Die größten Fallstricke beim Arbeitszeugnis

Sekretärinnen Online-HandbuchEin qualifiziertes Arbeitszeugnis auszustellen, ist eine große Verantwortung. Immerhin dient es dem ausscheidenden Mitarbeiter als wichtige Bewerbungsunterlage. Zudem können hier Fehler zu kostspieligen Arbeitsrechtsprozessen führen. In diesem Beitrag lesen Sie, worauf Sie achten müssen, wenn Sie ein qualifiziertes Zeugnis schreiben. Unser Tipp: Nutzen Sie die Hinweise dafür, Ihr eigenes Sekretärinnen-Zeugnis auf Herz und Nieren zu prüfen. Ist es so gut, wie Sie es verdienen?

Anders als im einfachen Arbeitszeugnis machen Sie im qualifizierten Arbeitszeugnis auch Angaben über die Leistung und das Verhalten. Es hat damit für die Stellensuche wesentlich mehr Gewicht, daher ist besondere Sorgfalt geboten. Allerdings herrscht ja nicht immer Einigkeit, wie gut oder schlecht ein Mitarbeiter nun war. Streit ist so oft vorprogrammiert. Umso wichtiger ist es, dass Sie die vielen Fallen umgehen, die bei der Erstellung auf Sie lauern.

Aufbau eines Arbeitszeugnisses: der Trick mit der Reihenfolge

Beim Aufbau eines qualifizierten Zeugnisses sollten Sie diese Reihenfolge einhalten:

  1. Überschrift
  2. Einleitung
  3. Tätigkeitsbeschreibung
  4. Leistungsbeurteilung
  5. Verhaltensbeurteilung
  6. Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
  7. Schlussformulierung
  8. Ort, Datum, Unterschrift

Wenn Sie im Zeugnis von dieser Struktur abweichen, kann dies bereits eine erste Wertung über die Mitarbeiterleistung sein. Angenommen, Sie setzen die Verhaltens- vor die Leistungsbeurteilung. Dann kann das der Leser so verstehen, dass der Arbeitnehmer zwar sehr nett, aber leider nur wenig leistungsfähig ist. Diesen Trick bei der Beurteilung nennt man Reihenfolgetechnik. Auch kann es vorkommen, dass einzelne Punkte einfach wegfallen (Leerstellentechnik). Fehlen etwa die Schlussformel und die guten Wünsche für die Zukunft, sagt der Arbeitgeber damit, dass er froh ist, diesen Mitarbeiter los zu sein. Problematisch ist, dass nicht alle Arbeitgeber solche Tricks kennen und aus Unwissenheit eine Wertung vornehmen – die sie eigentlich gar nicht beabsichtigen.

Praxistipp: Am besten ist es, wenn Sie sich strikt an die oben genannte Reihenfolge halten.

Überschrift: möglichst neutral

Ein Arbeitszeugnis kann verschiedene Überschriften tragen, etwa Zeugnis, End- oder Dienstzeugnis. Mit der neutralen Bezeichnung „Zeugnis“ sind Sie auf der sicheren Seite. Auszubildende erhalten am Ende ihrer Ausbildung ein so genanntes „Ausbildungszeugnis„. Wenn das Arbeitsverhältnis noch fortbesteht, können Mitarbeiter sich unter bestimmten Umständen ein Zwischenzeugnis ausstellen lassen.

Einleitung: Wer, was und wie lange?

In die Einleitung schreiben Sie die persönlichen Daten des Arbeitnehmers, also Name, Vorname und gegebenenfalls den Titel. Wichtig ist, dass keine Zweifel bestehen, welche Person beurteilt wird. Ob Sie hier auch Geburtsdatum und Anschrift aufführen sollten, ist umstritten.

Praxistipp: Wenn Sie diese beiden Daten aufnehmen möchten, bitten Sie den Mitarbeiter um Erlaubnis.

Weiter geht es mit den Angaben über die Dauer und die Art des Beschäftigungsverhältnisses. An welchem Tag fing der Arbeitnehmer an, in Ihrem Unternehmen zu arbeiten? Wann endet das Arbeitsverhältnis? Gemeint sind der rechtlich wirksame Beginn und das rechtlich wirksame Ende des Vertrags. War der Arbeitnehmer bei Ihnen als Teilzeitkraft beschäftigt, führen Sie dies ebenfalls in der Einleitung an. Kritisch ist hier das Datum des Ausscheidens. Oft steht hier der letzte Anwesenheitstag vor dem Resturlaub. Das ist aber gefährlich, denn wenn dieses Datum nicht mit den üblichen Kündigungsfristen übereinstimmt, wird der zukünftige Arbeitgeber misstrauisch und sieht das möglicherweise als Hinweis auf eine fristlose Kündigung.

Die Bezeichnung der beruflichen Tätigkeit muss korrekt sein. Hat sie sich im Verlauf des Beschäftigungsverhältnisses verändert, sollten Sie das entweder gar nicht erwähnen und nur die letzte Tätigkeit aufführen, oder aber den beruflichen Werdegang ausführlich und lückenlos beschreiben.

Praxistipp: In der Einleitung kann es zu – auch unbewussten – Wertungen kommen. Je passiver z. B. die Formulierungen sind, desto negativer ist der Eindruck, der entsteht. Wie lauten die Beschreibungen in Ihren eigenen Zeugnissen?

Aktive Formulierungpassive Formulierung
Er erledigte …Er hatte … zu erledigen
Er bearbeitete …Er hatte … zu bearbeiten
Er beschäftigte sich …Er wurde … beschäftigt
Er war … tätigEr wurde … eingesetzt

Tätigkeitsbeschreibung: am besten vollständig und präzise

Im Arbeitszeugnis müssen Sie präzise nennen, welche Art von Tätigkeit der Mitarbeiter ausgeführt hat. Die Aufgaben müssen so genau und vollständig angegeben werden, dass sich ein fachkundiger außenstehender Dritter ein zutreffendes und umfassendes Bild davon machen kann. Darauf hat der Mitarbeiter einen Anspruch von Rechts wegen. Beschreiben Sie also die wesentlichen Tätigkeiten, Aufgaben- und Einsatzbereiche, die ein Urteil über Kenntnisse und Fähigkeiten des Mitarbeiters erlauben. Nur so kann ein neuer Arbeitgeber einen Eindruck von den Erfahrungen und Leistungen gewinnen. Die wichtigsten Aufgabenbereiche sollten Sie ihrer Bedeutung nach zuerst nennen. Wie umfangreich die Beschreibung ausfällt, ist davon abhängig, wie lange der Mitarbeiter im Unternehmen gearbeitet hat und wie qualifiziert seine Aufgaben waren. Je länger er beschäftigt war und je qualifizierter seine Aufgaben waren, desto ausführlicher sollte die Tätigkeitsbeschreibung sein.

Praxistipp: Auch hier kann die Reihenfolgetechnik zum Einsatz kommen. Wer im Zeugnis unwichtige Aufgaben zuerst auflistet, deutet damit unter Umständen an, dass der Beurteilte seiner Meinung nach mit höherwertigen Tätigkeiten überfordert war. Gleiches gilt, wenn die Beschreibung von Details sehr umfangreich und übertont ausfällt, die Kernaufgaben aber nur am Rande erwähnt werden. Lesen Sie Ihre Zeugnisse konkret auf diesen Aspekt hin durch. Passen alle Schilderungen?

In der Tätigkeitsbeschreibung geben Sie weiter Auskunft über den beruflichen Werdegang. Hat sich der Mitarbeiter im Unternehmen weiterentwickelt und mehr Verantwortung übertragen bekommen? Das ist ein deutlicher Hinweis auf gute Leistungen, Zuverlässigkeit und Beständigkeit, also auf einen guten Mitarbeiter. Besondere Kenntnisse, die er durch Weiterbildungen erworben hat, sollten Sie ebenfalls erwähnen. Stellen Sie an dieser Stelle auch kurz Ihr Unternehmen vor, seine Organisationsstruktur und wie der Mitarbeiter in der Hierarchie eingeordnet war.

Praxistipp: Achten Sie bei Ihren eigenen Zeugnissen an dieser Stelle wieder darauf, ob die Tätigkeitsbeschreibung eher aktiv oder passiv ist (s. o.). Aktive Beschreibungen sind eindeutig positiver.

Leistungsbeurteilung: Herzstück des Arbeitszeugnisses

Die Leistungsbeurteilung ist der zentrale und auch schwierigste Part eines Arbeitszeugnisses. Die Kriterien, die Sie hier aufführen, sind:

  • berufliche Kenntnisse,
  • fachliche und kommunikative Fähigkeiten,
  • Arbeitsweisen,
  • Arbeitserfolg (Quantität und Güte),
  • besondere Arbeitserfolge
  • und die Arbeitsbereitschaft.

Bei Führungskräften folgt noch eine Beurteilung der Mitarbeiterführung.

Die Leistung misst sich zunächst an der Arbeitsbefähigung. Hier geht es schlicht um das Können des Arbeitnehmers, also um

  • Fachkenntnisse,
  • Belastbarkeit,
  • Auffassungsgabe,
  • intellektuelle und kreative Fähigkeiten,
  • Problemlösungsfähigkeit
  • und die Berufserfahrung.

Weiter gilt es, den Arbeitsstil zu bewerten. Die Punkte, die Sie dabei berücksichtigen müssen, sind:

  • Zuverlässigkeit,
  • Sorgfalt,
  • Selbstständigkeit,
  • Vertrauenswürdigkeit,
  • Loyalität
  • und Diskretion.

Praxistipp: Hierbei müssen Sie immer beachten, wie relevant der beurteilte Punkt tatsächlich für die Aufgabe ist. Ein Werbefachmann muss kreativ sein, diese Eigenschaft muss in seinem Zeugnis stehen. Bei einem Buchhalter ist Kreativität dagegen unwichtig, hier gehören Sorgfalt und Zuverlässigkeit zu den entscheidenden Faktoren. Wenn Sie ein Zeugnis z. B. als Direktionssekretärin erhalten haben, ist darin das Kriterium „Selbstständigkeit“ besonders wichtig.

Teil der Leistungsbeurteilung ist natürlich auch der Arbeitserfolg. Dazu gehören:

  • die Arbeitsmenge,
  • das Arbeitstempo,
  • die Arbeitsqualität,
  • die Überzeugungskraft und
  • das Verhandlungsgeschick.

Wenn der Mitarbeiter besondere Arbeitserfolge vorweisen kann, dann müssen Sie diese im Zeugnis aufführen. Solche Erfolge können sein: überdurchschnittliche Gewinnsteigerungen, besondere Kosteneinsparungen, die Lösung besonders schwieriger Problemfälle, Arbeitnehmererfindungen oder Beförderungen.

Praxistipp: Ist in Ihrem Zeugnis die sorgfältige Arbeitsweise betont, dann sollten bei den Arbeitserfolgen auch die Arbeitsmenge und das Arbeitstempo hervorgehoben werden. Fehlen hier nähere Ausführungen, dann hat sich Ihr Arbeitgeber möglicherweise der Leerstellentechnik bedient und eine schlechte Bewertung beim fehlenden Leistungskriterium vorgenommen. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass die Leistungskriterien in der Reihenfolge ihrer Bedeutung für die jeweilige Tätigkeit dargestellt sind. Kommen vor der Beurteilung von wichtigen Leistungskriterien unbedeutende Merkmale oder Selbstverständlichkeiten, dann ist das aufgrund der Reihenfolgetechnik als eine schlechte Beurteilung zu deuten.

Eine sehr gute oder gute Leistungsbeurteilung weist auf die überdurchschnittlichen Fähigkeiten und Kenntnisse hin. Je detaillierter das Zeugnis einzelne Leistungskriterien aufführt, desto größer ist die Bedeutung der Leistungsbeurteilung – und desto aufmerksamer sollten Sie diese Beurteilung prüfen.

Praxistipp: Achten Sie bei der Deutung besonders darauf, ob in Ihrem Zeugnis bewusste Auslassungen vorhanden sind. Durch Schweigen werden negative Aussagen vermieden, und doch wird Ihnen trotz wohlklingender Worte ein negatives Zeugnis ausgestellt.

Nachdem Sie alle Leistungskriterien einzeln im Zeugnis aufgeführt haben, schließen Sie diesen Teil des Zeugnisses in der Regel mit einer zusammenfassenden Beurteilung der Leistungen. Hier steht häufig die Aussage darüber, wie zufrieden der Arbeitgeber mit der Arbeit war. Es gibt so etwas wie eine allgemeingültige Notenskala, die den Personalfachleuten bestens bekannt ist. Je nachdem, wie gut oder schlecht die Leistung war, sollten folgende Begriffe vorkommen:

Für eine gute BeurteilungFür eine mangelhafte Beurteilung
„immer“
„stets“
„in jeder Hinsicht“
„jederzeit“
„während der gesamten Beschäftigungsdauer“
„teilweise“
„im Wesentlichen“
„im Großen und Ganzen“
„in etwa“

Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen – Achtung bei Auslassungen oder Umstellungen

In der Verhaltensbeurteilung gilt es, das soziale Verhalten, die persönliche Führung des Mitarbeiters zu bewerten. Wie ist er gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Mitarbeitern, Kunden etc. aufgetreten? Die Reihenfolge ist dabei:

  • Verhalten gegenüber Vorgesetzten
  • Verhalten gegenüber Kollegen
  • Verhalten gegenüber Mitarbeitern, Kunden und sonstigen Personen, zu denen geschäftliche Kontakte bestanden.

„Die Führung und das Verhalten gegenüber Mitarbeitern und Vorgesetzten war einwandfrei.“
Hier wird durch die Reihenfolgetechnik (die Mitarbeiter werden vor dem Vorgesetzten genannt) ausgedrückt, dass es im Verhältnis mit den Vorgesetzten Beanstandungen gegeben hat.

Beispiel für eine gute Beurteilung
„Die Führung und das Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Mitarbeitern war stets einwandfrei.“
Diese positive Beurteilung kann durch eine ergänzende Formulierung noch bekräftigt werden:
„Herr Moosgruber ist allseits anerkannt und geschätzt.“
Beispiel für eine mangelhafte Beurteilung

Praxistipp: Schlechte Bewertungen erkennen Sie häufig an Auslassungen oder Umstellungen der Reihenfolge.

Schlussformulierung: Kleine Sätze mit großer Wirkung

Die Bedeutung der Schlussformel sollten Sie nicht unterschätzen – damit können Sie eine vorangegangene gute Beurteilung verstärken – oder sie in Frage stellen und damit entkräften.

Grundsätzlich sollten Sie die Schlussformel wie folgt aufbauen:

  • Aussage zur Beendigung,
  • Dank für geleistete Arbeit,
  • Bedauern über das Ausscheiden,
  • Wünsche für die Zukunft.

Fehlen hier die Worte des Dankes, des Bedauerns und Wünsche für die Zukunft ist durch die Leerstellentechnik einiges gesagt. Nach der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom Januar 2001 besteht jedoch kein Anspruch auf eine Schlussformel.

Bei einigen Abschlussformeln ist Vorsicht angesagt:

AbschlussformelAussage
„Herr Münter scheidet aus eigenem Wunsch aus unserem Unternehmen. Wir wünschen ihm für die Zukunft alles Gute.“Da die Bedauerns- und Dankesformulierung fehlt, können die guten Wünsche den Eindruck erwecken, Herr Münter habe gute Wünsche für die Zukunft nötig.
„Unsere besten Wünsche begleiten ihn.“Durch diese ironische Schlussbemerkung wird das Arbeitszeugnis entwertet.
„Wir wünschen ihm für die Zukunft auf seinem Lebensweg viel Erfolg.“Bei uns hatte er (nämlich) keinen Erfolg.
„Wir wünschen ihm für den weiteren Weg in einem anderen Unternehmen viel Erfolg.“Gut, dass wir ihn los sind.

Zentral ist die Angabe, wer das Arbeitsverhältnis beendet hat. Hat der Arbeitnehmer gekündigt, so müssen Sie erwähnen, dass das Arbeitsverhältnis auf seinen Wunsch hin beendet wird. Greifen Sie z. B. zur Aussage: „Herr X scheidet auf eigenen Wunsch aus unserem Unternehmen.“ Dann sollte noch das Bedauern des Unternehmens folgen.

Erfolgte die Kündigung in gegenseitigem Einvernehmen, sollten Sie in das Zeugnis aufnehmen, dass der Mitarbeiter auf eigenen Wunsch geht. Dass der Arbeitgeber damit sehr einverstanden war, kann ausgedrückt werden, indem auf das Bedauern in der Abschlussformulierung verzichtet wird.

Praxistipp: Den Satz „Das Arbeitsverhältnis endet im gegenseitigen Einvernehmen“ sollten Sie besser meiden. Denn er deutet an, dass es zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu Differenzen kam. Wer diese verursacht hat, bleibt aber unklar.

Bei betriebsbedingten Kündigungen ist folgende Formulierung gut geeignet: „Das Arbeitsverhältnis von Herrn Münter wurde aus betriebsbedingten Gründen mit dem heutigen Tag beendet. Wir bedauern diese Entwicklung sehr, da wir mit Herrn Münter einen ausgezeichneten Mitarbeiter verlieren. Wir danken ihm für seine bisherige wertvolle Arbeit und wünschen ihm für die Zukunft weiterhin viel Erfolg und persönlich alles Gute.“

Ort, Datum, Unterschrift: Diese Fallen sollten Sie umgehen

Versehen Sie das Arbeitszeugnis mit dem Datum, zu dem das Beschäftigungsverhältnis endet. Liegt zwischen beiden Daten eine deutliche Zeitspanne – etwa einige Wochen – ist dies ein negatives Zeichen. Ein sehr spätes Datum deutet auf Schwierigkeiten bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses hin. So kann es sein, dass der Arbeitnehmer das Zeugnis und den Inhalt erst vor Gericht erkämpfen musste.

Der Arbeitgeber muss das Zeugnis handschriftlich unterschreiben. Fehlt die Unterschrift, besteht der Verdacht, dass er sich vom Inhalt distanziert. Der Unterzeichner muss in der Hierarchie des Unternehmens höher stehen als der Beurteilte. Am besten ist es, wenn der Inhaber des Unternehmens oder sein Vertreter Ihr Zeugnis unterschreiben. Bei größeren Firmen ist es üblich, dass der Leiter der Personalabteilung und Fachvorgesetzte das Zeugnis unterschreiben. Und weil manche Unterschriften nur schwer lesbar sind, sollten Sie darauf achten, dass mit Maschinenschrift die Funktionsbezeichnung unter der Unterschrift steht.

Praxistipp: Je höher der Aussteller des Zeugnisses in der Hierarchie des Unternehmens steht, desto wertvoller wird Ihr Zeugnis beurteilt.

Extratipp: Gehen Sie Ihr eigenes Zeugnis Schritt für Schritt durch: Entdecken Sie Punkte, Formulierungen, Auslassungen o. Ä., die ein Dritter womöglich negativ auslegen könnte? Das muss keine Absicht Ihres Arbeitgebers sein, aber trotzdem sollten Sie unbedingt dagegen vorgehen. Verlangen Sie eine Berichtigung des Arbeitszeugnisses.

Quelle: Anne Backer, Arbeitszeugnisse – Entschlüsseln und mitgestalten, redmark-Download: Fachbeitrag: Arbeitszeugnisse

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