Ablage und Dokumentenmanagement

Seminarziel Im Seminar lernen Sie, Ihre individuelle Ablage zu gestalten und effektiv verwalten. Auch im Vertretungsfall muss niemand Zeit mit lästigem Suchen verschwenden. Ihre Ablage ist in eine zentrale Struktur eingebunden und so aufgebaut, dass ein schnellstmöglicher Zugriff garantiert wird. Übervolle Schränke und Ablagekörbe gehören der Vergangenheit an. Sie nutzen die elektronische Aktenverwaltung und beherrschen die tägliche E-Mail-Flut.

Die Ablage türmt sich, die Suchzeiten nach Unterlagen, Ordnern und Informationen werden immer länger, das Gefühl von Chaos wächst je höher sich die Ablage-Stapel türmen. Sie kennen das? Häufig wird die Ablage von Papier, E-Mails, Informationen nur als lästige Zusatzaufgabe gesehen. Dabei garantiert ein professionelles Ablage-, Dokumenten- und Informationsmanagement eine transparente Struktur, Zeitersparnis und Übersicht.
Im Seminar erfahren Sie, wie ein Ablagesystem aufgebaut wird, welches nicht nur in der Papier-Ablage sondern ebenso in der digitalen Ablage und der E-Mail-Ablage im Team  angewendet werden kann.

Seminarthemen

• Arbeitsbelastung durch effektive Ablagestrukturen verringern
• Bewusst für das richtige Ablagesystem entscheiden – ob Papier oder digital
• Verschiedene Ordnungssysteme bieten sich für unterschiedliche Unterlagen an
• Wie lässt sich die Papierflut eindämmen?
• Mit einem professionellen Aktenplan sämtliche Unterlagen kompetent verwalten
• Ordner, Hängeregister, Pendelhefter –  die Qual der Wahl
• Sparen dank elektronischer Archivierung
• Methoden der E-Mail-Archivierung für mehr Überblick
• Unterlagen – wie lange aufbewahren?
• Dokumentenmanagementsysteme individuell anwenden

Praxis-Check: Ihre persönliche Bestandsaufnahme mit Feedback zur aktuellen Situation        

• Wir unterstützen Sie dabei,  Ihr Arbeitsumfeld zu analysieren.
• Welche Ablagetechniken nutzen Sie bisher?
• Wie ist Ihre Ablage bisher strukturiert?
• Welche Ziele haben Sie sich gesetzt?
• Wie ist Ihr Computerarbeitsplatz organisiert?

Gezielt ablegen und nicht verlegen
Eine ordentliche Ablagestruktur spart Zeit und ist die zentrale Grundlage für eine effektive Arbeit im Büro. Wer Unterlagen schnell findet oder für den Vertretungsfall optimal bereitstellt, wird deutlich kompetenter und organisierter wahrgenommen. Ein gut durchdachtes System ist aber weit anspruchsvoller, als man denkt. Im Seminar erfahren Sie, wie ein Ablagesystem aufgebaut wird, welches nicht nur in der Papier-Ablage sondern ebenso in der digitalen Ablage und der E-Mail-Ablage im Team  angewendet werden kann.

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