Täglich schreiben Sie Dutzende E-Mails, Einladungen und Briefe. Doch bei der Anrede kommen Sie ins Grübeln: Soll es „Sehr geehrte“ heißen oder doch „Guten Tag“? Hier finden Sie die wichtigsten Regeln und Formulierungen – für den Assistenz-Alltag und knifflige Sonderfälle.
Wenn der Ansprechpartner unbekannt ist
Sie haben keinen konkreten Ansprechpartner? Und können trotz Recherche auch keinen ausfindig machen? Dann beginnen Sie mit einem „Sehr geehrte Damen und Herren“.
„Sehr geehrte Damen und Herren“ – formelle Anrede bei Erstkontakt
Kennen Sie hingegen den Namen des Empfängers, verwenden Sie ihn und beachten Sie die korrekte Schreibweise. Schon ein kleiner Tippfehler kann einen ungünstigen Eindruck hinterlassen.
Treffen Sie in der Anrede den richtigen Ton
Bevor Sie die E-Mail abschicken, fragen Sie sich: Passt Ihre Anrede zur Beziehung und zum Kontext? Wenn es etwas salopper sein darf, schreiben Sie „Guten Tag, Herr Mayer“. Falls nicht, verwenden Sie lieber ein klassisches „Sehr geehrter Herr Mayer“.
Kennen Sie Ihren Ansprechpartner schon länger, probieren Sie diese Formulierungen aus:
- „Liebe Frau Mayer“ – schafft Nähe
- „Guten Tag, Herr Mayer“ – wirkt offen und wertschätzend
- „Hallo Frau Mayer“ – klingt sympathisch
Es lohnt sich, passend zur Beziehung unterschiedliche Anredeformen zu nutzen, um sich abzuheben und Persönlichkeit zu zeigen. Bleiben Sie am besten beim gewählten Ton.
Mehrere Personen in der Anrede ansprechen
Sie haben sich schon oft gefragt, wer in Ihrer E-Mail zuerst genannt werden soll? Wenn Sie mehrere Personen gleichzeitig ansprechen, gilt:
- Zuerst die ranghöchste Person
- Sind alle gleichgestellt, steht traditionell die Dame an erster Stelle. Zum Beispiel:
„Sehr geehrte Frau Groß, sehr geehrter Herr Klein“
Diese Anrede gehört in eine Zeile. Nur wenn Doppelnamen oder lange Namen ins Spiel kommen, empfiehlt es sich, die Anrede auf zwei Zeilen zu verteilen:
„Sehr geehrte Frau Groß-Weißenheim,
sehr geehrter Herr Hollenkamp,“
Doch wie sprechen Sie eine Personengruppe, etwa Ihr Unternehmensteam, an? Schreiben Sie „Hallo zusammen“, „Liebes Team“ oder „Liebe Lehrkräfte“ bei Gruppen, die Sie besser kennen.
Titel richtig einsetzen – auf einen Blick
Selbst erfahrene Assistenzen kommen bei Titeln hin und wieder ins Stocken. Denn: Der Teufel ist ein Eichhörnchen – und gerade Details wie Adelstitel oder akademische Grade sorgen für Verwirrung. Damit das nicht passiert, haben wir für Sie eine Übersicht zusammengestellt:
- Adelstitel:
- Adelstitel wie „Gräfin“ werden grundsätzlich ohne den Zusatz „Herr/Frau“ genannt oder in der schriftlichen Anrede weggelassen:
„Sehr geehrte Gräfin von Weilersbach,“
oder „Sehr geehrte Frau von Weilersbach,“
- Adelstitel wie „Gräfin“ werden grundsätzlich ohne den Zusatz „Herr/Frau“ genannt oder in der schriftlichen Anrede weggelassen:
- Amtsbezeichnungen:
- Amtsinhaber werden entweder nur mit Namen oder mit der Amtsbezeichnung angeredet. Bei Ministertiteln können Sie wahlweise den Zusatz „Minister“ verwenden:
„Sehr geehrter Herr (Minister) Esters“,
„Sehr geehrte Frau Ministerin,“
„Sehr geehrte Frau Oberbürgermeisterin,“
„Sehr geehrter Herr Oberbürgermeister,“
- Amtsinhaber werden entweder nur mit Namen oder mit der Amtsbezeichnung angeredet. Bei Ministertiteln können Sie wahlweise den Zusatz „Minister“ verwenden:
- Akademische Grade:
- Akademische Grade wie ein Diplom stehen zwar in der Anschrift, nicht aber in der Anrede. Ausnahmen sind der Doktor und der Professor. Bei mehreren akademischen Graden nennen Sie den höchsten. Schreiben Sie also nicht „Herr Professor Doktor“, sondern „Herr Professor“. Beispiele:
- Dipl.-Ing. Meier – „Sehr geehrter Herr Meier,“
- Dr.-Ing. Müller – „Sehr geehrter Herr Dr. Müller,“
- Prof. Dr.-Ing. Schulze – „Sehr geehrter Herr Professor Schulze,“
- Wichtig: Den Doktortitel kürzen Sie ab. Den Professorentitel schreiben Sie aus – er überlagert einen zugehörigen Doktortitel.
- Akademische Grade wie ein Diplom stehen zwar in der Anschrift, nicht aber in der Anrede. Ausnahmen sind der Doktor und der Professor. Bei mehreren akademischen Graden nennen Sie den höchsten. Schreiben Sie also nicht „Herr Professor Doktor“, sondern „Herr Professor“. Beispiele:
Mit der passenden Anrede Sympathiepunkte gewinnen
Ein falsch geschriebener Name fällt sofort auf und kann den Empfänger schlimmstenfalls verschnupfen. Wer Namen dagegen fehlerfrei schreibt, Titel korrekt verwendet und den Ton trifft, sammelt Sympathiepunkte schon in der ersten Zeile.
5 Fragen für den letzten Schliff:
- Habe ich Tippfehler entdeckt und korrigiert?
- Passt die Anrede zur Beziehung? – Im Erstkontakt lieber formell bleiben.
- Ist die Reihenfolge der Ansprechpartner korrekt?
- Sind alle Titel richtig eingesetzt?
- Habe ich die Vorgaben des Unternehmens zu Gender-Schreibweisen berücksichtigt?
Knifflige Anredefälle? Hier gibt’s Antworten
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