Neuerungen als Chance verstehen

Interview mit Barbara Seifert über ihren Traumberuf Assistentin

Wer schon lange Zeit im Sekretariat und in der Assistenz tätig ist, hat einiges an Wandel hinter sich. Wie gelingt es, über viele Jahre hinweg mit dem technischen Fortschritt mitzuhalten? Die Herausgeberin unseres Magazins Tanja Bögner sprach für sekretaria mit Barbara Seifert über die Veränderungen in den Büros.

Barbara_SeifertBARBARA SEIFERT
hat ihren Traumberuf Assistentin 1983 mit der Ausbildung des bis dahin noch relativ unbekannten Begriffs der Europasekretärin an der Akademie für Wirtschaft und Verwaltung in Lippstadt gestartet. Seit 1986 arbeitet sie ohne Unterbrechung als Assistentin. Sie hat vieles erlebt, sich immer wieder neu aufgestellt angesichts des starken Wandels des Berufsbilds. Aufgrund der vielen Facetten und Möglichkeiten würde sie sich immer wieder für diesen Beruf entscheiden. Heute lebt sie in Berlin, arbeitet als Office-Managerin für ein weltweit tätiges Ingenieur- und Planungsbüro und ist verantwortlich für die reibungslose Organisation des Berliner Büros mit ca. 180 Mitarbeitern. Nebenbei betreut sie seit 2013 als Regionalleiterin die Gruppe „Berlin“ der XING-Gruppe „Assistenz Netzwerk in Deutschland ANiD“ und unterstützt so den Austausch zwischen den Assistentinnen.

Tanja Bögner: Liebe Barbara, wie bist du eigentlich zum Sekretariatsberuf gekommen? War das schon immer ein Traum von dir?

Barbara Seifert: Als Jugendliche hatte ich oft gesagt „Ich werde mal Sekretärin“ und das habe ich auch geschafft. Nach dem Abitur 1981 habe ich noch eineinhalb Jahre in Frankreich verbracht, um Französisch von der Pike auf zu lernen. Nach einer zweieinhalbjährigen Ausbildung an einer Privatschule in Lippstadt durfte ich mich 1986 über mein Diplom zur Europasekretärin freuen. Und dann ging es los, als Frischling von der Schule direkt ab nach Düsseldorf – mit Sätzen im Kopf aus dem Sekretariatsunterricht, wie: „Seien Sie immer so frisch und appetitlich wie die Speisen und Getränke, die Sie servieren.“ Meine erste Stelle war gleich bei einem Weltunternehmen, bei Hitachi, was ein unvergleichlicher Einstieg für Anfänger ist – ein japanisches Unternehmen! Mit ein paar Umwegen über andere Branchen und einem Zwischenstopp in der Luftfahrt bin ich seit 1998 der Baubranche treu geblieben. Inzwischen arbeite ich als Office-Managerin in einem Ingenieur- und Planungsbüro mit weltweit 13.000 Mitarbeitern.

Wie war das denn zu deiner Zeit als Sekretärin?

Das waren aus heutiger Sicht unglaubliche Zeiten: Ich war stolz auf meine Schreibmaschine „Gabriele“. Die hatte immerhin schon ein Minidisplay, auf dem man wenigstens eine Zeile vorher eingeben konnte, bevor man sie zum Tippen freigab. Der Fokus der Ausbildung lag ja für uns damals darin, dass wir in unglaublicher Geschwindigkeit fehlerfrei Seiten tippen konnten. Also hieß es: „Bitte abtippen mit fünf Durchschlägen.“ Wenn der Chef etwas geändert hat im Bericht, tja, dann blieb mir nichts anderes übrig, als wieder ganz von vorn anzufangen. Nix mit „Copy-and-paste“ – seufzend das Papier eingespannt und los ging’s. Wer da schnell tippte, hatte klare Vorteile. Und dann Stenografie – wer beherrscht das heute noch bzw. wendet es an? Wir haben seitenweise Blöcke vollgeschrieben und Bleistifte tonnenweise verbraucht, um das Gedankengut unserer Chefs niederzuschreiben. – „Aus gegebenem Anlass… “ war der Lieblingssatz in jedem Vorzimmer. Hier kam auch schon übrigens der erste Fortschritt auf uns zu: das Diktiergerät.

Fortschritt – ein gutes Stichwort. Womit begannen die ersten Veränderungen?

Die erste Veränderung werde ich nie vergessen: das Faxgerät. So was kannten wir gar nicht, Telex, ja – das war unser Instrument. Ich erinnere mich noch gut, als 1986 ein Memo im Hause rumging an alle: „Wir haben ab sofort ein Faxgerät am Empfang.“ Wohlgemerkt, EIN Gerät für das gesamte Unternehmen. Und wie das aussah: ein riesiger Kasten, der in der Ecke an der Rezeption stand und um den sich alle Sekretärinnen scharten, um nun schnell Nachrichten zu versenden. Das war der erste Schritt hin zur Beschleunigung des Alltags, so unglaublich das klingt. Vorher hatten wir per Brief mit der Außenwelt kommuniziert, da dauerte es, bis man endlich ein Thema abgeschlossen hatte. Man arbeitete sozusagen „entschleunigt“. Das Fax jedoch war schon etwas anderes: Plötzlich konnte der Kunde schnell antworten, sogar innerhalb eines Tages. Wenn er ganz schnell war, sogar sofort, indem die Antwort einfach auf die Seite handschriftlich gekritzelt wurde und per Fax zurückkam an den Absender.

Und dann ging es Schlag auf Schlag mit der technischen Entwicklung. Welche Fortschritte kamen dann auf das Sekretariat zu?

Die wirklich ganz große Umwälzung aus meiner Sicht für uns war damals die Einführung des PC, die IT-Technologie. Wenn ich heute Leute sagen höre „oh, dieses oder jenes IT-Ding stellt ja unsere Assistenzarbeit auf den Kopf“, dann muss ich schmunzeln. Wir kamen aus der Welt von Schreibmaschine, Faxgerät und Telex und wurden damals wirklich fast über Nacht ins kalte Wasser der IT-Welt geschubst. Das hat vieles auf den Kopf gestellt. Ich sah damals ältere Kolleginnen, die in IT-Kurse gesteckt wurden und sich ängstlich so sehr abmühten, das zu lernen. Ich selbst war ja noch jung genug, um neugierig die neue Welt schnell für mich zu entdecken.

Der nächste Einschnitt kam dann mit dem Internet. Aber das war irgendwie anders, denn wir hatten ja schon einen PC – übrigens auch wieder so ein Riesending mit einem unglaublich großen Monitor. Also waren wir schon mit der IT vertraut, das war nicht zu vergleichen mit dem ersten Sprung. Für mich war das Internet wie die Entdeckung einer tollen neuen Welt für die Assistentin. Endlich keine Hotelkataloge mehr durchforsten oder Flugpläne – dick wie riesige Wälzer  – um Reisen zu buchen. Schnell an Informationen kommen, Dinge zusammenstellen und vorbereiten: Für mich war das Internet die Arbeitserleichterung schlechthin.

Gab es danach noch etwas, was aus deiner Sicht eine große Umwälzung war?

Doch, da gab es etwas – die Erfindung des Handys, aber vor allem der Sprung vom Handy zum Smartphone. Für mich ist das im Vergleich ein ähnlich gravierender Einschnitt wie damals der Sprung von der Schreibmaschine zu IT. Denn das Smartphone hat alles verändert: Man ist ständig erreichbar, ruft seine Mails ab, surft im Internet etc. Und das hat auch das Leben der Chefs auf den Kopf gestellt und die Zusammenarbeit mit der Assistenz nochmals auf eine andere Ebene gehoben. Der Chef erledigt vieles selbst direkt über das Smartphone. Sein Arbeitsdruck ist gestiegen und eine ständige Erreichbarkeit wird quasi erwartet, weil man ja jetzt ein Handy hat.

Auch für meine Arbeit damals bedeutete das Handy eine gravierende Änderung. Wenn der Chef früher auf Geschäftsreisen ging, dann war er richtig „weg“ – nicht telefonisch erreichbar oder höchstens abends oder morgens im Hotelzimmer. Und das auch nur nach vorheriger Absprache, gern über den Empfang des Hotels, wo man entnervt Nachrichten hinterließ, er möge doch bitte dringend anrufen. Und heute? erreichbar an fast jedem Punkt der Erde. Natürlich erleichterte das auch einiges, gerade, wenn man einen Vielreiser als Chef hatte. Mittels Handy konnte man endlich vieles schneller abstimmen. Aber es fehlt einem manchmal die Ruhe, die man früher hatte, wenn man wusste, jetzt sitzt er unerreichbar in einem anderen Land.

Ich liebe heute die Telefonate, die man an den Flughäfen in Deutschland nach 50 Minuten Flug mithören darf: „Frau Müller, war was? Ich bin gerade in München gelandet.“ Allerdings bedeutet das Handy auch mehr Druck für die Chefs. Dieses ständige Erreichbar sein, nie Ruhe haben, das ist auch für sie nicht einfach. Es fehlt die Zeit für Pausen, Ruhe und Entspannung.

Die IT hatte ja doch sehr großen Einfluss auf die Arbeitsgeschwindigkeit.

Auf jeden Fall! Denken wir an die E-Mail. Die war neben dem Handy ein echter Turbo. Natürlich ist es wirklich eine Erleichterung, dass man heute so schnell kommunizieren kann. Aber die negativen Auswüchse erlebe ich auch jeden Tag. Man wird inzwischen überschwemmt mit unnützen Informationen und es wird erwartet, dass eine E-Mail schnell beantwortet wird. Kurz: Der Druck ist immens gewachsen. Vorbei die Zeiten des gemütlichen Briefs, dessen Beantwortung genauso lange dauerte wie der Versand.

Früher schrieb man auf der Schreibmaschine ein Memo und verbrachte dann Stunden am Kopierer, weil das Memo natürlich einen Verteiler hatte. Also hat man gut überlegt, wer die Information überhaupt bekommen sollte. Man wollte ja nicht schon wieder den Kopierer blockieren. Heute gibt es das Feld „cc“ bei der E-Mail, und dadurch wird die Information an eine derartige Vielzahl von Leuten verteilt, dass sich am Ende des Tages keiner angesprochen fühlt. Abgesehen davon, dass man oftmals Kollegen damit nervt, die das Thema gar nicht interessiert, ist im Endeffekt die Reaktion oftmals: „Ach, der Lehmann ist ja im Verteiler, da brauche ich mich ja nicht zu kümmern.“ Effizienz gleich null, Resultat ebenfalls.

 

Wie haben diese Fortschritte denn aus deiner Sicht das Rollenverhältnis Assistenz/Chef verändert?

Meines Erachtens gibt es verschiedene Aspekte. An erster Stelle steht für mich die persönliche Kommunikation zwischen Chef und Assistentin. Wir mussten uns damals viel mehr abstimmen und arbeiteten enger und viel persönlicher zusammen. Das ging ja auch nicht anders – es wurde diktiert und man saß oft stundenlang beim Chef im Zimmer. Man hatte Kalender. Da wurden Termine mit Bleistift reingeschrieben, wieder ausradiert, erneuert, bis das Blatt so dünn war, dass es unbrauchbar wurde. Kurz: Man hat mehr geredet, und zwar persönlich und mit Zeit. Heute findet die Abstimmung viel zu häufig virtuell statt, gern zwischen Tür und Angel, schnell mal eine E-Mail anstatt anzurufen. Und WhatsApp hat im Vorzimmer auch schon Einzug gehalten. Ich hatte einen Chef, bei dem lagen gleich drei Handys auf dem Tisch neben dem Laptop, die immer sorgfältig im Auge behalten wurden, was eine konzentrierte Rücksprache mit der Assistentin so gut wie unmöglich macht.

Ein weiterer Aspekt: Früher waren die Tage straffer gemäß Terminkalender durchgeplant, der wie eine Bibel auf dem Tisch des Chefs lag. Es gab nicht so viele Ablenkungen durch Internet, E-Mail und Handy. Man konnte Aufgaben Stück für Stück richtig abarbeiten. Heute sind Chef und Assistentin zu sehr fremdbestimmt – ständig unterbrochen durch eine E-Mail, einen Anruf auf dem Handy, einen Termin, der virtuell in den Outlook-Kalender „reinfliegt“. Es ist heute ein unruhiges Arbeiten durch die ständige Erreichbarkeit.

Und letztendlich leidet unter diesem beschleunigten Arbeiten meines Erachtens auch die „Aufmerksamkeitsspanne“ für ein Thema. Es fehlt die Ruhe, etwas zu Ende zu denken, alles abzuwägen, eine Entscheidung in Ruhe zu treffen. Heute muss alles schnell und knackig aufbereitet sein, damit man auch rasch „mal eben“ lesen und entscheiden kann.

Wie bist du damals mit all diesen Veränderungen umgegangen? Hattest Du jemals Sorge, dass dadurch dein Job überflüssig wird?

Damals wie heute gilt für Veränderungen, dass man sich ihnen stellen muss. Und das habe ich immer getan. Ich bin neugierig geblieben, habe immer weiter gelernt und bin immer positiv damit umgegangen. Es blieb einem ja nichts anderes übrig, als „mit der Zeit zu gehen“. Es nützt nichts, sich dagegen zu wehren, das blockiert nur.

Dass mein Job überflüssig wird, den Gedanken hatte ich einfach nie. Wir wurden immer gebraucht, bei allen Veränderungen. Und es sind doch auch tolle Veränderungen gekommen. Wer möchte denn heute noch auf einer Schreibmaschine rumklappern? Und wenn ich sehe, wie sehr mir das Internet die tägliche Arbeit erleichtert, dann frage ich mich oft, wie ich früher ohne klargekommen bin – vielleicht entspannter, ich weiß es nicht. Jede Zeit hatte ihre eigene Dynamik. Man verklärt ja auch gern beim Blick zurück.

Mehr dazu in der August-Ausgabe:

Office 2030 – der Assistenzberuf der Zukunft

Was können wir, was Alexa & Co. nicht können?

Was ist denn der Unterschied zu heute, also zu den Veränderungen, die heute auf uns warten?

Ein ganz gravierender ist meines Erachtens: Damals arbeiteten wir mit Chefs, die selbst keine Ahnung hatten von der IT. Denen ging es wie uns. Sie mussten wie wir Assistentinnen Neuland betreten und geschult werden. Wir haben den Fortschritt sozusagen gemeinschaftlich bewältigen müssen. Manche Chefs taten sich damit sehr schwer und standen ewig mit ihrem Computer auf Kriegsfuß. Wir Assistentinnen mussten schnell lernen, waren da oft schon weiter und mussten dann immer rein zum Chef, um ihm mal wieder aus einer IT-Misere rauszuholen. Wir haben sozusagen „auf Augenhöhe“ gemeinsam den IT-Umgang gelernt.

Das ist heute anders. Was hat das für dich als Assistentin der älteren Generation bedeutet?

Wir „Älteren“ bekommen es immer mehr mit der Generation Y, den jungen Chefs, zu tun, die sich in der IT bestens auskennen, ein Smartphone lässig bedienen und daher sehr selbstständig arbeiten und sogar Flüge selber buchen können. Sie agieren anders und betrachten auch eine Assistenzfunktion mit anderen Augen. Im Grunde ist es so, dass die heutigen Chefs klassische Sekretariatsarbeiten übernommen haben, die wir früher als Sekretärin oder Assistentin für sie erledigt haben. Selbst Berichte werden heute schnell selbst auf dem Laptop getippt, wo wir früher mit dem Diktiergerät alles geschrieben haben.

Ist der Assistenzberuf ein „Auslaufmodell“? Wie denkst du darüber?

Es wird immer Assistentinnen geben, davon bin ich überzeugt. Aber wir müssen uns neue Nischen schaffen, neue Aufgaben suchen, die uns vom Chef unterscheiden, ihm aber auch nutzen. Wir benötigen ein Alleinstellungsmerkmal. Das ist im Grunde ähnlich wie beim Teenager, der sich neue Nischen suchen muss, weil sich seine Eltern jetzt auch auf Facebook oder Instagram tummeln. Wichtig ist nach wie vor eine fundierte Assistenz-Ausbildung, aber mit neuen Aspekten. Wenn ich bedenke, dass ich damals hauptsächlich auf schnelles Schreiben trainiert wurde – unglaublich. Das Wissen, das ich heute habe, habe ich mir durch meine Berufserfahrung selbst erarbeitet.

Welche Nischen oder neue Aufgaben kämen infrage?

Wir dürfen nie vergessen, dass auch unsere Chefs jeden Tag mit Informationen geflutet werden und auch sie jede Menge Druck haben, all das zu bewältigen. Und hier sehe ich ein neues Betätigungsfeld für uns Assistentinnen: ein vernünftig gestaltetes Informationsmanagement. Das fängt an bei den E-Mails, die wir vorsortieren und priorisieren. Es gibt aber auch andere Informationen, die wir beschaffen und sinnvoll zusammenstellen. Das ist ein spannendes Feld, wo wir effiziente Chefentlastung bewirken können. Man redet heute viel von Kalendermanagement. Outlook hat so viele Funktionen, die man kaum alle überblicken kann. Auch hier können wir Abläufe für die Gestaltung einer sinnvollen Ordnung entwickeln, um den Chef durch den Tag zu steuern. Das geht heute noch viel einfacher als früher, als wir mit dem Radiergummi in dicken Kalenderbüchern herumhantierten.

Ich habe für mich zum Beispiel das Eventmanagement entdeckt. Ich organisiere wahnsinnig gern Tagungen, Events und Workshops. Das wurde in den Firmen, in den ich bisher tätig war, immer sehr geschätzt. Man glaubt nämlich gar nicht, wie dieser Bereich in manchen Firmen brachliegt. Da freut man sich über eine Expertin. Oder wie wäre es mit einer Fortbildung im Bereich Travel Management? Das ist ein riesiges Feld, wo man sich betätigen kann. Ein ganz neues Thema, das heute ja richtig aktuell wird in allen Firmen, ist das Gesundheitsmanagement. Also, es gibt viele Möglichkeiten, wo wir uns als Assistentin neu aufstellen können.

Welche Entwicklungschancen siehst du im Assistenzbereich?

Früher herrschte das Motto: Einmal Sekretärin, immer Sekretärin. Man hatte sehr selten Chancen, auszubrechen und Neuland mit neuen Aufgaben zu betreten. Ich habe zum Beispiel kürzlich in meinem jetzigen Unternehmen die Chance bekommen, für die Personalabteilung im Bereich Recruiting den Bewerbungsprozess zu betreuen. Das war eine so tolle Erfahrung, die man früher selten bekam.

Und es gibt noch mehr neue Entwicklungen, zum Beispiel Selbstständigkeit als „Interimsassistenz“, indem man den Firmen freiberufliche Unterstützung auf Stundenbasis für das Sekretariat anbietet. Man kann sich ein zweites Standbein aufbauen im Bereich Coaching und gibt sein Alltagswissen weiter. Das ist finde ich eine schöne Entwicklung, die früher kaum denkbar war.

Was rätst du den Kolleginnen, gerade auch den älteren?

Nicht zu verzagen und alle Neuerungen, auch die neue Chefgeneration, als Chance zu sehen. Gerade unser Beruf bietet so viele Möglichkeiten, sich neu zu entfalten. Wie oft habe ich Kolleginnen erlebt, die in Schockstarre verfallen sind und dem Alten zu sehr hinterher trauerten. Das Festhalten an der Vergangenheit blockiert den Blick auf das Positive, was eine Veränderung mit sich bringen kann.

Kümmert euch auch um die jungen Assistentinnen, schaut mal, wie SIE arbeiten! Ich habe für mich selbst davon sehr viel mitnehmen können und tue es immer noch. Ich bin im jetzigen Unternehmen von vielen jungen Menschen umgeben. Da kann man viel über den Umgang mit Neuem lernen und es hat mir auch neue Blickwinkel aufgezeigt.

Wir wagen einen Blick in die Zukunft des Büros: Man hört heute viel von Alexa und Google Home – kleine Helferlein, die für uns auf Zuruf Dinge erledigen. Glaubst du, solche „Wunderroboter“ würden uns als Assistentin künftig ersetzen können?

Niemals, das ist unvorstellbar. Natürlich ist es toll, wenn man dem Gerät zuruft „Alexa mach dies, mach das!“ Aber da fehlt etwas Entscheidendes: der Faktor „Mensch“. Alexa & Co. haben doch gar keine Fähigkeiten, Prioritäten nach empathischen Faktoren zu setzen. Diese Wunderroboter arbeiten nur ab. Sie wissen nicht, ob der Chef gerade gute Laune hat und ihm der Plan so passt. Das wissen aber wir Assistentinnen, da reicht morgens schon ein kurzer Blick, wenn er ins Büro schwebt. Es wird im Vorzimmer weiter menscheln. Denn dort sitzt eine Assistentin, die den Chef morgens mit einem freundlichen Lächeln begrüßt und die weiß, ob es seine aktuelle Laune zulässt, dass man gerade jetzt bestimmte Themen bespricht oder doch lieber wartet.

Was ist dein Appell für die Zukunft?

Ich bin jetzt über 30 Jahre Assistentin mit Leidenschaft und habe so viele auch wirklich tiefgreifende Veränderungen miterlebt. Immer wieder hieß es: „Bald werden wir überflüssig, wenn das so weitergeht.“ Und soll ich euch etwas sagen: Ich bin immer noch da! Früher hießen wir Sekretärin, heute nennen wir uns Assistentin – aber Bill Gates und Steve Jobs ist es (immer) noch nicht gelungen, uns überflüssig zu machen. Das Leben ist nicht nur schneller, sondern auch schnelllebiger geworden. Aber wir Assistentinnen werden weiterhin gebraucht, auch um für unsere Chefs dieses schnelllebige Leben im Vorzimmer zu sortieren und zu entschleunigen.

Liebe Barbara, herzlichen Dank für deine wertvollen Erfahrungen und hilfreichen Tipps, um für das Office der Zukunft bestens gewappnet zu sein.

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  1. Renate Simonsen

    Liebe Frau Grell,

    mit großem Vergnügen habe ich das Interview von Tanja Bögner mit Barbara Seifert gelesen. Ich selbst bin seit 1977 als Sekretärin/Teamsekretärin/Abteilungsschreibkraft/Fremdsprachenkorrespondentin und was es sonst noch an tollen Bezeichnungen gab oder gibt, tätig und kann vieles ganz genau so nachvollziehen und bestätigen, wie Frau Seifert es beschreibt. In meinen 40 Berufsjahren habe ich diverse Branchen kennen, lieben oder auch hassen gelernt. Seit vier Jahren arbeite ich in einem Fachverlag und Chef und Kollegen kommen fast alle meine gesammelten Erfahrungen heute irgendwie zugute.

    Schnelligkeit und die Fähigkeit, Sachverhalte prompt zu bewerten und zu priorisieren sind keine Frage des Alters, sondern speisen sich eben auch aus diesen langjährigen Erfahrungen. Und natürlich dem Mut, seinen Standpunkt argumentativ zu vertreten. Das wäre allerdings früher undenkbar gewesen, eine Sekretärin, die eine Entscheidung des Vorgesetzten kommentiert oder für eine andere Sichtweise kämpft! Man könnte sagen: vom kaffeekochenden Dekostück zur ernstzunehmenden Kollegin auf Augenhöhe.
    Und klar, Technik wie Smartphone, Internet, PC und diverse Softwareanwendungen sind heute nicht mehr wegzudenken, aber eines gilt nach wie vor: „a fool with a tool is still a fool!“

    Ob ich mich noch einmal für diesen Beruf entscheiden würde? Ein klares Jein: ich würde auf jeden Fall berufsbegleitend studieren. Nicht zuletzt auch deshalb, weil die Verdienstmöglichkeiten dadurch höher sind. Doch im Großen und Ganzen bin ich zufrieden.

    Beste Grüße aus Hamburg,
    Renate Simonsen

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