Tagtäglich werden wir von ihnen überflutet: Hunderte von E-Mails strömen auf uns ein und verstopfen unseren Posteingang und den unserer Chefs. Und sind die meisten wirklich so wichtig? Viele davon sind unnötig oder zuweilen auch nervig. Sie fordern unsere kostbare Zeit, Nerven und Geduld und reißen einen immer wieder aus der Konzentration. Aber versenden wir nicht selbst auch zu viele Mails?
Hier ein paar Tipps für das Versenden von professionellen geschäftlichen E-Mails
No Smileys
In Business-E-Mails sollte weitestgehend auf Emoticons und Abkürzungen, wie man sie in privaten E-Mails benutzt, verzichtet werden. Nicht jeder kann Symbole entsprechend deuten, manche finden sie gar unangebracht.
Verteiler “an alle”
Möchte man bei einer Rundmail nur dem Schreiber antworten, sollte man auf jeden Fall auf den Verteiler “an alle” verzichten, wenn die Information für die anderen nicht wichtig ist. Generell sollte man bei jeder E-Mail den Verteiler überdenken.
Ausrufezeichen
Nichts ist nerviger als ein Postfach voller roter Ausrufezeichen. Daher sollte man auf die Kennzeichnung „wichtig“ verzichten, wenn es nicht wirklich ist.
Betreffzeile
Nichts ist ineffizienter als ein nicht aussagekräftiger oder gar kein Betreff. Eine konkrete Betreffzeile erhöht zudem die Chance, dass die E-Mail auch gelesen wird.
Nächtliche Aktionen
Das Versenden von nächtlichen E-Mails kommt in der Regel bei den meisten Kollegen und Geschäftspartnern nicht gut an. Im besten Fall hinterlässt man den Eindruck eines Workaholic ohne Privatleben oder man macht den Kollegen ein schlechtes Gewissen. Am besten mit dem Versand der E-Mail bis zum nächsten Morgen warten.
Kürze
Keep it short and simple. Die meisten Menschen verwenden nur wenig Zeit und Aufmerksamkeit, um eine E-Mail zu lesen. Daher sollte man gleich zur Thematik kommen und nicht zu ausschweifend formulieren. Strukturierte Mails mit entsprechenden Absätzen sind zudem leichter verständlich. (Quelle: capital.de)
Ich wünsche euch eine erfolgreiche Woche!
Eure Tanja
