Das Telefon ist für uns im Sekretariat ein unentbehrlichen Kommunikationsmittel. Gleichzeitig gehört es aber auch zu den größten Zeitfressern im Büroalltag.
Geben Sie dem Zeitdieb keine Chance. Mit diesen Tipps führen Sie Ihre Telefonate ab sofort effektiv aber dennoch professionell:
- Im Vorfeld die Frage stellen: Muss ich den Gesprächspartner überhaupt anrufen oder reicht vielleicht auch ein Brief oder eine E-Mail?
- Zu tätigende Telefonate bündeln und eine bestimmte Zeitspanne hierfür einrichten – das spart erhebliche Zeit.
- Vor dem Telefonat sollte man sich einen Gesprächsleitfaden und die erforderlichen Unterlagen zurechtlegen, damit sich das Telefonat nicht noch durch unnötiges Suchen verlängert.
- Während eines schwierigen Telefonates ist es wichtig, nicht gestört zu werden. Daher sollte man besser gleich einen ruhigen Platz oder einen Besprechungsraum aufsuchen:
- Schwierige Wörter sollten zur leichteren Verständigung buchstabiert werden.
- Akustische Zustimmungen wie „ja“, „ich verstehe“, „aha“, „mhm“ signalisieren Aufmerksamkeit.
- Wenn es sich um einen Dauerredner handelt, sollte man diesen höflich mit einer Frage oder Anrede mit seinem Namen unterbrechen: „Herr Müller, also Sie meinen, dass….“.
- Es sollten keine anderen Geräusche wie Musik, Drucker, andere Telefone oder Gelächter im Hintergrund stören.
- Wichtig ist, dass Sie Telefonate nachbereiten und die Ergebnisse festhalten. Die wichtigsten Aussagen sollten Sie am Ende des Telefonats noch einmal wiederholen, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Man sollte bis zum Schluss freundlich und höflich bleiben und den Anrufer mit seinem Namen verabschieden.
Denn gerade beim Telefonieren kommt es auf eine sympathische Art und eine freundliche Stimme an. So hinterlässt man garantiert einen positiven Eindruck bei seinem Gesprächspartner.
Ich wünsche euch einen erfolgreichen Wochenstart!
Eure Tanja
Sekretaria-Talk: Was meinen Sie dazu?