In einer stark virtuellen Welt haben Webseiten von Unternehmen eine wichtige Bedeutung. Kaum eine große und relevante Firma kommt heutzutage ohne einen eigenen Internetauftritt aus. Welche Rolle können Sekretärinnen bei der Planung und Umsetzung spielen? Dieser Beitrag gibt Ihnen einen ersten Überblick.
Mehrwert einer Unternehmenshomepage
Zunächst einmal kann es lohnenswert sein, einen Blick darauf zu werfen, welchen Mehrwert eine Homepage für eine Firma bieten kann. Dieses Hintergrundwissen können Sie dann in Ihre Arbeitsschritte einfließen lassen. Zu den relevanten Punkten gehören unter anderem:
- Möglichkeit zum Informieren
- Kanal zum Verkauf von Produkten
- Anbieten von Kontaktmöglichkeiten
Informationen für Kunden
Zunächst einmal ist eine Webseite für Kunden ein guter Anlaufpunkt, um sich über die Firma und ihre Produkte zu informieren. Sicherlich kennen Sie diese Vorgehensweise aus Ihrem eigenen Alltag.
Ist die Homepage sinnvoll aufgebaut, erhalten Abnehmer auf einen Blick alle nötigen Informationen. Darüber hinaus entdecken sie womöglich Wissenswertes zur Firmengeschichte.
Insofern kann durch eine eigene Homepage Marketing sowie eine gewisse Reputationspflege betrieben werden. Übrigens: Nicht nur Kunden informieren sich auf der Homepage über die Firma, in der Sie arbeiten. Gleiches gilt für potenzielle Bewerber. Je seriöser und attraktiver der Auftritt, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass das Unternehmen für hoch qualifizierte Kräfte interessant ist.
Produktverkauf
Ein weiterer wichtiger Faktor ist der Verkauf von Produkten. In den allermeisten Sparten gibt es mittlerweile Online-Shops, über welche eine Vielzahl von verschiedenen Artikeln vertrieben werden.
Gerade während der Corona-Pandemie hat diese Art des Verkaufens deutlich zugenommen. Dies zeigt sich zum Beispiel bei einem Blick auf das erste Halbjahr 2021. In diesem Zeitraum ist der Online-Verkauf von Waren um 23,2 Prozent gestiegen – das entspricht fast einem Viertel.
Je nachdem, in welcher Branche Ihre Firma tätig ist, wäre es also nahezu fahrlässig, diesen Trend zu übersehen. Zur Umsetzung kann auf der firmeneigenen Homepage ein Online-Shop eingerichtet werden.
Hierdurch besteht darüber hinaus die Möglichkeit, Kunden mit zusätzlichen Rabatten und Gutscheinaktionen zu begeistern. Damit Letztere einen Mehrwert für die Abnehmer und Ihre Firma liefern, sollten bei der Umsetzung einige wichtige Gesichtspunkte berücksichtigt werden.
Kontaktmöglichkeiten
Darüber hinaus bietet eine Webseite einen idealen Anlaufpunkt, um mit der Firma, für welche Sie arbeiten, Kontakt aufzunehmen bzw. zu kommunizieren. Dies gilt sowohl für Kunden als auch für potenzielle Partner wie Zulieferer. Unter anderem lässt sich dies realisieren durch:
- Angabe der Telefonnummer
- Angabe der E-Mail-Adresse
- ein Kontaktformular
- Angabe der Adresse des Unternehmens
Einige dieser Informationen müssen ohnehin auf jeder deutschen (Firmen-) Webseite im Impressum angegeben werden (dazu gleich mehr). Darüber hinaus gibt es die Möglichkeiten, für die Kommunikation auf der Homepage einen Chat oder ein Forum einzurichten. Über all diese Wege können die Kunden Fragen stellen sowie, falls nötig, Beschwerden und Kritik äußern.
Planung und Erstellung
Bereits bei der Erstellung der Webseite können Sie als Sekretärin einige Aufgaben übernehmen. Dazu gehört vor allem die Organisation mehrerer Punkte bzw. Arbeitsschritte, die für eine gute Homepage unerlässlich sind. Unter anderem sind hierbei relevant:
- Design
- technische Realisierung
- Inhalte
Design und technische Realisierung
Für die Attraktivität einer Homepage spielt das Design eine entscheidende Rolle. Ist dieses nicht ansprechend, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass die Besucher der Webseite eine Begeisterung für das Unternehmen oder die Produkte hinter der Page entwickeln. Gleiches gilt für eine einfache Nutzbarkeit und gute Übersicht.
Daher könnten Sie sich zunächst darum kümmern, einen professionellen Programmierer zu finden, der die Homepage gestaltet. Schauen Sie dabei darauf, welche Referenzen entsprechende Anbieter im Bereich Firmenwebsites haben.
Gleichzeitig können Sie mehrere Angebote einholen, um für Ihren Arbeitgeber das bestmögliche Preis-Leistungs-Verhältnis zu finden. Womöglich bekommen Sie hierfür von Ihren Vorgesetzten ein konkretes Budget vorgegeben. Zudem sollte der Programmierer die Homepage entweder dauerhaft pflegen oder Ihnen Möglichkeiten liefern und erklären, dies selbst umzusetzen.
Inhalte der Webseite
Darüber hinaus können Sie sich um die konkreten Inhalte auf der Homepage kümmern und deren Gestaltung ebenfalls organisieren. Dazu gehören je nach individuellen Wünschen vor allem:
- Fotos
- Videos
- Texte
Für die Erstellung der Fotos können Sie einen Fotografen engagieren. Dieser kann im Folgenden die Räumlichkeiten des Unternehmens sowie die Mitarbeiter fotografieren. Gerade bei der Erstellung von Mitarbeiterfotos sollten einige Faktoren beachtet werden, um zu einem guten und präsentierbaren Ergebnis zu kommen.
Durch verschiedene Bilder entsteht ein umfassender Eindruck der Firma für die Besucher der Webseite. Als Alternative zum Profi-Fotografen, der im besten Falle mit Fotos für eine Firmenwebseite bereits Erfahrung hat, können Sie schauen, ob es unter Ihren Kollegen einen passionierten Hobbyfotografen gibt, der sich die zielführende Umsetzung dieser Aufgaben zutraut.
Eine weitere Möglichkeit, Medien auf der Homepage zu integrieren, sind Videos. Hierfür können mit einzelnen Mitarbeitern oder der Unternehmensführung kurze Interviews geführt werden.
Darüber hinaus besteht die Option, einen kleinen Imagefilm erstellen zu lassen. Ihre Aufgabe kann in der Organisation sowie im Engagieren eines professionellen Kameramannes und Cutters bestehen, der dies umsetzt.
Darüber hinaus sollte es auf der Homepage kurze beschreibende Texte zu verschiedenen Themen bezüglich der Firma geben. Hierfür können Sie zum Beispiel ein Meeting mit der Geschäftsführung und allen Mitarbeitern organisieren, bei welchem Ideen gesammelt werden. Daraus kann im Folgenden ein kleineres Team Ihrer Kollegen oder die Geschäftsführung kurze Texte formulieren, die schlussendlich auf der Webseite stehen werden.
Juristisches und Bürokratie
Im Rahmen der Organisation der Erstellung der Webseite und der Inhalte gibt es einige bürokratische und juristische Faktoren, die beachtet werden müssen. Entsprechende Aufgaben können Sie ebenfalls übernehmen bzw. organisieren und delegieren.
Bürokratie und Kosten
Zum einen können Sie sich um die Bürokratie kümmern. Hierfür kann es sinnvoll sein, alle Dokumente und Dateien, die einen Bezug zur Webseite haben, zu strukturieren und in einem virtuellen Ordner zu speichern. So kann zum Beispiel für kleine Änderungen an einem Text jederzeit darauf zugegriffen werden.
Darüber hinaus können Sie sich um den Faktor der Kosten kümmern. Erstellen Sie einen Plan mit dem Ihnen zur Verfügung gestellten Budget, welcher beinhaltet, wofür welche Summe ausgegeben werden soll.
Des Weiteren sollten Sie steuerliche Faktoren berücksichtigen. Dazu gehört, wie die Homepage und Domain bilanziert werden können. Online finden sie Ratgeber, die sich eingehend mit diesem Thema beschäftigen und Ihnen alle nötigen Informationen hierzu liefern.
Achten Sie zudem darauf, allen an der Webseite beteiligten Dienstleistern (Programmierer, Fotograf etc.) pünktlich ihre Rechnungen zu bezahlen. So unternehmen Sie etwas für den guten Ruf Ihres Arbeitgebers und können diese für zukünftige Projekte erneut engagieren.
Juristisches
Des Weiteren können Sie sich mit allen juristischen Faktoren, die bei der Erstellung und Veröffentlichung einer Homepage beachtet werden müssen, beschäftigen bzw. entsprechende Beratung organisieren.
Dazu gehört unter anderem das Impressum der Webseite. Dieses ist, wie bereits angeklungen, bei Homepages in Deutschland verpflichtend. Auf der Webseite des Bundesministeriums für Justiz und Verbraucherschutz finden Sie weitere Informationen zu dieser Regelung sowie einen Überblick, welche Angaben ein Impressum enthalten muss.
Hierzu zählen unter anderem der Name des Unternehmens, der Name eines Vertretungsberechtigten, die Rechtsform, die Anschrift sowie weitere Kontaktmöglichkeiten. Um für Ihren Arbeitgeber ein individuelles Impressum zu erstellen, welches rechtssicher ist, ist es empfehlenswert, einen Juristen zur Beratung hinzuzuziehen, sofern innerhalb der Firma hierfür keine Expertise besteht.
Des Weiteren spielt der Datenschutz eine wichtige Rolle. Hier sind die Regelungen in der DSGVO zu beachten. Je nach Mitarbeiterzahl, die sich in Ihrem Unternehmen mit der Verarbeitung von Daten beschäftigt, ist die Firma verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.
Allerdings kann dies auch dann sinnvoll sein, wenn diese Pflicht nicht besteht. So kann sich eine Person in Ihrem Unternehmen intensiv mit dem Thema beschäftigen und alles Nötige regeln.
Im besten Fall hat dieser Kollege ein wenig juristisches Hintergrundwissen oder sogar ein entsprechendes Studium absolviert. Bestehen ungeklärte Fragen oder Unsicherheiten, ist auch bezüglich des Datenschutzes eine professionelle juristische Beratung sinnvoll.
Fazit
Bei der Erstellung einer Homepage für Ihren Arbeitgeber können Sie als Sekretärin auf ganz verschiedene Weisen mitwirken. Dazu gehört unter anderem die Organisation der Gestaltung sowie die Beschäftigung mit den bürokratischen und juristischen Notwendigkeiten. Schlussendlich können Sie sich zudem darum kümmern, dass die Homepage regelmäßig gepflegt und aktualisiert wird.
