Wenn ein Arbeitszeugnis verfasst werden soll, kommen als Basis meist Musterzeugnisse zum Einsatz. Kein Wunder, sie sind ja auch sehr praktisch: Wenn Sie sich am Inhalt eines Musterzeugnisses eines guten Anbieters entlanghangeln, können Sie sicher sein, dass Sie alle Inhalte vollständig und in der richtigen Reihenfolge aufführen. Natürlich müssen Sie ein Musterzeugnis immer noch an den jeweiligen Empfänger anpassen.
Die erste Frage, die Sie sich stellen müssen, ist die nach der Zeugnisart. Der Regelfall ist das Endzeugnis, aber ab und zu werden Sie vielleicht auch ein Zwischenzeugnis ausstellen müssen. Das hat Auswirkungen auf die Zeitformen im Dokument: Es ist üblich, ein Endzeugnis in der Vergangenheits-, ein Zwischenzeugnis in der Gegenwartsform zu verfassen. Ebenso sollte aus der Überschrift hervorgehen, um welche Art Zeugnis es sich handelt.
Welche Daten Sie in Musterzeugnissen ändern müssen
Gleich zu Beginn müssen Sie natürlich die persönlichen Daten des Arbeitnehmers aufnehmen. Gehen Sie jeden einzelnen Absatz gezielt daraufhin durch, an welchen Stellen
- der Name,
- die Berufsbezeichnung
- die Tätigkeitsbeschreibung o. Ä.
auftauchen und füllen Sie diese Stellen sofort mit den Angaben, die Sie vom Arbeitnehmer oder auch vom beurteilenden Vorgesetzten erhalten haben.
Tipp: In der Regel taucht der Name des beurteilten Kollegen mindestens einmal in jedem Absatz auf.
Bei der Tätigkeitsbeschreibung ist besonders viel Vorsicht angebracht. Sie muss vollständig sein, fehlen Tätigkeiten, die der Kollege ausgeführt hat, kann dies im Streit vor Gericht enden. Andererseits sollten natürlich auch keine Tätigkeiten enthalten sein, die der Arbeitnehmer gar nicht vorgenommen hat – das würde dem Prinzip der Wahrhaftigkeit eines Zeugnisses widersprechen. Prüfen Sie Musterzeugnisse in diesem Punkt sehr genau.
Was wird beurteilt?
Neben der Tätigkeitsbeschreibung geht es bei einem Zeugnis vor allem um die Leistungsbeurteilung, der Beurteilung des persönlichen Verhaltens und bei Führungskräften noch um die Beurteilung der Führungsqualitäten. Hier müssen Sie sich natürlich auf die Angaben der beurteilenden Vorgesetzten verlassen.
In vielen Unternehmen kommt für diese Bereiche ein Notensystem zum Einsatz. Dann geben Sie im Vorfeld nur einen Bewertungsbogen aus und der Vorgesetzte kreuzt an, welche Note er vergibt. Sie setzen dann im Zeugnis nur noch den entsprechenden Textbaustein ein. Achten Sie darauf, ob der Vorgesetzte eventuell noch Zusätze notiert hat.
Auch diese Textbausteine sollten Sie noch einmal daraufhin überprüfen, ob sie an einzelnen Stellen vielleicht noch angepasst werden müssen.
Der Abschluss
Passen Sie im ersten Schritt die Begründung für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses an und leiten Sie dann die Schlussformulierung ein. Auch wenn der Beurteilte keinen Anspruch auf eine (gar wohlwollende) Schlussformel hat – gerade bei einem guten oder sehr guten Zeugnis sollten Sie darauf nicht verzichten. Besprechen Sie diesen Punkt gegebenenfalls noch einmal gezielt mit dem Vorgesetzten, der die Beurteilung noch unterschreiben muss.
