ist, können Sie passende Tage und Uhrzeiten angeben und wählen ob die Teilnehmer nur mit „Ja“ oder mit „Ja – Nein – Wenn’s sein muss“ antworten können. Anschließend verschicken Sie den Link zur Umfrage an die Teilnehmer, setzen eine Deadline und warten ab, bis alle die Umfrage ausgefüllt haben. Doodle zeigt Ihnen dann automatisch, wer wann Zeit hat.

Übrigens eignet sich doodle auch dazu, mit demselben Prinzip ganz allgemein eine Auswahl aus festgelegten Alternativen zu treffen. Diese Umfragefunktion ist wenig bekannt, aber ebenfalls sehr hilfreich.

Alternativen: Moreganize, Google Formulare.

Kollaboratives Schreiben

Wenn Sie dezentral arbeiten, kann es sehr bereichernd sein, gleichzeitig gemeinsam in einem Textdokument zu arbeiten. Die Technik von Google Docs ist mittlerweile soweit, Ihnen fast in Echtzeit die Änderungen eines Kollegen anzeigen zu können und die unterschiedlichen Bearbeitungsstadien lückenlos wiederherstellen zu können. Während einer Telefonkonferenz können Sie zum Beispiel die Agenda direkt in das Protokoll umwandeln, oder ein Text kann von mehreren Teammitgliedern kommentiert werden, ohne dafür 50 E-Mails hin und her senden zu müssen.

Alternativen: Ginkgotree, Etherpad.

Kollaboration

Natürlich gibt es all diese einzelnen Tools auch zusammen in einem Angebot. Webseiten wie Trello oder Podio bieten alles rund um die Online-Zusammenarbeit von Kalender über die To-do-Liste bis zur Kontakteverwaltung. Gerade für Anfänger kann die Fülle von Angeboten unübersichtlich wirken und den Start erschweren.

Alternativen: Rise up, moodle, Basecamp, Teamlab.

Sicherheit

Mit der Onlineablage Ihrer wichtigsten Dokumente kommt auch die Frage nach der Datensicherheit auf. Mit Truecrypt können Sie zum Beispiel Ihre Dropbox-Inhalte verschlüsseln. Mit PGP können Sie Ihre E-Mail-Kommunikation verschlüsseln, was besonders für wichtige Vertragsdaten empfehlenswert ist. Achten Sie außerdem darauf, regelmäßige Back-ups zu machen.

Soziale Netzwerke

Wenn Sie mit einen größeren Gruppe in Kontakt kommen und einen gemeinsamen virtuellen Austausch schaffen wollen, können Sie soziale Netzwerke nutzen. Kommerzielle Anbieter wie Facebook oder Xing ermöglichen es Ihnen, Gruppen einzurichten, in denen die Mitglieder über gemeinsame Themen diskutieren und sich austauschen. Diese Gruppen können offen (jeder kann sich anmelden und mitlesen) oder geschlossen (Sie können bestimmen, wer Mitglied wird und wer welche Inhalte sehen kann) sein. Eine nicht-kommerzielle Alternative ist mixxt, das Sie auch als geschlossenes System (Intranet) für Ihre Organisation nutzen können. Weitere Alternativen sind Socialcast und Buddypress. Beide eignen sich für den Aufbau sozialer Online-Netzwerke sowohl intern als auch extern.

Viele weitere Tipps und Tricks für eine effiziente Büroorganisation mit OneNote, Excel & Co. finden Sie in der Sonderausgabe des sekretaria-Magazins.

Der Autor Stephan Lamprecht ist freier Journalist und Autor zu den Themen Informatik, Arbeitsorganisation und Zeitmanagement.

Sekretaria-Talk: Was meinen Sie dazu?

Ihr persönlicher Newsletter

Ihre Vorteile

› Wöchentlich topaktuelle News
› Checklisten, Musterbriefe und Praxis-Hilfen
› Rabatte und Sonderaktionen für unsere Leser