Jedes Jahr im Januar laufen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für einen Teil Ihrer Unterlagen ab. Je nachdem, um welche Art Dokumente es sich handelt, gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfrist, beginnend mit dem Ablauf des Jahres, in dem die Unterlagen entstanden sind. Ganz grob lässt sich sagen, dass Sie alles, was mit der Buchführung zu tun hat, zehn Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre archivieren müssen.
Es gibt aber auch Unterlagen, die Sie gar nicht vernichten dürfen, etwa Dokumente, die zu einer laufenden Steuerprüfung oder einem Strafverfahren gehören.
Das Ablaufen der Aufbewahrungsfrist für einen Teil der Unterlagen bedeutet, dass Sie Platz im Archiv und im Lager schaffen können. Gleiches gilt auch für digitale Daten. Nutzen Sie den Ablauf der Aufbewahrungsfrist dafür, alte Dateien zu löschen.
Sehen Sie hier eine ausführliche Tabelle mit den aktuell gültigen Aufbewahrungsfristen:
Hinweis: Diese Liste wurde mit größter Sorgfalt erstellt, erhebt aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Abhängigkeitsberichte | 10 Jahre | |
| Abkürzungsverzeichnis, allgemein | 6 Jahre | |
| Abkürzungsverzeichnis, soweit Erklärungsfunktion für Programm u. Ä. | 10 Jahre | |
| Ablaufdiagramme, Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen | 10 Jahre | |
| Abrechnungsunterlagen, allgemein | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Abrechnungsunterlagen, allgemein | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Abrechnungsunterlagen, Buchungsgrundlage | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Abschlussübersicht, keine Bilanz erstellt | 10 Jahre | |
| Abschreibungsunterlagen | 10 Jahre | |
| Abtretungserklärungen | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Akkordunterlagen | 10 Jahre | |
| Akkreditive | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Akkreditive | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Aktenvermerke | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Aktenvermerke | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| An-, Ab- und Ummeldungen der Krankenkassen | 6 Jahre | |
| Änderungsnachweis der EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Angebote | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben | nach Angebotsabsage | |
| Angestelltenversicherung, Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Anhang | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Anlagenverzeichnis | 6 Jahre | |
| Anlagenverzeichnis | 10 Jahre | |
| Anlagevermögensbücher und -karteien | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Anlagezu- und abgangsmeldungen | 10 Jahre | |
| Anleihebücher | 10 Jahre | |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Anwesenheitsliste soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich | 10 Jahre | |
| Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung) | 5 Jahre | |
| Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Auftrags- und Bestellunterlagen | 6 Jahre | |
| Auftragsbestätigungen | 6 Jahre | |
| Aufzeichnungen über ärztliche Behandlungen (z.B. Patientendaten, Anamnese, Befund, Diagnose) | 10 Jahre | § 630f Abs. 3 BGB |
| Aufzeichnungspflicht Arbeitgeber bezüglich der Arbeitszeit von mehr als 8 Stunden werktägig | 2 Jahre | § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Ausfuhrgenehmigungen | 6 Jahre | |
| Ausfuhrunterlagen | 6 Jahre | |
| Ausgangsrechnungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Außendienstabrechnungen (wenn sonstiger Beleg) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Außendienstabrechnungen, Gehaltslisten | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Bahnabrechnungen | 10 Jahr | |
| Bahnfrachtbriefe | 6 Jahre | |
| Bankbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Bankbürgschaften | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Bankbürgschaften | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Bauakte | 6 Jahre | (Lebensdauer des Bauwerks) |
| Baubücher | 6 Jahre | (Lebensdauer des Bauwerks) |
| Baugenehmigung | 6 Jahre | (Lebensdauer des Bauwerks) |
| Baupläne | 6 Jahre | (Lebensdauer des Bauwerks) |
| Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Beförderungspapiere | 6 Jahre | (Lebensdauer des Bauwerks) |
| Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Beitragsabrechnungen, Sonstige des Arbeitgebers mit Sozialversicherungsträgern | Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres | § 28f Abs. 1 SGB IV |
| Belastungsanzeigen (intern und extern) | 10 Jahre | |
| Belege, Buchungsgrundlage | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Belegformate | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Belegzusammenstellungen | 10 Jahre | |
| Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Bestellungen | 6 Jahre | |
| Beteiligungsunterlagen | 6 Jahre | |
| Beteiligungsunterlagen | 10 Jahre | |
| Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlage | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Betriebskostenabrechnung (soweit nicht Buchungsgrundlage) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Betriebskostenabrechnung (soweit nicht Buchungsgrundlage) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Betriebskrankenkasse (Buchungs- und Abrechnungsunterlagen) | 10 Jahre | |
| Betriebsprüfungsberichte | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Bewerbungen Online auf Anzeige | Normalerweise 2 Monate nach Absage zulässig ohne Einwilligung (Bewerber müssen gem. Art 13 DSGVO bei Eingang über Dauer informiert werden) | § 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO |
| Bewertungsunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Bewirtungsunterlagen und Belege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Bilanzanlagen | 10 Jahre | |
| Bilanzen, Jahresbilanzen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Bilanzprotokoll, EDV | 10 Jahre | |
| Bilanzunterlagen (z. B. Debitorenliste) | 10 Jahre | |
| Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Briefe | 6 Jahre | |
| Buchführungsprogramme | 10 Jahre | |
| Buchungsanweisungen | 10 Jahre | |
| Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Buchungsbelege mit Grundbuchfunktion | 10 Jahre | |
| Buchungsprotokolle, EDV | 10 Jahre | |
| Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) | 6 Jahre | |
| Carnet-Zolldokumente | 6 Jahre | |
| Clearingauszüge | 6 Jahre | |
| Clearing-Belege | 10 Jahre | |
| Computerausdrucke mit Grundbuch- bzw. Journal-Eintragungen | 10 Jahre | |
| Computerausdrucke mit Hauptbuch- und Kontokorrenteintragungen | 10 Jahre | |
| Computerausdrucke mit Kontoauszügen | 10 Jahre | |
| Computerausdrucke mit Offene-Posten-Liste | 10 Jahre | |
| Darlehensunterlagen als Buchungsbeleg | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Darlehensunterlagen, keine Buchungsgrundlage | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Darlehensunterlagen, keine Buchungsgrundlage | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) | 10 Jahre | |
| Dateien, Beschreibungen der | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Dateiverzeichnisse | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Datenflusspläne für die EDV-Buchführung | 10 Jahre | |
| Datensätze, Beschreibung und Aufbau der | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Datensicherungen | 10 Jahre | |
| Datensicherungsregeln | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Datenträger mit Arbeitsanweisungen | 6 Jahre | |
| Datenträger mit gespeicherten Buchungsanweisungen | 10 Jahre | |
| Datenträger mit gespeicherten Buchungsbelegen | 10 Jahre | |
| Datenträger mit gespeicherten Handelsbüchern | 10 Jahre | |
| Datenträger mit gespeicherten Inventaren | 10 Jahre | |
| Datenträger mit gespeicherten Konzernlageberichten | 10 Jahre | |
| Datenträger mit gespeicherten Lageberichten | 10 Jahre | |
| Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage) | 6 Jahre | |
| Debitorenlisten, Bilanzunterlage | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Depotauszüge | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Depotbestätigungen | 10 Jahre | |
| Depotbücher | 10 Jahre | |
| Devisenunterlagen, allgemeine | 6 Jahre | |
| Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV, Fehlerprotokolle | 10 Jahre | |
| Doppelbesteuerungsunterlagen | 6 Jahre | |
| Dubiosenunterlagen | 10 Jahre | |
| Edelmetallbestände, Edelmetallumsätze | 10 Jahre | |
| EDV-Journal | 10 Jahre | |
| EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich | 10 Jahre | |
| Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen, Effektenbuch | 10 Jahre | |
| Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen, Effektenbuch | 10 Jahre | |
| Einfuhrunterlagen | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Einfuhrunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Einfuhrunterlagen | 6 Jahre | |
| Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Eingabedatenformate | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Eingangsrechnugnen | 10 Jahre | |
| Eingangsrechnungen | 10 Jahre | |
| Einheitswertbescheide | 10 Jahre | |
| Einheitswertunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Einheitswertunterlagen | 10 Jahre | |
| Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB | 10 Jahre | |
| E-Mails (Buchungsbelege wie Rechnungen) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| E-Mails (Geschäftsbriefe) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| E-Mails (Mahnungen) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt | 10 Jahre | |
| Erklärung zur Unternehmensführung nach § 289a HGB | 10 Jahre | |
| Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | |
| Essensmarkenabrechnungen (Buchungsgrundlage) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Essensmarkenabrechnungen keine Buchungsgrundlage | 6 Jahre | |
| Exportunterlagen | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Exportunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Fahrtberichte | 6 Jahre | |
| Fahrtenbücher | 10 Jahre | |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen, Buchungsbeleg | 10 Jahre | |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen, kein Buchungsbeleg | 6 Jahre | |
| Fakturier-Journal | 10 Jahre | |
| Faxe (Buchungsbelege) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Faxe (Geschäftsbriefe) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Fehlerprotokolle bei EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Feuerversicherungsunterlagen | 6 Jahre | |
| Finanzberichte | 6 Jahre | |
| Frachtbriefe | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Freistellungsbescheinigung - allgemein gültig - des Bauunternehmens (Kopie) | 6 Jahre | |
| Freistellungsbescheinigung - auf konkreten Auftrag beschränkt - (Original) | 6 Jahre | |
| Freistempelabrechnungen | 10 Jahre | |
| Gebäude- und Grundstücksunterlagen | 6 Jahre | |
| Gebäude- und Grundstücksunterlagen | 10 Jahre | |
| Gebrauchsmusterunterlagen | 6 Jahre | |
| Gehaltskonten | 6 Jahre | |
| Gehaltslisten | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Geschäftsberichte | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Geschäftsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Geschenknachweise, (Buchungsgrundlage) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Geschenknachweise, keine Buchungsgrundlage | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Geschenknachweise, keine Buchungsgrundlage | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) | 10 Jahre | |
| Gewerbesteuerunterlagen | 10 Jahre | |
| Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresbilanz) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare | 10 Jahre | |
| Grundbuchauszüge | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Gründungsakten der Gesellschaft | 10 Jahre | |
| Gutachten | 10 Jahre | |
| Gutschriften | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| GuV | 10 Jahre | |
| Halbjahresfinanzbericht | 5 Jahre | |
| Handelsbilanz | 10 Jahre | |
| Handelsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Handelsbücher | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Handelsregisterauszüge | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Hauptabschlussübersicht | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Hauptbuch | 10 Jahre | |
| Hauptbuchkonten | 10 Jahre | |
| Hauptversammlungen (Protokolle über Hauptversammlung des eigenen Unternehmens) | 10 Jahre | |
| Hilfsbücher soweit Buchungsunterlagen | 10 Jahre | |
| Hypothekenpfandbriefe | 6 Jahre | |
| Initiativbewerbungen per Post | 2 Monate nach Absage zulässig ohne Einwilligung (Bewerber müssen gem. Art 13 DSGVO bei Eingang über Dauer informiert werden), ab Eingang etwa maximal drei Monate ohne Einwilligung | § 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO |
| Initiative Online-Bewerbungen | Normalerweise 2 Monate nach Absage ohne Einwilligung (Bewerber müssen gem. Art 13 DSGVO bei Eingang über Dauer informiert werden), ab Eingang etwa maximal drei Monate ohne Einwilligung | § 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO |
| Inkassobücher, -karteien, -quittungen | 10 Jahre | |
| Inventar | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Inventarunterlagen | 10 Jahre | |
| Inventur | 10 Jahre | |
| Investitionszulagenanträge | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Jahresabschlüsse | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Jahresabschlusserläuterungen | 10 Jahre | |
| Jahresabschlusslisten | 10 Jahre | |
| Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften | 10 Jahre | |
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Jubiläumsunterlagen, Jubilarfeiern | 10 Jahre | |
| Kalkulation und Kalkulationsunterlagen, wenn handels- oder steuerrechtlich relevant z.B. für Vorratsbewertung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kalkulationsunterlagen (außer für Kalkulation der Herstellkosten) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kapitalerhöhungsbilanz | 10 Jahre | |
| Kassenabrechnungen/-belege | 10 Jahre | |
| Kassenberichte | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kassenbücher und -blätter | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kassenzettel, -belege (soweit nicht Buchungsunterlage) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kommissionslisten | 6 Jahre | |
| Konsignationslager-Unterlagen | 10 Jahre | |
| Konsolidierungsunterlagen | 10 Jahre | |
| Kontenpläne und Kontenplanänderungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kontenregister | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kontoauszüge (Girokonten) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kontokorrentbücher und -kontenkarten | 10 Jahre | |
| Kontroll-Journal (EDV) | 10 Jahre | |
| Konzernabschlüsse | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Konzernlagebericht (einschl. Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kostenträgerrechnung (soweit Bewertungsunterlage) | 10 Jahre | |
| Kostenvoranschläge | 6 Jahre | |
| Krankenhaus-Buchführungsunterlagen | 10 Jahre | |
| Kreditorenbuchhaltung | 10 Jahre | |
| Kreditunterlagen, wenn Buchungsbeleg | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kurzarbeitergeldlisten und Anträge | 6 Jahre | |
| Ladescheine | 10 Jahre | |
| Lageberichte | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Lagerbuchführungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Lagerprotokolle | 6 Jahre | |
| Lastschrift- und Gutschriftunterlagen | 10 Jahre | |
| Leasingunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 6 Jahre | |
| Leergutabrechnungen | 6 Jahre | |
| Lieferantenerklärungen (Präferenznachweise, Zoll, steuerlich ansonsten 6 Jahre) | 10 Jahre | |
| Lieferscheine | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Lieferscheine, sofern als Belegnachweis vor allem im Zusammenhang mit einer Rechnung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Lizenzabrechnungen und -unterlagen, Buchungsunterlage | 10 Jahre | |
| Lizenzabrechnungen und -unterlagen, keine Buchungsgrundlage | 6 Jahre | |
| Lohnbelege | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Lohnbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Lohnkonten | 6 Jahre | |
| Lohnlisten | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Lohnlisten | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) | 10 Jahre | |
| Lohnunterlagen | 6 Jahre | |
| Luftfrachtbriefe | 6 Jahre | |
| Magnetbänder mit Buchungsfunktion | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Mahnungen und -bescheide | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Maschinenkarteikarten (Inventur) | 10 Jahre | |
| Materialentnahmescheine, Buchungsunterlage | 10 Jahre | |
| Materialentnahmescheine, keine Buchungsunterlage | 6 Jahre | |
| Mietunterlagen | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Mietunterlagen, Mietverträge (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Mikrofilme mit allgemeinen Organisationsunterlagen | 6 Jahre | |
| Mikrofilme mit Arbeitsanweisungen für die Buchführung | 10 Jahre | |
| Mikrofilme mit Buchungsbelegen | 10 Jahre | |
| Mikrofilme mit Geschäftsbriefen | 6 Jahre | |
| Mutterschaftsgeldunterlagen | 10 Jahre | |
| Nachnahmebelege (Buchungsunterlage) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Nachnahmebelege (soweit nicht Buchungsunterlage) | 6 Jahre | |
| Nebenbücher | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Offenbarungseid, Anträge zur eidesstattlichen Versicherung | 6 Jahre | |
| Online-Rechnungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| OP-Listen (EDV) | 10 Jahre | |
| Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Organisationsunterlagen und -pläne | 10 Jahre | |
| Pachtunterlagen (siehe auch Verträge) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Pachtunterlagen (siehe auch Verträge) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Handelsbriefe;nach Vertragsende) | 6 Jahre | |
| Patente und Unterlagen | 6 Jahre | |
| Patientenakten in Arztpraxen | 10 Jahre | |
| Patientenakten in Krankenhäusern (Krankengeschichte) ambulant und stationär | 30 Jahre | |
| Pensionszahlungen (Unterlagen) | 10 Jahre | |
| Pfändungsunterlagen | 10 Jahre | |
| Pfändungsunterlagen | 30 Jahre | |
| Portokassenbücher | 10 Jahre | |
| Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Postquittungsbücher | 10 Jahre | |
| Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen | 10 Jahre | |
| Preislisten | 6 Jahre | |
| Preislisten, wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Programmablaufbeschreibungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Programmbeschreibung für das Buchführungsprogramm | 10 Jahre | |
| Programmverzeichnisse | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Protokolle (allgemeiner Art) | 6 Jahre | |
| Protokolle (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahre | |
| Protokolle zu Abfrage in automatisierten Verarbeitungssystemen | 1 Jahr | §76 Abs. 4 BDSG |
| Protokolle zu Erhebungen inautomatisierten Verarbeitungssystemen | 1 Jahr | §76 Abs. 4 BDSG |
| Protokolle zu Kombination in automatisierten Verarbeitungssystemen | 1 Jahr | §76 Abs. 4 BDSG |
| Protokolle zu Löschungen in automatisierten Verarbeitungssystemen (Löschprotokolle) | 1 Jahr | §76 Abs. 4 BDSG |
| Protokolle zu Offenlegung, einschließlich Übermittlung, in automatisierten Verarbeitungssystemen | 1 Jahr | §76 Abs. 4 BDSG |
| Protokolle zu Veränderung in automatisierten Verarbeitungssystemen (Revisionsmanagament) | 1 Jahr | §76 Abs. 4 BDSG |
| Protokolle, als Handelsbrief | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Provisionsabrechnungen, -unterlagen, Buchungsunterlage | 10 Jahre | |
| Provisionsabrechnungen, -unterlagen, keine Buchungsunterlage | 6 Jahre | |
| Prozessakten | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Prozessakten | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Prüfungsberichte des Abschlussprüfers | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Qualitätsmanagement-Unterlagen | 10 Jahre | |
| Quittungen, wenn Buchungsunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Rechnungen Privatperson, für Werkleistung an Grundstück | 10 Jahre | |
| Rechnungen und Rechnungsunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Rechnungsdoppel über steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen | 10 Jahre | |
| Rechtsstreitfälle mit Unterlagen | 6 Jahre | |
| Registrierkassenstreifen | 6 Jahre | |
| Reisekostenabrechnungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Rentenversicherungsunterlagen | 6 Jahre | |
| Repräsentationsaufwandsunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Röntgenbehandlungen, Aufzeichnungen über | 30 Jahre nach der letzten Behandlung | § 28 Abs. 3 RöV |
| Röntgenuntersuchungen und Röntgenbilder, Aufzeichnungen über | 10 Jahre | § 28 Abs. 3 RöV |
| Sachkonten | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Saldenbestätigungen | 10 Jahre | |
| Saldenbilanzen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Saldenlisten | 10 Jahre | |
| Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege) | 6 Jahre | |
| Schadensunterlagen, wenn Bilanzunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Scheck- und Wechselunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Scheck- und Wechselunterlagen (wenn kein Buchungsbelege) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) | 6 Jahre | |
| Schriftwechsel, allgemein | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Schuldtitel | 10 Jahre | |
| Schuldurkunden, nach Zahlung | 10 Jahre | |
| Sparbücher | 6 Jahre | |
| Sparprämienunterlagen | 6 Jahre | |
| Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Speise- und Getränkekarten bei Gaststätten | 6 Jahre | |
| Spendenbescheinigungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Steuerbescheide | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Steuererklärungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Steuerunterlagen | 10 Jahre | |
| Stornobelege | 10 Jahre | |
| Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)* | 10 Jahre | Röntgenaufnahmen-RöV |
| Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)* | 30 Jahre | Röntgenaufnahmen-RöV |
| Strahlenschutzbelehrungen (RöV)* | 30 Jahre | Röntgenaufnahmen-RöV |
| Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* | 30 Jahre | Röntgenaufnahmen-RöV |
| Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)* | 30 Jahre | Röntgenaufnahmen-RöV |
| Teilwertabschreibungen (Unterlagen) | 10 Jahre | |
| Telefonkostennachweise, Buchungsgrundlage | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Telefonkostennachweise, keine Buchungsgrundlage | 6 Jahre | |
| Transportschadenunterlagen | 6 Jahre | |
| Überstundenlisten | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Überstundenlisten | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Überweisungsbelege | 10 Jahre | |
| Umsatzsteuervoranmeldungen | 10 Jahre | |
| Unfallunterlagen | 6 Jahre | |
| Unfallversicherungsunterlagen | 6 Jahre | |
| Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher | 10 Jahr | |
| Urteile und Prozessakten | 30 Jahre | |
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Verkaufsbücher | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Vermögensverzeichnis | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Vermögenswirksame Leistungen | 6 Jahre | |
| Versand- und Frachtunterlagen | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Versand- und Frachtunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Versicherungspolicen, | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Versicherungspolicen, nach Ablauf der Versicherung | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen | 10 Jahre | |
| Versteigerungsunterlagen | 6 Jahre | |
| Verträge, Buchungsunterlage | 10 Jahre | |
| Verträge, keine Buchungsunterlage | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Viehregister | 10 Jahre | |
| Visitenkarten (z.B. auf Messen bekommen) | Keine | |
| Vollmachten nach Erlöschen | 6 Jahre | |
| VwL-Unterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahre | |
| Warenabgangsscheine/Wareneingangsscheine | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Warenabgangsscheine/Wareneingangsscheine | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Warenausgangsbücher | 10 Jahre | |
| Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) | 10 Jahre | |
| Wareneingangsbücher | 10 Jahre | |
| Warenzeichenunterlagen | 6 Jahre | |
| Wechsel, Buchungsgrundlage | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Wechsel, keine Buchungsgrundlage | 6 Jahre | |
| Wechselbuch | 10 Jahre | |
| Wechselunterlagen, keine Buchungsgrundlage | 6 Jahre | |
| Weihnachtsgratifikation | 10 Jahre | |
| Werbegeschenknachweise | 10 Jahre | |
| Werbekostenbelege | 10 Jahre | |
| Werkstattabrechnungen (soweit Buchungsunterlagen) | 10 Jahre | |
| Wertberichtigungsunterlagen | 10 Jahre | |
| Wildhandelsbücher | 10 Jahre | |
| Zahlungs- und Vollstreckungsbefehle | 6 Jahre | |
| Zahlungsanweisungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Zessionen | 6 Jahre | |
| Zinsabrechnungen, Buchungsgrundlage | 10 Jahre | |
| Zinsabrechnungen, keine Buchungsgrundlage | 6 Jahre | |
| Zinsrechnungen | 6 Jahre | |
| Zollbelege | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Zollbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer | 10 Jahre | |
| Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Zustellungsquittungen | 6 Jahre | |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschaftswechsel) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Zwischenbilanz (bei Umstellung des Wirtschaftsjahres) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
