Vier-Augen-Prinzip: Wer unterschreibt wo?

Vier-Augen-Prinzip: Wer unterschreibt wo?
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Auf jeden Geschäftsbrief gehört die Unterschrift Ihrer Führungskraft. Klar, die steht am Ende des Textes. Aber wie muss ein Schreiben aussehen, das nach dem Vier-Augen-Prinzip von mehr als einem Verantwortlichen abgesegnet wird? Diese Frage beschäftigt auch unsere Leserin Cornelia T. Wir erklären die Regel für die Reihenfolge.

Wo unterschreibt der Vorgesetzte?

sekretaria-Leserin Cornelia T. aus Mannheim fragt: „In unserem Unternehmen gilt das Vier-Augen-Prinzip. Das heißt, wichtige Dokumente müssen immer von zwei Personen unterzeichnet werden. Gibt es eine Regel, die besagt, wo die Unterschrift des Vorgesetztes stehen muss?“

Vier-Augen-Prinzip: Der Rang entscheidet

sekretaria antwortet: Ebenso wie in Ihrem Unternehmen, gilt auch in vielen anderen Firmen das so genannte Vier-Augen-Prinzip. Das Vier-Augen-Prinzip ist eine präventive Kontrolle, bei der bestimmte Arbeitsabläufe, Arbeitsprozesse, Entscheidungen usw. nur durch gleichlautende Entscheidungen von mindestens zwei Personen durchgeführt werden dürfen. Ziel des Vier-Augen-Prinzip ist es, das Risiko von Fehlern und Missbrauch zu reduzieren. Obwohl das Vier-Augen-Prinzip die jeweilige Entscheidung auf eine höhere Sicherheitsstufe hebt, hängt die Wirksamkeit der Kontrolle von den Fähigkeiten, der Integrität und der Sorgfalt der beteiligten Personen ab. Nur unterschrieben, aber nicht richtig wahrnehmen wird dem 4-Augen-Prinzio deshalb nicht gerecht. Wie genau die Unterschriften erfolgen sollen, ist Entscheidung des Unternehmens und ergibt sich in aller Regel aus der unternehmensinternen Unterschriftenregelung. Meistens ist es so geregelt, dass der Ranghöhere – oder bei gleichem Rang der für den Inhalt Verantwortliche –  links. Derjenige, der in der Hierarchie weiter unten steht, unterschreibt rechts.

Übrigens: Damit eine Unterschrift gültig ist, muss sie Minimalanforderungen an die Lesbarkeit erfüllen. Drei erkennbare Buchstaben reichen aus, damit diese Bedingung erfüllt ist. Am besten ist es, wenn Sie den Namen immer noch einmal maschinenschriftlich darunter schreiben.

  1. KK

    Am besten schreibt man noch den vollen Namen unter die Unterschriftenzeile. Das erleichtert dem Empfänger die Entzifferung der Unterschriften und man weiß gleich, ob man im Antwortschreiben an einen Mann oder eine Frau adressiert.

  2. Walter Koch

    Ich habe hier einen Brief der Bank erhalten. Rechtliches Problem zwecks Widerspruch.
    Unterzeichnet wurde dieser Brief links mit V. weitere Name nicht zu erlesen. ( Leiter der Interne Revision)Der Buchstabe V ist der Anfangsbuchstabe seines Vornamen.
    Die zweite Unterschrift rechts als Syndikusrechtsanwalt ist namentlich nicht mit einem Buchstaben erkennbar.
    Wie ist dieser Brief rechtlich zu bewerten ?

    1. sekretaria-Redaktion

      Sehr geehrter Herr Koch,

      wir können Ihnen leider keine Antwort darauf geben, weil wir keine Rechtsberatung geben dürfen.

      Viele Grüße
      Ihre sekretaria-Redaktion

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