Die Assistenz der Geschäftsleitung

Blick in die Zukunft: So entwickeln Sie Ihre Rolle weiter

Assistenz der Zukunft
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Klassische Sekretariatsarbeiten sind für Sie selbstverständlich geworden? Dann machen Sie sich mit den Schlüsselkompetenzen für Assistenzen des Managements vertraut. Wir zeigen Ihnen die Zukunft der Assistenz-Berufe. Denn wer ein Ziel hat, der findet auch einen Weg, mit einer Fortbildung dort anzukommen.

Trend 1: Weniger Bewirtung, mehr Bits und Bytes

Während Bewirtung und Betreuung von Besuchern früher noch zur Stellenbeschreibung von Assistenzen gehörte, steht heute das Organisieren, Koordinieren und Sichern von Informationen und Abläufen im Mittelpunkt der Assistenztätigkeit. Damit sind Sie als Office Managerin ein Schlüsselfaktor für ein reibungslos funktionierendes Büro. Gut, wer sich mit Systematik und Strategie an die Arbeit machen kann und sich auch mit den wichtigsten Software-Tools (Microsoft-Programme wie Outlook oder OneNote aber auch webbasierte Projektmanagement-Tools wie Trello oder Kollaborationsplattformen wie Slack) auskennt.

Trend 2: Projektmanagement

Nicht nur „zuarbeiten“, sondern Aufgabenbereiche allein zu organisieren, zu leiten und zu bewältigen werden zukünftig zur Aufgabe der Assistentin. Damit Sie von allen Projektbeteiligten ernst genommen und Ihre Anweisungen befolgt werden, müssen Sie Projektmanagementwissen als auch Souveränität in der Durchführung demonstrieren. So klappt Ihre professionelle Selbstvermarktung:

  1. Werden Sie mit einer fundierten Fortbildung zur anerkannten Projektmanagerin.
  2. Melden Sie sich proaktiv für solche Projekte.
  3. Tun Sie Gutes (= professionelles Projektmanagement) und reden Sie drüber. 

Trend 3:  Die Rolle als Koordinatorin – ein Team leiten

Der Projektmanager genauso wie die Projektassistenz sind dafür verantwortlich, dass das für ein bestimmtes Projekt zusammengestellte Team effektiv und harmonisch zusammenarbeitet. Damit das Team auch wirklich zu einem Team wird, sollten folgende Punkte beachtet werden:

  • Präsenz zeigen – hierzu gehören Achtsamkeit, die sich durch Fürsorge, Interesse an der anderen Person und aktives Zuhören ausdrückt.
  • Gemeinsamkeiten entdecken – auch mit Menschen, die uns absolut fremd zu sein scheinen, können uns Gemeinsamkeiten, wie Interessen, Vorlieben, Äußerlichkeiten (Größe, Name, Wohnort etc.) verbinden.
  • Herausforderungen vereint bewältigen: Das Gefühl „wir haben diese schwierige Situation geschafft“ durch bestimmte Situationen hervorrufen und stärken.

Sind Sie bereits Assistentinnen im Top-Management, Geschäftsführung oder Vorstand oder streben diese Position zukünftig an? Dann buchen Sie den Workshop Die Assistenz der Geschäftsleitung am 38. Deutschen Assistentinnen-Tag in Münster!