Rückkehr von Homeoffice ins Büro: Das ist zu beachten

Rückkehr von Home-Office ins Büro: Das ist zu beachten
@ Isreal Andrade / Unsplash.com

Wenngleich sich viele Unternehmen vorstellen können, die Möglichkeiten zum Homeoffice weiterhin anzubieten und auch etliche Arbeitnehmer gerne wenigstens einige Wochentage von daheim arbeiten wollen würden, so dreht sich der Wind langsam wieder. Das oft zwangsweise Homeoffice wird nach und nach beendet. Aber was müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer künftig beachten? Immerhin ist die die für das mobile Arbeiten geschaffene Infrastruktur vorhanden und sollte auch weiterhin genutzt werden.

Homeoffice: Infrastruktur steht bereits

Der moderne Arbeitsplatz wird allgemein nicht unbedingt als fester Schreibtischplatz bezeichnet. Immer häufiger gestalten Betriebe die Räumlichkeiten um und schaffen frei verfügbare Arbeitsplätze innerhalb des Gebäudes. Damit verfügen die Mitarbeiter nicht mehr über einen festen Schreibtischplatz, können nach Belieben zum Beispiel auf der Terrasse oder in der Sitzecke arbeiten. Hat ein Unternehmen noch nicht die freie Arbeitsplatzwahl in das Konzept aufgenommen, so könnte es nun geschehen:

Infrastruktur

für das Homeoffice mussten Betriebe Cloud-Services; Server und Dienste umstellen. Schließlich war es wichtig, dass Mitarbeiter von überall aus auf die erforderlichen Daten zugreifen und zudem selbst ihre Arbeitsergebnisse versenden konnten. Diese Infrastruktur ist nun vorhanden. Letztendlich spielt es keine Rolle, ob ein Mitarbeiter daheim am Küchentisch, im Betrieb oder im Café arbeitet. Der Zugriff erfolgt über dieselben Wege.

Datensicherheit

Auch sie wurde in der Coronakrise deutlich verbessert, eben da Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten und auf die Dienste zugriffen. Diese Sicherheitsmechanismen wie ein VPN und weitere Schutzprogramme können auch künftig weiterhin zum Einsatz kommen.

Es wäre fatal, die nun geschaffenen Strukturen vollends zu vergessen und nicht weiterhin einzubeziehen. Vielfach wird das auch nicht mehr möglich sein, denn in den vergangenen Monaten sind die neuen Möglichkeiten vielfach zum Standard geworden, den auch Unternehmen zu schätzen wissen.

Wie könnte das Büro der Zukunft aussehen?

Die Vorstellungen vom Büro der Zukunft sind vielseitig und unterscheiden sich teilweise massiv. Das Gute ist, dass es wohl kein richtig und falsch geben wird, denn letztendlich findet jedes Unternehmen für sich einen idealen Mittelweg. Klare Vorgaben kann es auch nicht geben, denn was ist schon ein „Büro“? Die folgenden Beispiele zeigen die Unterschiede:

Handwerksbetrieb
Jeder Handwerksbetrieb hat auch ein Büro. Dieses ist allerdings fest mit dem Handwerk selbst verknüpft und stellt mit die erste Anlaufstelle für Kunden dar. Oft übernehmen die Büroangestellten von Mitarbeiterplanung über logistische Fragen bis zur Buchhaltung alles in nur wenigen Personen.

Versicherung
Ein direkter Kundenkontakt ist den Außendienstmitarbeitern und wenig weiteren Mitarbeitern vorbehalten. Die Mehrheit der Versicherungsangestellten ist nach außen hin unsichtbar und kann die Arbeit tatsächlich überall ausführen.

Rechtsanwaltskanzleien
Sie sind ein besonderes Beispiel, denn die reine Büroarbeit ließe sich überall durchführen. Die Angestellten können mühelos Schriftsätze nach Diktat schreiben oder auch Kostenrechnungen erstellen. Doch: Kein Schriftsatz kann aus dem Homeoffice nach draußen gehen. Wie kurios der Sachverhalt ist, zeigte ein Rechtsanwalt aus NRW, der während der Coronakrise für seine Mitarbeiter mehrere Wohnmobile in den Hof stellte. Dort wurde gearbeitet, doch die Anlagen für Schriftsätze wurden in der Kanzlei kopiert. Gerichts- und Staatsanwaltschaftsakten dürfen nämlich nicht die Kanzleiräume verlassen.

Jeder Betrieb muss also für sich die ideale Lösung finden. Aber wie könnte ein solches Büro aussehen? Einige Ideen:

  • Verkleinerung:
    Künftige Büroflächen werden wohl kleiner ausfallen. Das liegt an der neuen Arbeitsweise, denn Mitarbeiter werden weiterhin wenigstens einige Wochentage im Homeoffice oder auch am Ort ihrer Wahl arbeiten. Der Betrieb muss somit weniger feste Arbeitsplätze zur Verfügung stellen, die in der Firma anwesenden Mitarbeiter teilen sich die freien Plätze.
  • Auflockerung:
    Das fixe Sitzen am festgelegten Schreibtisch wird wohl künftig seltener vorkommen. Start-ups beweisen die neue Arbeitsplatzgestaltung schon, indem sie auf verschiedene Arbeitsräume Wert legen: Loungeecken, Terrassen, Cafés und weitere Bereiche. Jeder Bereich ist mit für die Arbeit vorgesehen.
  • Shared Offices:
    Je stärker die Digitalisierung voranschreitet, desto unwichtiger ist es, wo eigentlich ein Mitarbeiter lebt. Betriebe könnten künftig Shared Offices für ihre entfernt lebenden Mitarbeiter anmieten, anstatt einen Umzug vorauszusetzen. Die jetzige Homeoffice-Technik bildet bereits die Basis für solche Angestelltenverhältnisse.

Es ist wahrscheinlich, dass Unternehmen in Zukunft insoweit sparen können, dass sie keine allzu großen Flächen für die Büroarbeit mehr bereitstellen müssen. Die Zeiten von weitläufigen Büroflächen in großen Gebäuden dürften bald vorbei sein. Natürlich müssen Arbeitgeber weiterhin den Mitarbeitern die notwendigen Arbeitsmittel bereitstellen, doch die hohen Pachtausgaben entfallen.

Die Arbeit selbst wird sich – sofern es möglich ist – weiterhin ins Internet und auf dessen Möglichkeiten verlagern. Meetings und Gespräche via Webcam sind spätestens seit Corona gängige Praxis. Etliche Betriebe möchten diese auch weiterhin virtuell durchführen und auf echte Treffen verzichten, sofern es geht. Vielfach ist ein virtuelles Meeting äußerst praktikabel, da garantiert auf notwendige Unterlagen zurückgegriffen werden kann und lange Anreisen, die wiederum für die Beteiligten entgangene Arbeitszeit bedeuten, entfallen.

Rückkehr von Home-Office ins Büro: Das ist zu beachten
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Grundsätzlich wird sich für das zukünftige Büro die Einstellung vieler Menschen verändern müssen. Sei es die der Mitarbeiter, die Privatgespräche in der Kaffeeküche als karrierefördernd betrachten oder die von Arbeitgebern, die Angestellten jegliche Arbeitsmoral abstreiten, sobald ihnen nicht auf die Finger geschaut werden kann. Auch dürften die Arbeitszeiten künftig nicht mehr so strikt sein. Kernerreichbarkeiten bleiben zwar gewahrt, nur könnte die Arbeitszeit sinken, wenn Mitarbeiter durch das Arbeiten am Ort ihrer Wahl konzentrierter und effizienter arbeiten. Es wäre durchaus denkbar, dass ein Arbeitstag auch mal nach fünf Stunden endet, wenn der Mitarbeiter seine Aufgaben in der Zeitspanne erledigen kann.

Fazit – das Büro wird modern

Fakt ist: Nicht in allen Betrieben ist das durchgängige Homeoffice oder die Arbeit vom Wunschort aus ständig durchführbar. Allerdings gibt es auch für diese Fälle praktikable Lösungen – und wenn es eine Kraft ist, die in der Rechtsanwaltskanzlei die entsprechenden Akten kopiert. Zeitgemäße Änderungen sind jedoch überall durchführbar, zumal nun die notwendige Technik für das Arbeiten von überall aus vorhanden und im Betrieb erprobt ist. Der feste und stationäre Schreibtischplatz im Betrieb dürfte künftig jedoch nach und nach der Vergangenheit angehören. Er ist für Unternehmen nicht rentabel, denn wenn im Schnitt nur fünfzig Prozent der Belegschaft vor Ort sind, steht zu viel Fläche leer. Diese ließe sich natürlich in andere und lockere Arbeitsbereiche umfunktionieren.