Diese sieben Assistenz-Typen beherrschen das Sekretariat

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Im Grunde sind alle Büros gleich – denken Sie? Pustekuchen. Auf dem Weg zum Chef begegnen Ihnen schillernde Assistentinnen, Sekretärinnen und Office-Worker, mal tough und bissig, mal zahm und viel zu gut für diese Welt. Öffnen Sie mit uns die Tür ins Vorzimmer zum Chef! Ob Fels, Fan, Diva oder gute Seele – Sie werden schon erwartet von diesen sieben klassischen Assistenz-Typen:

Der Fels in der Brandung

Typisch: Termine, Telefonnummern, Insider-Infos: Diese Assistenz zaubert mit beinah magischem Können alles herbei, was Chef und Kollegen dringendst benötigen. Auf sie ist stets Verlass. Das weiß sie auch. Darum ist sie skeptisch gegenüber wilden Experimenten. Sicher ist sicher.

Praktisch: An einem Fels lässt sich schlecht rütteln. Lieber umspülen Sie ihn mit ehrlicher Anerkennung seines reichen Erfahrungsschatzes und erweichen ihn so für Ihre kreativen Ideen und Anliegen.

Der Schrecken im Vorzimmer

Typisch: Kritisch, streng und zugeknöpft bis zur Stirn – nach außen gibt sich der „Vorzimmer-Drache“ gern fürchterlich. Dahinter steht der eiserne Wille, wie ein Türsteher den Chef und seine Abteilung vor allem Unbill zu schützen. Deshalb kontrolliert, dokumentiert und archiviert diese Assistenz alles und beherrscht ihr „Reich“ mit eiserner Hand.

Praktisch: Auch hinter der grimmigsten Fassade schlägt ein menschliches Herz. Zeigen Sie dem Vorzimmer-Drachen, dass auch Sie auf der Seite von „Recht und Ordnung“ kämpfen und er verwandelt sich in eine verlässliche Quelle wertvoller Infos, Daten und Unterstützung (siehe auch „Der Fels in der Brandung“).

Die Diva

Typisch: Sie spricht viel und ausführlich vor Publikum. Thema? Egal. Hauptsache es dreht sich um sie. Ihnen liegt etwas auf dem Herzen? Sie haben eine Idee für die nächste Besprechung? Geben Sie sich keine Mühe. Was auch immer Sie sagen oder können – die Diva toppt jede Story. Oft auf Kosten der Gefühle und Leistungen ihrer Kollegen.

Praktisch: So dramatisch und intensiv sie auch wirken mag – die Diva bietet unterhaltsame Ablenkung und pustet oft frischen Wind in graue Gedankengänge. Auch wenn ihre Ideen oft überzeichnet sind: Auf den näheren Blick eröffnet sie frische Inspiration für neue Erfolgswege, die Sie zuvor vielleicht nie erkannt hätten.

Der Chefschatten

Typisch: Tadellos, aber unauffällig gekleidet spricht der Chefschatten leise und nur, wenn nötig. Im Gegensatz zur Diva arbeitet diese Assistenz ruhig, pflichtbewusst und sehr genau, dabei stets höflich, zuvorkommend und zurückhaltend.

Praktisch: Stille Wasser sind tief. Hinter der ruhigen Oberfläche beherrscht der Schatten dank effizientester Weiterbildung die neuesten Office-Skills, fünf Fremdsprachen, kennt die trendigsten Office-Gadgets und arbeitet schneller und sicherer als jeder Chef. Zudem hilft diese Assistenz gern unkompliziert und schnell, ohne Lorbeeren zu erwarten.

Der Fan

Typisch: Für das tägliche Bad im Chef-Glanz richtet sich diese Assistenz aufwändig her. Gern schmückt sie sich mit fremden Federn und präsentiert von Kollegen geschriebene Tabellen, Briefe und Konzepte als eigene Werke. Ihren Standort erkennen Sie an der Schleimspur zu allen Kollegen und Chefs, die der Fan-Karriere nützen.

Praktisch: Die meisten Chefs lassen sich gern von Fans beklatschen. Auch wenn Sie besser professionell und neutral bleiben: Möchten Sie etwas durchsetzen, tun Sie dies am besten „zufällig“ im Beisein Ihres Chefs. So wird auch der Fan Ihren Vorschlag feiern (müssen).

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Die gute Seele

Typisch: Wie eine liebe Team-Mutti kümmert sie sich um alles und jeden. Auf ihrem Schreibtisch stehen Süßigkeiten und Kekse für alle. Sie spürt Gefühle auf 500 Meter, tröstet und umsorgt Krankheit und Kummer und backt, kocht und bastelt für jede Betriebsfeier. Bei all ihrem Herzblut ist es ihr fast egal, wie wenig Gehalt und Anerkennung sie dafür erntet.

Praktisch: Sie ist ein Glücksgriff für jedes Team und unermüdlicher Quell an Kraft, Motivation und Schokolade. Je nachdem, wie wichtig Ihnen Ihr Karma ist, freut sich aber auch die gute Seele über Dank, Unterstützung und Entlastung.

Die Alleswisserin

Typisch: Böse Zungen nennen sie Klatschtante. Denn sie sieht, hört, liest und weiß schon heute alles, was morgen über Kollegen und Chefs über den Flurfunk tickert. Auch wenn sie Fake News verbreitet und selbst vermeintlich Vertraute auf dem Tratsch-Altar opfert – heiße Neuigkeiten sind ihre Drogen.

Praktisch: Bieten Sie ihr kein Futter, heißt: Führen Sie keine Privatgespräch, wenn sie im Gebäude ist. Sichern sie Ihren Posteingang vor fremden Blicken (auch über die ferne Schulter. Sie sieht alles!). Checken Sie Ihr Handy nur im geschützten Raum, am besten außerhalb des Büros.

Tipp: Am besten behalten Sie immer eine Nasenspitze Wissens-Vorsprung mit den Online-Zertifikatskursen der sekretaria Office Akademie.

  1. S. S.

    Ich finde den Artikel zu den „sieben Assistenz-Typen“ zu plakativ und nicht zutreffend – und das meine ich nicht nur auf mich bezogen. Bei all meinen Sekretariatskolleginnen würde ich keine in eine dieser Schubladen packen.
    Schade, dass wir so kategorisiert werden aus eigenen Reihen/ von „Fachleuten“.

  2. B. T.

    Danke für den Artikel.
    Humor hilft heilen! Und es ist gut, dass nicht alles so bierernst genommen werden muss.

  3. R. K.

    Sehr lustig, ich muss sagen, mir sind sofort Kolleginnen in den Sinn gekommen bei fast jedem Assistenztyp. Sorry S. S., in der Realität ist es leider so.

  4. S.B.

    Ich musste sofort schmunzeln 🙂 und hatte für Kolleginnen sofort die richtigen Zuordnungen es ist wirklich wahr

  5. M.D.

    hihi… das trifft schon den Nagel auf den Kopf. Mir ging’s wie R.K. ich hatte gleich mal zwei, drei Exemplare aus dem Büro wiedererkannt 😉
    Nur was die „gute Seele“ angeht, verstehe ich selber was ganz anderes drunter – also weder das betüdelnde Exemplar, noch „das Mädchen für alles“. Die gute Seele ist aus meiner Sicht diejenige, die den Laden zusammenhält, auf den Tisch haut, wenn es sein muß und auch mal zwischen Chef und Kollegen vermittelt.

  6. C. Koch

    Bei allem Respekt – schämen Sie sich nicht für diesen Artikel, der sogar als Header für Ihren Newsletter dient?
    – Leben wir in den 50er Jahren?
    – Vertreten sie wirklich die antiquierte Meinung, dass Assistent*innen weiblich und in 7 Schubladen zu stecken sind?
    – Haben Sie jemals von gendergerechter Kommunikation gehört?
    Für mich ich das der Grund, ihren Newsletter abzubestellen und ihrem Portal kein Interesse mehr zu schenken.
    Btw.: Wer interessiert sich in Zeiten der Digitalisierung für die Möglichkeit des doppelseitigen Drucks? Hallo? Bitte aufwachen!

    1. sekretaria Redaktion

      Vielen Dank für Ihren Kommentar.
      Uns ist diese Problematik durchaus bewusst und wir stimmen Ihnen grundsätzlich zu. Allerdings müssen wir bei der Erstellung unserer Texte noch andere Aspekte beachten (zB SEO oder Lesbarkeit). Daher verwenden wir aktuell noch meist die weibliche Form. Wir sind aber dabei, ältere Artikel nach und nach umzuarbeiten.

  7. NG

    Ich kann weder mich noch meine Assistenz-Kolleginnen in diesen Typisierungen wiederfinden. Wenn wir von der Zukunft der Assistentinnen sprechen, sprechen wir auch von den (zum Teil bereits implementierten) neuen Rollen als zB ernstzunehmende Business Partnerin, Change und Culture Managerin, wertvolles Teammitglied in Projektgruppen, um nur einige dieser zusätzlichen Rollen und Skills zu nennen. Und diese neuen Assistentinnen der Zukunft haben deutlich mehr auf dem Kasten, als die vorgestellten Typen hier repräsentieren. Humor? Aber immer, sehr gerne! Jedoch mit etwas mehr Weitblick und Niveau.

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