Das Arbeitsumfeld spielt eine wichtige Rolle, wenn es um Themen wie Jobzufriedenheit oder Produktivität geht. Lange Zeit waren Einzel-, Doppel- oder Großraumbüros die Regel, von der es nur wenige Ausnahmen gab. Seit einigen Jahren findet diesbezüglich aber eine Veränderung statt. Immer mehr innovative Bürokonzepte werden entwickelt und suchen sich den Weg (auch) in deutsche Unternehmen. Hinzu kommen flexible Arbeitsmodelle wie die „Remote Work“ oder das Homeoffice, die auch bei Assistenztätigkeiten zumindest für einige Tage pro Woche eine Option sein können.
Es lohnt sich daher, sich als Assistenz einmal intensiver mit der Thematik auseinanderzusetzen und die jeweiligen Vor- sowie Nachteile der modernen Büroformen zu recherchieren. So können Sie nämlich einerseits für sich selbst die optimale Arbeitsumgebung finden und gegebenenfalls mit Chef oder Chefin aushandeln. Andererseits können größere Veränderungen im Unternehmen angeregt werden, damit jeder von den neuen Konzepten profitiert. Ein Überblick.
Wer ist für die Bürogestaltung zuständig?
Wenn Sie eine neue Arbeitsstelle als Assistenz antreten, wird Ihnen in aller Regel ein Arbeitsplatz vor Ort zugewiesen. In einigen Fällen dürfen Sie stattdessen oder zusätzlich auch im Homeoffice arbeiten. Dieses können Sie dann natürlich ganz nach dem eigenen Geschmack einrichten, wobei zugleich ergonomische Grundsätze berücksichtigt werden sollten. Aber auch im Büro vor Ort genießen Sie ein gewisses Mitspracherecht, wenn es um die Bürogestaltung geht. Zumindest den eigenen Arbeitsplatz, sprich Schreibtisch, Stuhl & Co, können Sie innerhalb gewisser Grenzen so verändern, dass Sie sich maximal wohlfühlen – und das sollten Sie auch. In vielen Fällen sprechen Assistenzen aber sogar in größerem Ausmaß mit, wenn es um Bürokonzepte geht.
Sie sind schließlich einerseits für die Büroausstattung zuständig, sprich dafür, dass alle benötigten Utensilien stets in ausreichender Menge vorhanden sind, damit jeder produktiv arbeiten kann. Andererseits obliegen Ihnen in zahlreichen Unternehmen auch Möglichkeiten, um bei der grundsätzlichen Gestaltung der Büroformen mitzureden oder zumindest auf ihre jeweiligen Vor- sowie Nachteile hinzuweisen, um einen Denkprozess anzustoßen. Auch, wenn die Bürogestaltung nicht Ihre vordergründige Aufgabe ist, kann es sich also trotzdem lohnen, diesbezüglich ein grundlegendes Know-how mitzubringen und Verbesserungen vorzuschlagen. Davon profitieren Sie schließlich nicht nur selbst, sondern auch die Vorgesetzten, Kollegen und das Unternehmen im Gesamten können durch die richtige Bürogestaltung zahlreiche Vorzüge genießen.
Ein Blick auf die klassischen Bürokonzepte
Um zu verstehen, welche Vorteile moderne Büroformen mit sich bringen, ist es erst einmal wichtig, bestehende Bürokonzepte unter die Lupe zu nehmen. Wie bereits erwähnt, gab es in den meisten Unternehmen bisher lediglich Einzel-, Doppel- oder Großraumbüros. Wo jemand arbeitete, hing vor allem von seiner hierarchischen Position ab, sprich das Büro hatte auch Repräsentationszweck. Das ist in zahlreichen Betrieben bis heute der Fall, immer mehr wenden sich davon jedoch ab. Schließlich bringen klassische Büroformen gewisse Nachteile mit sich:
Einzelbüro
Ein Einzelbüro nimmt vergleichsweise viel Platz weg und ist daher wenigen, hierarchisch höhergestellten Personen vorbehalten. In der Theorie wäre es somit zwar sinnvoll, jedem ein Einzelbüro zuzusprechen, denn so ist ein ungestörtes und produktives Arbeiten möglich. In der Praxis scheitert das aber nicht nur am Platzangebot. Auch kann es im Einzelbüro zu einem Gefühl der Isolierung kommen. Die Kommunikation mit Kollegen & Co wird erschwert, was die Kreativität einschränkt und zugleich die Fehleranfälligkeit erhöht. Gerade in einem Job, bei dem Teamarbeit wichtig ist, ist das Einzelbüro trotz seiner Vorteile daher nur wenig geeignet. Dafür können Sie sich darin individuell „ausbreiten“, ohne Rücksicht nehmen zu müssen, und ungestört vertrauliche Gespräche führen. Viele Menschen schätzen im Einzelbüro außerdem die Möglichkeit, die Temperatur, die Beleuchtung und weitere Faktoren ganz nach Belieben bestimmen zu können. Auch Assistenzen arbeiten oftmals in einem Einzelbüro, was sich vor allem deshalb als praktisch erweisen kann, weil Teamarbeit in ihrem Job meist eine untergeordnete Rolle spielt.
Mehrpersonenbüro
Eine weitere häufige Büroform, in der auch zahlreiche Assistenzen arbeiten, ist das Doppel- oder Mehrpersonenbüro. Hier arbeiten also zwei, drei, vier oder mehr Personen in demselben Raum. Ab wann von einem Großraumbüro die Sprache ist, diesbezüglich gehen die Meinung auseinander. In diesem Fall sitzen aber nur vergleichsweise wenige Personen zusammen im Büro, wobei diese entweder eigenständig oder im Team arbeiten – je nach individuellem Job. In Ihrem Fall ist ein Doppelbüro zwischen Assistenz und Führungskraft nicht ungewöhnlich oder aber Sie teilen sich das Büro mit anderen Assistenzen. So oder so bringt das Mehrpersonenbüro durchaus Vorteile mit sich:
Ein Gefühl der Einsamkeit wie beim Einzelbüro kommt hier nicht auf und die Teamarbeit wird gefördert. Schließlich besteht die Möglichkeit zu einem unkomplizierten Informationsaustausch und oftmals vertreten sich die betreffenden Personen untereinander, wenn notwendig. Allerdings kann die Anwesenheit der Kollegen oder Vorgesetzten auch als störend empfunden werden. Je mehr Personen, desto schwieriger wird es, einen gewissen Lärmpegel zu verhindern. Auch muss bei der Einrichtung, der Nutzung von Büroutensilien, der Temperatur und anderen Faktoren natürlich Rücksicht auf die Anderen genommen werden. Dadurch herrscht ein gewisses Konfliktpotenzial.
Großraumbüro
Ein Großraumbüro besitzt eine vergleichsweise große Grundfläche, auf der möglichst viele Arbeitsplätze eingerichtet werden. Wie bereits erwähnt, gibt es keine einheitliche Definition, ab wann von einem Großraumbüro die Sprache ist. Zehn, 20 oder mehr Personen pro Büro sind aber in zahlreichen, vor allem größeren Unternehmen nicht ungewöhnlich. Auch Assistenzen werden dann oftmals in entsprechenden Großraumbüros platziert. Das bringt neben der Platzersparnis durchaus weitere Vorteile mit sich: Es entsteht ein „Wir-Gefühl“ und der Informationsaustausch findet ohne großen Aufwand statt. Weiterhin wird die Zusammenarbeit gefördert, was beispielsweise bei kreativen Aufgaben hilfreich sein kann. Zugleich fällt die Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter leichter, was manchmal auch Ihre Aufgabe ist.
Allerdings ist der Lärmpegel in einem Großraumbüro hoch, was zu unterschwelligem Dauerstress mit zahlreichen negativen Konsequenzen führen kann. Er erschwert zugleich die Konzentration und mindert dadurch die Produktivität. Die Arbeitsumgebung bietet zudem nur einen geringen Komfort, da bei Bürogestaltung, Temperatur, Beleuchtung & Co kein oder kaum Mitspracherecht besteht. Die Vor- und Nachteile des Arbeitsplatzes können zudem im individuellen Fall differieren, je nachdem, wo im Großraumbüro sich dieser befindet und wie viele Personen darin untergebracht sind. Generell gehört diese Büroform aufgrund ihrer Nachteile aber eher zu den Auslaufmodellen, während Einzel-, Doppel- und Mehrpersonenbüros mit großer Wahrscheinlichkeit auch in Zukunft bleiben werden – zumindest eben bei gewissen Personengruppen wie Führungskräften und ihren Assistenzen.
Moderne Büroformen und ihre Vorteile
Dass sich die Bürokonzepte seit einigen Jahren zunehmend verändern, liegt also an ihren Nachteilen und am Wegfall des Großraumbüros, das bislang in vielen Unternehmen dominierte. Doch der zunehmende Fachkräftemangel in Deutschland führt dazu, dass die Ansprüche der Arbeitnehmer an ihren Arbeitsplatz steigen – auch, wenn es um die Bürogestaltung geht. Moderne Büroformen können demnach zu einem wichtigen Bestandteil im Employer Branding werden. Sie bringen aber noch zahlreiche weitere Vorteile mit sich, indem sie beispielsweise die Kreativität sowie Innovationskraft stärken oder schlichtweg mehr Flexibilität bieten. Auch diesbezüglich lohnt sich also ein Blick auf die Möglichkeiten, die moderne Bürokonzepte schon heute bieten:
Kombibüro
Manchmal sind es nur die Details, die moderne von klassischen Büroformen unterscheiden, die aber einen großen Unterschied machen. So beispielsweise beim Kombibüro. Hierbei werden mehrere Einzel- oder Mehrpersonenbüros zusammengefasst und mit sogenannten „offenen Zonen“ ausgestattet. Diese können gemeinschaftlich genutzt werden, beispielsweise für die Teamarbeit an gewissen Projekten. Ein solches Kombibüro bringt dementsprechend die Vorteile kleiner Büros wie Einzel- oder Doppelbüros mit sich, gleicht aber durch die Gemeinschaftszonen ihre Nachteile wie das Gefühl der Isolation aus. Jeder kann also nach Bedarf entscheiden, wann gerade wo der beste Arbeitsplatz ist und mit wem. Auch bei Ihrer Arbeit als Assistenz können solche Kombibüros eine geeignete Lösung sein. So können Sie einerseits ungestört arbeiten und telefonieren, wenn gewünscht, und andererseits für Besprechungen, ein Brainstorming oder eine andere Form von Teamwork mit Vorgesetzten oder Kollegen zusammenkommen. Allerdings muss dafür ausreichend Platz im Unternehmen vorhanden sein, woran das Kombibüro oftmals scheitert, und im Gegensatz zu anderen modernen Büroformen ist es nur wenig flexibel.
Open-Space-Büro
Verschiedene Zonen gibt es auch beim sogenannten Open-Space-Büro. Es verfügt demnach zwar auch über eine große Grundfläche, ähnlich einem Großraumbüro, jedoch ist nicht ein Arbeitsplatz an den nächsten gereiht. Stattdessen können Sie stets nach Bedarf wählen, in welchem Teilbereich Sie arbeiten möchten, sei es alleine oder im Team. Ruhezonen, Lounges oder andere Gestaltungselemente gehen dabei fließend ineinander über, eben als offene Fläche, wie der Name bereits aussagt. Das bedeutet maximale Abwechslung und Flexibilität. Zudem wird die Zusammenarbeit gefördert und es entsteht mehr (kreativer) Austausch. Für das Teambuilding ist das Open-Space-Büro dementsprechend eine hervorragende Lösung, dafür bietet es jedoch kaum Privatsphäre. Zudem ist es vielen Menschen auch im Open-Space-Büro zu laut. Stichwort: Stress durch Lärm. Und noch einen weiteren Nachteil der Großraumbüros weist auch dieses moderne Bürokonzept auf, nämlich das fehlende Mitbestimmungsrecht bei ergonomischen Fragen wie der Belüftung, Temperatur & Co.
Non-territoriales Büro
Ein Non-territoriales Büro funktioniert als eine Art Mischung aus dem klassischen Großraumbüro und dem modernen Open-Space-Büro. Optisch gleicht es dem Großraumbüro, sprich auf einer Grundfläche befinden sich verschiedene Arbeitsplätze. Oftmals stehen dabei aber auch kleinere Einheiten wie Einzel- oder Doppelbüros zur Verfügung. Allerdings sind diese Arbeitsplätze niemandem fest zugeteilt, sondern jeder kann diese bei Bedarf nutzen, entweder spontan oder nach Reservierung. Diese Form der freien Platzwahl ermöglicht für den Arbeitgeber große Platzeinsparungen, schließlich arbeiten immer mehr Angestellte zumindest zeitweise im Homeoffice oder sie befinden sich vielleicht auf Geschäftsreise und somit bliebe ihr Arbeitsplatz ungenutzt.
Im Non-territorialen Büro findet also jeder einen Arbeitsplatz, der für die aktuelle Aufgabe optimal ist. Zugleich genießen Sie maximale Flexibilität und Ihre Chance steigt, zumindest zeitweise „remote“ arbeiten zu dürfen. Ein optimales Bürokonzept also, wenn Sie ohnehin häufiger nicht vor Ort sind, wie Assistenzen, die ihren Chef oder ihre Chefin auf eine Reise begleiten. Jedoch ist nur ein Minimum an privaten Gestaltungsmöglichkeiten gegeben, sodass sich viele Menschen bei diesem Bürokonzept am Arbeitsplatz nicht wirklich „heimisch“ fühlen. Auch kann es schwierig sein, feste Routinen und Rituale zu etablieren, die für das produktive Arbeiten so wichtig sind.
Team-Büros
Die sogenannten Team-Büros könnten als Weiterentwicklung der Mehrpersonenbüros betrachtet werden. Sie funktionieren ähnlich wie ein Open-Space-Büro, jedoch werden die Zonen nur innerhalb des Teams geteilt. Das bedeutet eine vereinfachte Kommunikation und besseres Teamwork, ohne dass der Lärmpegel zu hoch wird. In Team-Büros herrschen außerdem kurze Wege und jeder findet bei Bedarf eine Rückzugsmöglichkeit. Das macht diese Lösung so beliebt, jedoch erfordert sie zugleich mehr Platz, der nicht in jedem Unternehmen zur Verfügung steht. Besonders gut geeignet sind Team-Büros dementsprechend für mittlere bis große Unternehmen. Da Sie als Assistenz zumeist nicht in (größeren) Teams arbeiten, dürfte dieses Bürokonzept für Sie jedoch weniger relevant sein.
Reversible Büros
Noch flexibler sind reversible Büros, bei denen Sie Trennwände kurzerhand dort aufstellen können, wo Sie diese gerade benötigen. Dadurch können Sie sich alleine oder mit einer beliebigen Anzahl an Personen die gewünschte Privatsphäre schaffen und sogar einen akustischen Schutz ermöglichen diese modernen Trennwände. Dementsprechend lassen sich auch die Schreibtische, Rollcontainer und weiteren Ausstattungsgegenstände leicht bewegen, um sie nach Bedarf zu arrangieren. Es sind also vor allem bewegliche Elemente, die reversible Büros prägen und für ihre Vorteile sorgen. Damit stellen reversible Büros eine platzsparende Möglichkeit dar, um jedem einen flexiblen Arbeitsplatz nach dem individuellen Bedarf zur Verfügung zu stellen. Allerdings geht durch die ständigen Umbauten schnell der Überblick verloren und es kann eine chaotische Atmosphäre entstehen oder es kommt unter Umständen zu einer Knappheit an Trennwänden, Rollcontainern & Co, wenn ohne Absprache untereinander agiert wird.
Zellenbüros
Als letztes innovatives Bürokonzept dürfen Zellenbüros in dieser Liste nicht fehlen. Allerdings handelt es sich genau genommen um keine neue Büroform, sondern sie waren vor Entstehung der Großraumbüros in zahlreichen Unternehmen die Norm. Wo es also an einer ausreichend großen Grundfläche fehlt, können Zellenbüros für rund eine bis sechs Personen errichtet werden. Jedes von ihnen ist durch einen zentralen Flur zu erreichen. Moderne Zellenbüros sind architektonisch offen gestaltet mit Glasfronten sowohl nach außen als auch zum Flur und den weiteren Büros. Dadurch entsteht eine angenehmere Arbeitsatmosphäre und ein Plus an Gemeinschaftsgefühl, ohne dass auf Privatsphäre verzichtet werden muss. Vor allem der Lärmschutz ist in den Zellenbüros also ein wichtiger Vorteil und dementsprechend eignen sie sich auch für die Arbeit als Assistenz hervorragend, da Sie in Ruhe telefonieren können, sich aber dennoch nicht von den Vorgesetzten oder Kollegen isoliert fühlen.
Die Vorteile der Zellenbüros liegen demnach in der Privatsphäre und der Möglichkeit, maximal konzentriert sowie produktiv zu arbeiten. Selbst vertrauliche Gespräche stellen bei diesem Bürokonzept kein Problem dar – zumindest, wenn Sie eine eigene Bürozelle haben. Gleichzeitig wird die Teamarbeit gefördert und Sie fühlen sich als vollwertiger Bestandteil ins Unternehmen integriert.
Fazit: Welche ist die beste Büroform?
Zellenbüros bringen also durchaus Vorteile mit sich, was aber ebenso für jedes andere der vorgestellten Bürokonzepte gilt. Es lässt sich daher nicht pauschal beantworten, welche die beste Büroform ist, sondern es handelt sich um eine Einzelfallentscheidung. Diese hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab, wie der Unternehmensgröße, dem Platzangebot, den Arbeitsmodellen der Angestellten oder der individuellen Tätigkeit. Für Assistenzen können daher andere Lösungen optimal geeignet sind als beispielsweise für ihre Vorgesetzten oder für Kollegen mit anderen Aufgabenbereichen. Es ist deshalb sinnvoll, dass Sie einmal Ihre Arbeitssituation analysieren und herausfinden, wie Sie gerne arbeiten würden. Dann können Sie entsprechende Änderungsvorschläge ins Unternehmen einbringen oder eine passgenaue Stelle finden, falls Sie derzeit ohnehin auf Jobsuche sind. Wie bereits erwähnt, gewinnen moderne Büroformen nämlich aufgrund des Fachkräftemangels, der Flexibilisierung der Arbeitsmodelle, der Digitalisierung und weiterer Ursachen zunehmend an Bedeutung.
