Gerade im Zeitalter von Social Media & Co. müssen immer mehr Informationen in kürzester Zeit im Sekretariat verarbeitet werden. 20 Prozent der Arbeit bringen 80 Prozent der Ergebnisse, das heißt, die wichtigsten Aufgaben müssen herausgefiltert werden. Es geht nicht darum, seine Aufgaben effizient zu erledigen, sondern effektiv zu arbeiten und die richtigen Dinge zu tun. Das heißt, am Ende des Tages ist es nicht wichtig, wie viel man geschafft hat, sondern, wie relevant das Ergebnis ist: Qualität vor Quantität.
Etwas Dringendes ist selten wichtig und etwas Wichtiges ist selten dringend. Die Kunst ist, Wichtiges von Dringendem zu unterscheiden und seine Ressourcen optimal einzusetzen. Dabei hilft die 80:20-Regel, auch „Pareto-Prinzip“ genannt.
Diese Regel stammt von Vilfredo Pareto, einem Ökonomen aus dem 19. Jahrhundert, der sich mit der Verteilung des Reichtums in Italien beschäftigt hat. Dabei hat er herausgefunden, dass 20 Prozent der Bevölkerung 80 Prozent des Reichtums besitzen. Dieses Phänomen tritt auch in anderen Bereichen auf und wird zudem im Zeitmanagement oder bei Prozessoptimierung angewandt.
Was bedeutet die 80:20-Regel?
Übertragen auf unser Leben heißt das, dass 20 Prozent der eigenen Anstrengungen für 80 Prozent des persönlichen Erfolgs verantwortlich sind. Die 80:20-Regel macht immer dann Sinn, wenn viele Dinge gleichzeitig gemacht werden müssen und zeitliche Ressourcen knapp sind.
Hier noch weitere Beispiele zum Pareto-Prinzip:
- 20 Prozent der Kunden machen 80 Prozent des Umsatzes aus.
- 20 Prozent des Produktionsablaufs generieren 80 Prozent der Fehler.
- Der Leser zieht 80 Prozent seiner Erkenntnisse aus 20 Prozent der Informationen.
- Bei Besprechungen kommt es meistens in 20 Prozent der Zeit zu 80 Prozent der Beschlüsse.
- 20 Prozent der Teppichfläche erleiden 80 Prozent des Verschleißes.
- 80 Prozent unserer Zeit vergeuden wir mit Dingen, die uns unseren Zielen nur zu 20 Prozent näherbringen.
- 80 Prozent des Stadtverkehrs spielen sich auf 20 Prozent der Straßen ab.
- 80 Prozent der Software-Anwender nutzen nur 20 Prozent der zur Verfügung stehenden Funktionen.
(Quelle: Traumberuf Sekretärin – Was Sie heute wissen müssen, um erfolgreich zu sein)
Dies gilt natürlich auch im privaten Bereich: Denn nur 20 Prozent der Kleidungsstücke werden in 80 Prozent der Zeit getragen.
Folglich macht es Sinn, sich mit unseren Handlungen vorrangig auf die 20 Prozent zu konzentrieren, die den größten Erfolg bringen und diese hauptsächlich zuerst zu tun.
Effizienz heißt, die wichtigsten Dinge herauszufiltern und daher auch mal NEIN zu unliebsamen und permanenten “Zeitfressern” zu sagen. Sich auf die wenigen entscheidenden Dinge zu konzentrieren, spart unnötige Arbeit und schafft wertvolle Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.
“Viele versäumen Wichtiges in ihrem Leben, weil es ihnen ungeheuer wichtig ist, nichts zu versäumen.” (Ernst Ferstl)
In diesem Sinne wünsche ich euch eine erfolgreiche Woche mit 20 Prozent der Dinge, auf die es wirklich ankommt!
Eure Tanja
