Die Zeiten, in denen man es sich in Sekretariat und Assistenz gestatten konnte, ein ganzes Berufsleben auf gleichbleibendem Level zu agieren, sind in den allermeisten Nationen in Gänze vorbei.
Heute gilt auch in Ihrem Beruf das Gebot zur immerwährenden Lernbereitschaft. Das heißt, Sie werden in Form von betrieblich angeordneten beziehungsweise angebotenen Maßnahmen sowie aus eigenem Antrieb regelmäßig Ihr Wissen und Ihre Fähigkeiten mehren und auf den neuesten Stand bringen müssen – ganz gleich, wie lange Sie bereits in Ihrer Position arbeiten und ohne Unterschied der Dauer Ihrer Unternehmenszugehörigkeit.
Allerdings bedeuten derartige Fort- und Weiterbildungen immer einen teilweise erheblichen Eingriff in die Routine Ihres Alltags. Wie Sie dies bewältigen können, ohne schwere Abstriche in der Work-Live-Balance machen zu müssen, erfahren Sie jetzt.
Fort- und Weiterbildungen und ihre Auswirkungen auf die Work-Life-Balance
Die moderne Arbeit im Sekretariat und der Assistenz ist ein Beruf, der sich durch verschiedenste Aufgabenfelder zwischen Digitalisierung, Kommunikation, Veranstaltungsplanung und zahlreichen weiteren Anforderungen auszeichnet. Sie selbst wissen am besten, wie lange es streckenweise dauern kann, in allen Bereichen die nötige Routine zu erlangen.
Fort- und Weiterbildungen bedeuten durch ihre jeweilige Natur stets einen Eingriff in diese Routine:
- Fortbildungen stellen eine Aktualisierung Ihres derzeitigen Berufswissens dar. Insofern sind sie oft herausfordernder, da Sie hierbei nicht nur Neues erlernen, sondern gleichsam Altes, Überkommenes vergessen müssen.
- Weiterbildungen vermitteln Ihnen gänzlich neue Kompetenzen ohne Ansprüche an diesbezügliches Vorwissen. Dadurch müssen Sie zwar „lediglich“ Neues lernen, allerdings oftmals in deutlich größerem Umfang als bei einer Fortbildung.
Zwar existieren in allen Bundesländern bis auf Bayern und Sachsen Gesetze, gemäß denen Ihre Vorgesetzten Ihnen fünf zusätzliche bezahlte Urlaubstage jährlich für solche Maßnahmen geben müssen. Einerseits genügt das jedoch für manche Einzelmaßnahmen nicht, andererseits gibt es gute Gründe, sich noch umfassender fort- und weiterzubilden.
Die Folge: Sie müssen sowohl Ihrer regulären Arbeit vollständig nachkommen als auch die Bildungsmaßnahme absolvieren und nicht zuletzt Ihr Privatleben erfüllen. Was im normalen Alltag bereits herausfordernd sein kann, wird also noch um einen dritten Punkt ergänzt.
Tipp 1: Eruieren Sie, ob die Bildungsmaßnahme sich in den Berufsalltag integrieren lässt
Die Gesetzeslage ist relativ eindeutig: Fort- und Weiterbildungen müssen nur dann in die Arbeitszeit fallen, wenn Ihr Arbeitgeber diese anordnet. Genügt für privat angestrengte Maßnahmen der erwähnte Bildungsurlaub nicht oder leben Sie in Bayern oder Sachsen, muss rein rechtlich alles in der regulären Freizeit stattfinden – eigentlich.
In der Praxis zeigt sich jedoch immer wieder, wie gut Vorgesetzte sich überzeugen lassen, wenn man ihnen den Mehrwert der Bildungsmaßnahme für den Beruf und das Unternehmen erklärt. Das gilt jedoch nicht nur für Ihre danach gesteigerten Fähigkeiten:
Beispielsweise könnten Sie anbieten, nach erfolgreicher Durchführung Ihr neuerworbenes Wissen an das restliche Team weiterzugeben. Dadurch könnte es ohne Zusatzkosten für das Unternehmen brandaktuelles Wissen erhalten – im Gegenzug könnten Sie vereinbaren, für die Zeit der Maßnahme freigestellt zu werden.
Tipp 2: Suchen Sie Anbieter, bei denen die Maßnahmen alltagsverträglich gestaltet sind
Viele Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen wirken sich nicht nur aufgrund des reinen Arbeits- und Lernaufwandes negativ auf die Work-Life-Balance aus, sondern ebenso, weil
- Präsenzarbeit mit regelmäßigen, teils weiten Anfahrten erforderlich ist und
- die Kurseinheiten oftmals mehrere Stunden dauern.
Von acht bis fünf im Sekretariat zu brillieren, danach zur Bildungsmaßnahme zu fahren, dort weitere Stunden lang Höchstleistungen zu zeigen und dann noch ein Privatleben oder einen Haushalt zu führen, ist verständlicherweise sehr schwierig.
Insbesondere für Maßnahmen, die nicht vom Bildungsurlaub gedeckt sind, sollten Sie deshalb die Anbieter gezielt nach einem alltagsverträglichen Programm aussuchen. Dazu gehört vor allem:
- Ein maximal großer Anteil von Live-Online-Seminaren,
- die Möglichkeit, Aufzeichnungen anzusehen,
- idealerweise kürzere Unterrichtseinheiten und
- gerne mehrere Gruppen pro Tag, damit die Startzeit frei gewählt werden kann.
Es gibt mittlerweile Anbieter, die diesbezüglich einen Mix aus Live- und Online-Seminaren anbieten und die ferner von jedem Lehrgang Aufnahmen anfertigen, damit alle Teilnehmer maximal zeitlich flexibel sind, ohne etwas zu verpassen. Daher können Sie bei solchen Anbietern beispielsweise Kurse versäumen, ohne jedoch den Wissens-Input zu verpassen.
Sich nach Feierabend zuhause noch für anderthalb Stunden im Home-Office vor den Computer zu setzen, ist ungleich weniger anstrengend als zuvor und hinterher noch kilometerweit fahren zu müssen.
Tipp: Wenn es möglich ist, wählen Sie Angebote, bei denen Sie durch die Zeitgestaltung nach Feierabend erst einmal ausspannen und vielleicht etwas essen können. Die meisten Menschen werden durch eine derartige kleine Erholungspause aufmerksamer.
Tipp 3: Lernen Sie effizient
Zumindest bei solchen Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen, bei denen am Ende Prüfungen erfolgen, müssen Sie das Gelernte regelmäßig rekapitulieren, um die Informationen aus den Kursen dauerhaft zu memorieren.
Selbst, wenn es für Berufstätige verlockend klingen mag, hierfür seltenere, dafür längere Blöcke einzuschieben (etwa nur am Wochenende), so ist es sowohl für den Lernerfolg als auch Ihr Stresslevel besser, wenn Sie eher täglich, dafür jeweils kürzer lernen.
Um dabei Effektmaximierung zu betreiben, sollten Sie unbedingt sogenannte Memotechniken anwenden. Sie helfen dabei, viel Wissen in kurzer Zeit mit großer Sicherheit zu verinnerlichen.
Tipp 4: Kürzen Sie keinesfalls Ihr Schlafpensum ein
Wenn der Tag zu viele Aufgaben bereithält, tendieren die meisten von uns dazu, zunächst beim Schlafpensum anzusetzen – schließlich „schläft man ja nur“, macht also im allgemeinen Verständnis nichts.
Für Sie als hochqualifizierte Person in Fort- oder Weiterbildung wäre diese Vorgehensweise jedoch geradezu töricht. Tatsächlich können Sie ohne Übertreibung an allem sparen, nur nicht an Ihrer Schlafenszeit.
Dazu müssen Sie verstehen, was im Schlaf geschieht und wie wichtig es für den Prozess Ihrer Wissensvermehrung ist:
- Jeder einzelne Eindruck eines Tages bewirkt das Entstehen einer neuen neuronalen Verknüpfung im Gehirn – letztlich unser Kurzzeitgedächtnis.
Während wir schlafen, löst das Gehirn diese Verbindungen. Dabei trennt es wichtiges von unwichtigem Wissen und überführt ersteres ins Langzeitgedächtnis. Das heißt, Sie müssen genug schlafen, um a) das in der Bildungsmaßnahme und auf der Arbeit Erworbene ins Langzeitgedächtnis zu überführen und b) Ihr Kurzzeitgedächtnis für den nächsten Tag zu befreien. Andernfalls sind Sie nicht so aufnahme- und leistungsfähig, wie Sie es sein könnten. - Tagsüber entstehen durch Denkprozesse Abfallstoffe in Form von Stoffwechselprodukten. Nur im Schlaf führt das Gehirn Reinigungsprozesse durch, bei denen diese Eiweiße und anderen Stoffe über das Lymphsystem abgeführt werden. Das ist wichtig für die generelle biologische Gehirngesundheit und -leistungsfähigkeit.
Ergo: Besonders während Fort- und Weiterbildungen sollten Sie auf ein mehr als minimales Schlafpensum achten. Gerade die nächtliche Ruhe ist enorm wichtig für den Erfolg und Ihre allgemeine Leistungsfähigkeit. Lassen Sie sich dazu nötigenfalls helfen:
Tipp 5: Delegieren oder verschieben Sie Haushaltsaufgaben
Selbst sehr entgegenkommende und verständnisvolle Vorgesetzte werden Ihnen die tägliche Arbeit im Sekretariat kaum merklich reduzieren können, bloß weil Sie eine private Bildungsmaßnahme durchführen. Gänzlich anders sieht es jedoch bei den Menschen Ihres privaten Umfeldes aus.
Damit Ihre Work-Life-Balance wenigstens in der Grundstruktur erhalten bleibt, sollten Sie folgende Dinge anstrengen:
- Beginn und Dauer von Fort- und Weiterbildungen lassen sich sehr gut kalkulieren. Versuchen Sie deshalb, im Vorfeld möglichst viele Aufgaben zu erledigen, damit diese während der Maßnahme nicht mehr erforderlich sind. Beispielsweise können Sie zuvor Großeinkäufe machen, damit für die Dauer der Bildung bestenfalls gar keine Einkäufe mehr erforderlich sind.
stock.adobe.com © SkyLine - Trennen Sie wichtige und weniger wichtige Dinge Ihres Alltags. Wenn Sie sich etwa normalerweise regelmäßig mit anderen zu festen Terminen für den Sport treffen, könnten Sie Ihre Teilnahme für die Dauer der Maßnahme reduzieren – oder gänzlich ruhen lassen.
- Versuchen Sie, Ihr Umfeld in Form von Familienmitgliedern und Freunden einzubeziehen. Im Alltag der meisten Menschen ist die Aufgabenverteilung hauptsächlich eine Sache eingefahrener Routinen. Wenn beispielsweise Sie normalerweise abends kochen, kann vielleicht der Partner dies übernehmen, um Last von Ihren Schultern zu nehmen.
Wenn Ihre Work-Life-Balance während Fort- und Weiterbildungen nicht unbotmäßig leiden soll, dann werden Sie höchstwahrscheinlich derartige Abstriche machen müssen. Das sollten Sie selbst dann tun, wenn etwas davon nicht zeitlich mit den Kursen kollidiert. Zu einer Balance gehört es schließlich auch, sich einfach nur zu erholen.
Keinesfalls sollten Sie deshalb versuchen, beispielsweise an den Wochenenden das nachzuholen, was unter der Woche zwischen Arbeit und Lernmaßnahme notgedrungen liegenblieb. Sie werden in solchen Wochen und Monaten sehr viel leisten, also müssen Sie Ihrem Körper ebenso viel Erholung gönnen – andernfalls kann der Erfolg der ganzen Maßnahme vermindert werden.
