Buchstäblich treffend: Briefe und E-Mails zielsicher formulieren

Repräsentieren Sie Ihr Unternehmen geschickt

Frau am Schreibtisch
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In guten Kriminalromanen ist kein Wort zufällig gesetzt, kein Satz verschwendet, keine Information zu viel. Genau dieses Prinzip sollten Sie auch auf Ihre Business-Kommunikation anwenden, denn als Assistentin, Sekretärin oder Office-Managerin müssen Sie Ihr Unternehmen in Ihrer Korrespondenz angemessen repräsentieren.

Die wichtigsten Prinzipien und Schritte haben wir übersichtlich für Sie zusammengestellt, denn so überzeugen Sie Ihren Gegenüber und sparen noch dazu Zeit und Missverständnisse. 

1) Jedes Schreiben planen

  • Definieren Sie das Ziel Ihres Schreibens. Was wollen Sie erreichen?
  • Das Medium richtet sich nach dem Inhalt: Eine E-Mail ist schneller, aber für Kondolenzschreiben, Kündigungen oder Abmahnung NICHT geeignet.)
  • Beachten Sie die Netiquette (der Begriff beschreibt die Anforderung, dass auch im Netz ein höflicher Stil zum guten Ton gehört): Schreiben Sie zu Ihrer Branche und zum Unternehmen passend, verwenden Sie keine Reizwörter und keine Dramatisierungen, keine mehrfachen Ausrufezeichen oder ähnliches. 

2) Der Betreff gibt erste Orientierung

  • Nehmen Sie Bezug auf Schreiben vom, Aktennummer, Materie, Inhalt o.ä.
  • Wählen Sie eine rationale, objektive Überschrift
  • Je nach Anlass gern auch einen Kommunikationsaufhänger um Interesse wecken („Wir lösen Ihr Catering-Problem“ oder „Ab März 2017 erhältlich: der neue sekretaria-Katalog!“) 

3) So formulieren Sie den Text-Kern

  • Drei-K-Prinzip: kurz – knapp – knackig
  • Sätze einfach strukturieren
  • Persönliche Ansprache, im Zweifel lieber förmlich als zu salopp („Sehr geehrte/r Frau/Herr“)
  • Positiver Einstieg / gemeinsame Basis schaffen als Türöffner („Wie wir so nett im letzten Telefonat besprochen haben“)
  • Briefkern mit Anliegen, Erklärungen und Vorschlägen (z.B. Problem > Entscheidung benötigt, Optionen a, b und c erläutert)
  • Zusammenfassung inklusive Ihrer Erwartungen (Aufforderung, Bitte um Feedback mit Terminsetzung
  • Abschlusssatz mit Dank und Grußformel („Mit freundlichen Grüßen“/ „Freundliche Grüße“ je nach Beziehung)

Checkliste: Diese Inhalte sollte Ihre E-Mail oder Ihr Brief enthalten:

  • Sagen Sie, was Sie wollen.
  • Begründen Sie Ihre Bitte.
  • Setzen Sie klare Termine.
  • Geben Sie Anreize.
  • Bedanken Sie sich. 

4) Vor dem Senden prüfen

  • Prüfen Sie Rechtschreibfehler.
  • Sind alle Abkürzungen geläufig?
  • Sind Schreibweise des Namens und Anrede Ihres Ansprechpartners korrekt?
  • Sind die Anhänge komplett? Größe der Dateien akzeptabel? Moderne E-Mail-Programme und Datenleitungen schaffen heute 10 MB. Falls Ihnen der Anhang zu groß erscheint, können Sie Datentransferdienste wie Wetransfer, Dropbox oder Box nutzen, so Ihre Firma dies autorisiert.
  • Sind Sie als Absender deutlich zu erkennen? Im Brief: Nutzen Sie den Standard-Briefbogen Ihres Unternehmens. In der E-Mail: Nutzen Sie einen standardisierten Footer (E-Mail-Signatur). 

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