Wie Sie professionelle Arbeitszeugnisse erstellen

Professionelle Arbeitszeugnisse erstellen
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Um die genaue Gestaltung eines Arbeitszeugnisses streiten sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer besonders oft – gern auch vor Gericht. Jeder hat einen Anspruch auf ein Zeugnis, aber wie genau soll es aussehen? Welche Formulierungen sind erlaubt und was gilt in Sachen Zeugniscode? Informieren Sie sich über die wichtigsten Fakten und aktuelle Urteile, damit Ihr Unternehmen in Sachen Zeugnisse den Richterspruch nicht fürchten muss.

Fest steht, dass jeder Arbeitnehmer Anspruch auf ein Zeugnis hat – auf Wunsch ist ihm auch ein qualifiziertes Zeugnis auszustellen. Der Unterschied: Ein einfaches Zeugnis beschreibt nur Art und Dauer der Beschäftigung, das qualifizierte Zeugnis bewertet darüber hinaus die Leistung und das Verhalten des Beschäftigten.

Wie muss ein Zeugnis aussehen?

Grundsätzlich muss ein Zeugnis schriftlich erstellt und unterschrieben werden. Ein Zeugnis in E-Mail-, Fax- oder anderer elektronischer Form ist nicht zulässig. Achten Sie darauf, dass Sie das Zeugnis in tadelloser Form aushändigen: Verwenden Sie haltbares Papier von guter Qualität mit einem aktuellen Firmenbriefkopf. Sind Flecken, Radierungen, Ausbesserungen etc. vorhanden, sollten Sie besser einen neuen Ausdruck anfertigen und unterschreiben lassen. Gleiches gilt, wenn Sie feststellen, dass auf dem Zeugnis kleine Markierungen zu finden sind. Denn das kann als Geheimzeichen gedeutet werden – und die sind verboten. Das Zeugnis darf gefaltet werden, wenn Sie es dem Arbeitnehmer zuschicken und es dennoch möglich ist, davon saubere Kopien herzustellen. Besser ist es natürlich, wenn Sie einen großen, stabilen Umschlag verwenden und das Dokument nicht knicken.

Tipp: Das Zusenden des Zeugnisses ist übrigens die Ausnahme. Das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg hat bestätigt, dass der Arbeitnehmer das Dokument beim Arbeitgeber abholen muss, wenn nicht besondere Umstände ausnahmsweise dagegensprechen.

Klar und ohne Widersprüche

Die wichtigste Regel lautet: Ein Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Missverständliche Formulierungen sind also nicht erlaubt. Das gilt überall: Weder dürfen wesentliche Teile des Arbeitsgebiets des Arbeitnehmers wegfallen (was negativ gedeutet werden könnte) noch darf der Arbeitgeber durch die Reihenfolge Recht im Office von Satzteilen, durch bestimmte Wörter oder sich widersprechende Ausdrücke versteckte Botschaften senden. Keinen Anspruch hat der Arbeitnehmer übrigens auf eine Schlussformel im Zeugnis; ist sie aber vorhanden, darf sie dem Inhalt des Zeugnisses nicht widersprechen.

Fallstricke des qualifizierten Zeugnisses

In einem qualifizierten Zeugnis folgen nach der Tätigkeitsbeschreibung eine Verhaltens- und eine Leistungsbeurteilung. Bei der Verhaltensbeurteilung geht es darum, wie der Umgang des Mitarbeiters mit den Vorgesetzten, Kollegen und Dritten (Kunden, Lieferanten etc.) war. Hatte der Beurteilte eine Leitungsfunktion inne, wird an dieser Stelle beschrieben, wie er diese wahrgenommen hat. Die Leistungsbeurteilung erfolgt anhand von Schulnoten, die in die Zeugnissprache übersetzt werden.

Daraus hat sich in Teilen ein echter Geheimcode entwickelt – das Lob in den Zeugnissen ist oft vergiftet! Da das Zeugnis für den weiteren Berufsweg des Arbeitnehmers sehr wichtig ist, soll es wohlwollend sein. Allerdings ist der Anspruch auf ein solch wohlwollendes Zeugnis vor Gericht letztlich wenig wert. Das Landesarbeitsgericht Hessen etwa führte aus, dass die Formulierung „wohlwollend“ in gerichtlichen Vergleichen üblich sei. Daraus folge kein Anspruch auf eine ganz bestimmte Ausgestaltung des Zeugnisses, schon gar nicht auf einen bestimmten Wortlaut.

Das Landesarbeitsgericht stellte fest, dass eine solche Formulierung nach ständiger Rechtsprechung auch zu wenig bestimmt sei, um hieraus einen vollstreckungsfähigen Inhalt abzuleiten. Gleiches gelte für die Formulierung, dass das Zeugnis der „weiteren beruflichen Entwicklung dienlich ist“. Auch hieraus könne ein Anspruch auf die Verwendung bestimmter Formulierungen nicht abgeleitet werden.

Als oberster Grundsatz bei der Zeugniserstellung gilt: Es muss wahr sein. Alle wesentlichen Tatsachen und Bewertungen, die für die Gesamtbeurteilung des Arbeitnehmers entscheidend sind, müssen enthalten sein. Einmalige Vorkommnisse oder Umstände, die für den Arbeitnehmer nicht charakteristisch sind, dürfen grundsätzlich nicht erwähnt werden. Der Arbeitgeber darf und muss aber nur solche wahre Tatsachen und Beurteilungen in das Zeugnis aufnehmen, die für einen zukünftigen Arbeitgeber von Interesse sind.

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