Mikrokommunikation im Berufsleben treffend einsetzen

Kurz und gut, aber bitte so lang wie nötig!

Mikrokommunikation Berufsleben
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„Komme gleich wieder!“ Das Schild an der geschlossenen Tür eines Büros ist ein typisches Beispiel für Mikrokommunikation im Berufsleben: kurz und knapp, auf das Wesentliche reduziert. Das spart sowohl dem Sender als auch dem Empfänger der Botschaft unnötigen Aufwand. Ein weiteres Beispiel für gelungene Mikrokommunikation ist die berühmte BILD-Schlagzeile „Wir sind Papst!“ – in diesen drei Worten steckte bereits alles drin, was der Leser wissen musste.

Mit der Einführung der SMS im Jahr 1992 erlebte die Mikrokommunikation einen technisch begründeten Aufschwung: Mehr als 160 Zeichen gingen nicht, also musste man sich kurzfassen. Prompt entfiel in der SMS die Anrede und aus der Grußformel wurden die ebenso beliebten wie berüchtigten „MfG“ oder „LG“.

Mit den sozialen Medien trat die verknappte Kommunikation dann in den letzten zehn Jahren ihren Siegeszug an: Es etablierten sich 140-Zeichen-Botschaften auf Twitter, ein Lach- oder Heulgesicht oder auch eine bestimmte Anzahl von Sternen zum Anklicken bei Kundenbewertungen, der Facebook- Daumen, das Instagram-Herzchen und eine riesige Auswahl an Emojis, um auf Facebook oder WhatsApp den Gefühlszustand dem Empfänger anzuzeigen. Dabei werden die Emojis teilweise als Ergänzung, häufig sogar als Ersatz für eine Wortbotschaft genutzt.

Mikrokommunikation kann auch im Berufsleben nützlich sein

Gerade in der internen Kommunikation braucht es oft nicht viele Worte, da sind kürzere Lösungen einfach effizienter.

Beispiel 1: Betreffzeilen in E-Mails

Sehr nützlich sind E-Mails, deren Betreffzeile bereits die komplette Botschaft enthält. Man spart sich dadurch beim Schreiben und Lesen die Anrede, die Hinführung zum Thema und die Grüße. Sie schreiben also nicht:

Betreff: PM-Meeting am Donnerstag

Lieber Tim,

du hast dich noch nicht für das Meeting am Donnerstag eingetragen. Kannst du denn kommen?

Viele Grüße

Laura

Sondern einfach nur:

Betreff: PM-Meeting Donnerstag – kommst du? Bitte eintragen!

Damit der Empfänger auf den ersten Blick sieht, dass das die komplette Nachricht war, können Sie am Ende des Betreffs das Kürzel „EoM“ für „End of Message“ einfügen.

Beispiel 2: Online-Abstimmungstools

Terminvereinbarungen im größeren Kollegenkreis können sich zu einer kommunikativen Endlosschleife entwickeln, wenn die Anfragen und Antworten per E-Mail oder auch Messenger-Dienst hin- und herpingen. Kurz und gut funktioniert die Sache dagegen, wenn Sie mehrere Termine zur Wahl stellen und die Kollegen anklicken können, welche für sie möglich sind. Ein Onlinetool, mit dem die Terminabstimmung per Mikrokommunikation schnell und effizient klappt, ist beispielsweise der datenschutzkonforme DFN-Terminplaner. Übrigens: Wenn Sie im Unternehmen mit einem Microsoft-E-Mail-Exchange-Server arbeiten, können Sie auch Outlook für Abstimmungen nutzen. Erstellen Sie eine neue E-Mail, klicken Sie auf „Optionen“, „Verlauf“ und dort auf „Abstimmungsschaltfl. verwenden“. Öffnen Sie in „Gesendete Elemente“ Ihre E-Mail und klicken Sie hier auf „Nachricht“ und auf „Nachverfolgen“, um das Ergebnis der Umfrage aufzurufen.

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Beispiel 3: Bewertungen einholen

„Wie zufrieden sind Sie mit unserem Service?“ „Wie bewerten Sie die Freundlichkeit Ihrer Ansprechpartner?“ „Wie gefallen Ihnen unsere neuen Angebote?“ Es gibt viele Fragen, auf die Unternehmen gern Antworten von ihren Kunden hätten. Allerdings macht sich kaum ein Kunde die Mühe, ausführliche Antworten zu formulieren. Dasselbe gilt übrigens für unternehmensinterne Umfragen.

Deutlich höhere Antwortquoten können Sie erreichen, wenn Sie Mikrobewertungen zur Auswahl anbieten: Daumen hoch oder runter, Ankreuzen eines wahlweise lächelnden, neutralen oder negativen „Gesichts“. Diese Bewertungsformen sind den meisten Menschen inzwischen vertraut, sie sind bequem und schnell vorzunehmen. Weiterer Vorteil: Die so erzielten Umfrageergebnisse sind einfacher auszuwerten als frei formulierte Botschaften oder fein ausdifferenzierte Bewertungsskalen.

LEKTÜRE

Mehr zum Thema „Mikrokommunikation“ finden Sie auf unserer Website unter: www.sekretaria.de/bueroorganisation/ korrespondenz/mikrokommunikation

Dort können Sie sich auch ein Dossier zum Thema herunterladen.

„Mikro“ ist aber nicht immer die bessere Kommunikation

Wo es um kurze und einfache Informationen geht, ist Mikrokommunikation ein Effizienzbooster. Sobald es um komplexere Sachverhalte und/oder Emotionen geht, stößt sie aber an ihre Grenzen. Zum einen können Mikrobotschaften missverständlich sein. Was soll zum Beispiel der lachende Emoji unter einem Post, in dem Sie darüber informieren, dass Ihr Unternehmen zukünftig auf Nachhaltigkeit bei seinen Messeauftritten achten möchte? Freut sich da jemand über diese Bemühungen? Oder lacht er darüber, weil er sie als nicht weitgehend genug oder auch übertrieben beurteilt?

Zum anderen können Mikrobotschaften viele wichtige Informationen nicht transportieren. Wenn Sie zum Beispiel eine interne Umfrage zur Qualität der Top-down-Kommunikation durchführen, hilft Ihnen das reine Lach- oder Heulgesicht als Antwortmöglichkeit wenig. Wichtiger wäre zu wissen, was genau aus welchen Gründen positiv bzw. negativ bewertet wird und welche konkreten Änderungen sich die Belegschaft wünscht. Hier sollten Sie also andere Antwortkategorien vorgeben, selbst wenn dadurch die Beteiligungsquote etwas geringer ausfällt.

Regeln für eine gelingende Mikrokommunikation

Damit die Kommunikation in aller Kürze auch wirklich funktioniert, sind ein paar Regeln unabdingbar. Besprechen Sie im Team, wie Sie mit den modernen Kommunikationsmedien umgehen wollen.

Nutzen Sie die Mikrokommunikation nur intern

In der Kommunikation mit Ihren Kollegen und Kolleginnen kann Mikrokommunikation viel Schreiberei sparen. Im Kundenkontakt aber gehört es sich, eine E-Mail mit einer persönlichen Anrede zu beginnen und mit einem freundlichen Gruß zu beenden.

Vorsicht bei Abkürzungen

Wählen Sie Abkürzungen, die jeder und jede im Team sicher versteht. ASAP („As Soon As Possible“) und FYI („For Your Interest“) sind mittlerweile allen geläufig. Aber was ist mit OoO? Steht das für „Out of Office“ oder „Out of Order“? Legen Sie gemeinsam fest, welches Kürzel Sie wofür verwenden wollen.

Wie setzen Sie Emoticons ein?

Das gilt auch für Emojis. Die Gesichtchen werden oft völlig unterschiedlich interpretiert – das kann schnell für Missverständnisse sorgen. Legen Sie am besten gemeinsam eine Reihe Emojis fest, die dann für alle gültig sind.

Sinnvoller Einsatz der Betreffzeile

Klären Sie, wann eine Kurzmitteilung in der Betreffzeile ausreicht. Wenn Sie im Team nur noch mit der Betreffzeile kommunizieren, muss sich der Empfänger einer Nachricht darauf verlassen können, dass darin alle notwendigen Informationen enthalten sind. Denn er wird die Nachricht selbst im Zweifelsfall nicht mehr öffnen, sondern nur noch den Betreff zur Kenntnis nehmen. Wenn Sie als Antwort auf einen Auftrag eine E-Mail mit dem Betreff „Done“ verschicken, sollten Sie in der E-Mail keine weiteren Informationen zum Auftrag hinzufügen.

Eine Nachricht – eine Kommunikation

Beschränken Sie sich in jeder Kommunikation auf ein Thema. Fragen Sie also in einer E-Mail nicht gleichzeitig nach dem Projektstand und nach einem Termin für das nächste Treffen. Verfassen Sie für Letzteres eine eigene Nachricht. So lassen sich alle Informationen schneller finden, ablegen und nach Erledigung löschen.

Halten Sie den Chat schlank

Im Chat kein „Danke“, kein „toll“ oder Ähnliches. Versuchen Sie Chatverläufe schlank und überschaubar zu halten. Wenn Sie im Verlauf eine Information suchen, müssen Sie sonst an jeder Menge überflüssiger Einträge vorbeiscrollen, bis Sie am gewünschten Ort ankommen. Sprechen Sie den Dank lieber persönlich aus.

Vernachlässigen Sie die Gespräche nicht

Vergessen Sie trotz der kurzen Nachrichten nicht, sich immer wieder gründlich persönlich auszutauschen.

Mikrokommunikation hat viele Vorteile, ist aber keine „Allzweckwaffe“ gegen die Informations- und Nachrichtenflut. Sie sollten sie überall da einsetzen, wo sie Schreib- und Leseaufwand spart, ohne missverständlich zu wirken oder inhaltlich unzureichend zu sein.

Die Autorin Barbara Kettl-Römer ist Autorin mehrerer Ratgeber, darunter „Kundenorientierte Korrespondenz. Zeitgemäß, stimmig und rechtlich einwandfrei schreiben“ sowie „Wege zum Kunden. Akquise für Existenzgründer, Freelancer und Kleinunternehmer“, beide Linde International.
www.kettl-roemer.de

Die Autorin Cordula Natusch ist Chefredakteurin des sekretaria-Magazins, freie Texterin und Redakteurin für Unternehmenskommunikation sowie Bloggerin bei www.arbeiten-im-sekretariat.de.
www.redaktion-natusch.de