Einladungen zu einem Meeting zu verschicken, gehört zu Ihren leichtesten Übungen. Bei manchen Gästen kann aber die Anrede ganz schön knifflig werden, z. B. wenn sich auf der Liste ein Botschafter befindet. Aber keine Angst vor hohen Tieren! Für die Korrespondenz mit Diplomaten, anderen Würdenträgern und Adligen gibt es ganz einfache Regeln.
Eine stilvolle und korrekte Korrespondenz mit Geschäftspartnern ist Teil der Außendarstellung Ihres Unternehmens und deshalb unverzichtbar. Da jeder schriftliche Kontakt “archiviert” werden kann, ist es besonders wichtig, aus jeder Art von “Postausgang” eine vorzeigbare Visitenkarte des Unternehmens zu machen. Auch wenn hinter ungeschickten Formulierungen oder Nachlässigkeiten beim Inhalt keine böse Absicht steckt, sie können das Verhältnis zum Empfänger empfindlich stören. Das gilt auch im Kontakt mit Adligen und Würdenträgern aller Art.
Die korrekte Anrede bei Adligen
Wenn Sie adlige Persönlichkeiten ohne Rangbezeichnung, also ohne einen Titel wie “Gräfin” oder Ähnliches anschreiben, gilt das folgende Muster:
Anrede Frau bzw. Herr, Vorname, Adelszusatz wie “von” oder “zu”, Familienname,
also zum Beispiel:
“Frau Maria von Hohenadel”.
Bei Adligen mit Rangbezeichnung lassen Sie hingegen die Anrede weg:
Vorname, Adelsbezeichnung, Adelszusatz, Familienname,
also zum Beispiel:
“Mathilde Gräfin von und zu Hohenadel”.
Amts- und Mandatsträger: Dies ist die richtige Anrede
Wenn Ihnen die Amtsbezeichnung einer Person bekannt ist, setzen Sie diese in der Briefanschrift auch ein. Achten Sie aber unbedingt auf die Aktualität der Funktion.
“Herrn Dr. Holger Mann
Vorsitzender des Verbands der Metallindustrie”
Schreiben Sie an Repräsentanten des Staates, werden Sie die Amtsbezeichnung in der Brief-Anschrift verwenden.
“Herrn Bundespräsident
Horst Köhler
Bundespräsidialamt
Spreeweg 1
10557 Berlin”
Auch in der Anrede verwenden Sie die Amtsbezeichnung. Das gilt übrigens auch für die mündliche Kommunikation.
“Sehr geehrter Herr Bundespräsident, …”
Extratipp: Nach Beendigung ihrer Amtszeit werden Repräsentanten des Staates mündlich und schriftlich mit ihrem Namen bzw. ihren akademischen Titeln angesprochen. Der ehemalige Bundeskanzler Helmut Kohl ist also “Herr Dr. Kohl” und nicht “Herr Bundeskanzler a. D.” In der Brief-Anschrift darf das “a. D.” jedoch weiterhin benutzt werden.
Diplomatie gefragt: So sprechen Sie Botschafter an
Botschafter sind die höchsten Vertreter ihres Landes im Ausland. Gehen Sie deshalb mit viel Umsicht und Respekt mit deren Anreden um.
In der Anschrift sprechen Sie Botschafter immer an mit “Seine Exzellenz” (Botschafter), “Ihre Exzellenz” (Botschafterin) oder “Ihre Exzellenzen” (Botschafter-Ehepaar).
“Seiner Exzellenz
dem Botschafter der USA
Daniel R. Coats
Neustädtische Kirchstraße 4 – 5
10117 Berlin
Sehr geehrter Herr Botschafter, …”
Bei einer Einladung schreiben Sie:
Ihre/Seine Exzellenz
Frau/Herrn Botschafter
(akademischer Grad) Vorname Nachname
Ehemalige Botschafter/innen sprechen Sie mündlich und schriftlich mit ihren akademischen Graden und Namen an. In der Anschrift können Sie auf die ehemalige Funktion verweisen.
“Frau
Dr. Ingrid Schäfer
Botschafterin a. D.
Straße
PLZ Ort
Sehr geehrte Frau Dr. Schäfer, …”
Professor und Co.: Was Sie bei akademischen Graden beachten müssen
Wenn sich bei Namen mit akademischen Graden die Titel häufen, verwenden Sie wie in der mündlichen Anrede nur den höchsten Titel. Herrn Prof. Dr. Anton Müller sprechen Sie also an mit:
“Sehr geehrter Herr Professor Müller”.
Extratipp: Schreiben Sie “Professor” aus. “Dr.” können Sie abkürzen. Verzichten Sie auf Spezifizierungen wie “h. c.”, “med.” oder ähnliches. Die Titel Diplom-Ingenieur oder Diplom-Kaufmann sowie M. A. werden in Deutschland in der Anrede nicht genannt.
Bei weiblichen Titelträgerinnen können Sie die weibliche oder die männliche Form verwenden:
“Frau Professorin Dr. Karin Schmidt” oder
“Frau Professor Dr. Karin Schmidt”.
aus: Christina Tabernik, Anke Quittschau: Business Knigge für Frauen. Sicher auftreten im Beruf. Haufe Verlag.
