Mit KI lassen sich Präsentationen heute nicht nur schneller erstellen, sondern auch gezielt überarbeiten. Microsoft Copilot kann direkt in PowerPoint neue Foliensätze erstellen, vorhandene Word- und PDF-Inhalte aufbereiten, Texte kürzen, Bilder einfügen, Präsentationen zusammenfassen und Sprechernotizen vorbereiten. Damit lassen sich viele Arbeitsschritte von der ersten Gliederung bis zur fertigen Präsentation vereinfachen.
Wie Sie die wichtigsten Copilot-Funktionen sinnvoll im Arbeitsalltag einsetzen, worauf Sie bei Unternehmensvorlagen und Datenschutz achten sollten und welche weiteren KI-Tools für Präsentationen infrage kommen, erfahren Sie in diesem Beitrag. Außerdem zeigen wir, für welche Aufgaben sich die verschiedenen Anwendungen besonders eignen.
Was Copilot in PowerPoint übernehmen kann
Microsoft Copilot ist direkt in PowerPoint integriert und unterstützt bei verschiedenen Arbeitsschritten. Je nach Microsoft-365-Umgebung, Lizenz und verfügbaren Funktionen können Sie Copilot unter anderem dafür einsetzen,
- komplette Präsentationsentwürfe zu erstellen,
- Inhalte aus vorhandenen Dokumenten in Folien zu übertragen,
- Folientexte umzuformulieren oder zu kürzen,
- Bilder und andere visuelle Elemente einzusetzen,
- umfangreiche Präsentationen zusammenzufassen und
- Sprechernotizen vorzubereiten.
Für Assistenzkräfte ist das beispielsweise hilfreich, wenn aus einem Projektbericht kurzfristig ein Foliensatz für die Geschäftsführung werden soll oder eine vorhandene Präsentation sprachlich gestrafft werden muss.
Welche Copilot-Funktionen tatsächlich zur Verfügung stehen, hängt von der Microsoft-365-Umgebung, der Lizenzierung und den Einstellungen des Unternehmens ab. Einige Funktionen setzen zudem Microsoft Designer voraus.
So erstellen Sie mit Copilot eine komplette Präsentation
Öffnen Sie eine neue Präsentation in PowerPoint und starten Sie Copilot. Je nach PowerPoint-Version und Benutzeroberfläche kann sich der Zugang zu Copilot an unterschiedlichen Stellen befinden.
Für einen ersten Entwurf reichen anschließend wenige Schritte:
- Öffnen Sie eine leere Präsentation oder die gewünschte Unternehmensvorlage.
- Starten Sie Copilot.
- Beschreiben Sie möglichst konkret, welche Präsentation Sie benötigen.
- Prüfen Sie den vorgeschlagenen Aufbau und die Inhalte.
- Passen Sie den erstellten Foliensatz anschließend in PowerPoint an.
Ein Auftrag könnte beispielsweise lauten: „Erstelle eine Präsentation über die Entwicklung erneuerbarer Energien mit zehn Folien.“
Je genauer Sie Thema und gewünschtes Ergebnis beschreiben, desto gezielter kann die erste Fassung ausfallen. Zahlen, Namen und andere entscheidungsrelevante Informationen sollten Sie anschließend mit der ursprünglichen Quelle abgleichen.
Vorhandene Word- und PDF-Dateien als Grundlage nutzen
Besonders praktisch ist Copilot, wenn die benötigten Inhalte bereits in einem Dokument vorliegen. Statt einen Projektbericht oder eine Analyse manuell in einzelne Folien zu übertragen, können Sie die vorhandene Datei als Referenz verwenden.
Im Copilot-Bereich können Sie auf eine Datei verweisen beziehungsweise „/“ in das Eingabefeld eingeben und das gewünschte Dokument auswählen. Copilot analysiert die Inhalte und kann daraus Folien entwickeln.
Für die Erstellung einer vollständigen Präsentation kann Copilot vorhandene Word-Dokumente verwenden. Abhängig von der eingesetzten Copilot-Version und Lizenz können auch PDF-Dateien als Grundlage dienen. Dabei können Einschränkungen beispielsweise hinsichtlich der verarbeitbaren Dokumentlänge gelten.
Sinnvoll ist es, im Auftrag möglichst genau anzugeben, welche Inhalte Sie benötigen. Statt lediglich „Erstelle daraus eine Präsentation“ einzugeben, können Sie beispielsweise festlegen, welcher Abschnitt behandelt werden soll und wie umfangreich die Präsentation sein soll.
Das spart vor allem dann Arbeit, wenn die fachliche Grundlage bereits vorliegt und lediglich für eine Präsentation aufbereitet werden muss.
Unternehmensvorlagen helfen beim einheitlichen Corporate Design
Für Präsentationen der Geschäftsführung oder externe Termine reicht ein inhaltlich guter Entwurf meist nicht aus. Auch Corporate Design, Schriften, Logos und Folienlayouts müssen stimmen.
Verwendet Ihr Unternehmen eine PowerPoint-Vorlage, sollten Sie mit dieser Vorlage starten und erst anschließend Copilot mit der Erstellung der Präsentation beauftragen. Eine gut strukturierte PowerPoint-Vorlage hilft Copilot dabei, die vorgesehenen Layouts und Gestaltungselemente zu verwenden.
Für Enterprise-Anwender bietet Microsoft darüber hinaus Möglichkeiten, Markenmaterialien wie Logos, Markenrichtlinien und Bilder bereitzustellen.
Kontrollieren Sie die fertigen Folien trotzdem auf die Einhaltung des Corporate Designs. Besonders bei Präsentationen, die extern verwendet oder von der Geschäftsführung präsentiert werden, sollten Schriften, Farben, Logos, Bildsprache und Folientypen stimmen.
Folientexte mit Copilot kürzen und überarbeiten
Sie können auch mit eigenen Anweisungen arbeiten, etwa:
- „Formuliere diesen Text kürzer und verständlicher.“
- „Verdichte den Text auf drei Kernaussagen.“
- „Schreibe den Text so um, dass er auch für Schülerinnen und Schüler der zehnten Klasse verständlich ist.“
Nicht immer muss eine komplette Präsentation neu erstellt werden. Copilot kann auch einzelne vorhandene Texte bearbeiten.
Wählen Sie das betreffende Textfeld aus und nutzen Sie die verfügbaren KI-Funktionen. Je nach Version kann Copilot Texte beispielsweise umformulieren, verdichten oder professioneller formulieren.
Gerade das Verdichten kann bei Präsentationen viel Arbeit sparen. Ein ausführlicher Berichtstext eignet sich selten unverändert für eine Folie. Kontrollieren Sie nach einer starken Kürzung jedoch, ob wichtige Aussagen oder Einschränkungen erhalten geblieben sind.
Bilder und visuelle Elemente mit Copilot erstellen
Ein möglicher Prompt lautet: „Füge ein Bild einer modernen Stadt mit Windkraftanlagen ein.“
Copilot unterstützt auch bei der visuellen Gestaltung. Sie können beispielsweise beschreiben, welches Motiv Sie benötigen, und die KI mit dem Hinzufügen eines entsprechenden Bildes beauftragen.
Die aktuellen Copilot-Funktionen gehen teilweise über das Einfügen von Bildern hinaus. Je nach verfügbarer Version können auch vorhandene visuelle Elemente verändert oder Inhalte anders dargestellt werden. Welche Möglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen, hängt wiederum von der Microsoft-365-Konfiguration und den vorhandenen Lizenzen ab.
Umfangreiche Präsentationen mit Copilot zusammenfassen
Eine einfache Anweisung lautet beispielsweise: „Fasse die Präsentation in fünf Sätzen zusammen.“
Wenn Ihnen kurzfristig eine lange Präsentation zur Vorbereitung eines Meetings vorgelegt wird, kann Copilot deren Inhalt zusammenfassen.
Das verschafft Ihnen einen schnellen Überblick und kann dabei helfen, relevante Folien schneller zu identifizieren. Für Entscheidungen oder die Vorbereitung wichtiger Gespräche sollte die KI-Zusammenfassung das Lesen der entscheidenden Originalfolien jedoch nicht ersetzen.
Sprechernotizen mit KI vorbereiten
Auch bei der Vorbereitung eines Vortrags kann Copilot Arbeit abnehmen. PowerPoint kann Sprechernotizen für einzelne Folien oder eine gesamte Präsentation erzeugen.
Die automatisch erstellten Texte dienen als Ausgangspunkt für den Vortrag und können anschließend angepasst werden. Gerade wenn Sie Präsentationen für die Geschäftsführung vorbereiten, lässt sich damit die erste Fassung der Notizen schneller erstellen.
Namen, Zahlen, zentrale Botschaften und Formulierungen, die im Vortrag exakt stimmen müssen, sollten Sie anschließend mit den Originalinformationen abgleichen.
Alternativen zu Copilot
Wer Microsoft Copilot nicht einsetzen kann oder andere Anforderungen an Gestaltung und Zusammenarbeit hat, findet verschiedene spezialisierte Dienste. Die Tools setzen unterschiedliche Schwerpunkte. Deshalb lohnt sich vor der Auswahl vor allem die Frage, wofür die Anwendung im Arbeitsalltag eingesetzt werden soll.
| Tool | Besonders geeignet für | Wichtige Besonderheit |
|---|---|---|
| Gamma | schnelle Präsentationsentwürfe | einfache browserbasierte Erstellung und Bearbeitung |
| Beautiful.ai | Business-Präsentationen | automatische Layoutgestaltung und Funktionen für ein einheitliches Branding |
| PopAi.pro | visuell auffällige Präsentationen | stärker auf kreative und ungewöhnliche Layouts ausgerichtet |
| Pitch | Zusammenarbeit im Team | gemeinsames Arbeiten an Präsentationen und Import von PowerPoint-Dateien |
| Presentations.ai | automatisierte Foliensätze | KI-Unterstützung für Inhalte, Layout und Formatierung |
| Decktopus | Präsentation und Vortragsvorbereitung | AI Presenter Coach unterstützt bei der Vorbereitung auf den Vortrag |
| Simplified | Präsentationen und weitere Content-Formate | stärkerer Schwerpunkt auf Social Media und der Weiterverwendung von Inhalten |
| Plus AI | Arbeiten in Google Slides und PowerPoint | KI-Funktionen lassen sich in bestehende Präsentationsprogramme integrieren |
Gamma ermöglicht einen schnellen Einstieg im Browser
Gamma eignet sich für die schnelle browserbasierte Erstellung von Präsentationen. Nach der Anmeldung geben Sie ein Thema vor und lassen daraus einen ersten Entwurf generieren. Texte, Bilder und Reihenfolge lassen sich anschließend bearbeiten. Der Schwerpunkt liegt auf einer einfachen Bedienung. Für Präsentationen mit strengen Unternehmensvorgaben sollte geprüft werden, ob sich das gewünschte Corporate Design ausreichend genau abbilden lässt.
Beautiful.ai automatisiert die Foliengestaltung
Beautiful.ai übernimmt einen großen Teil der Gestaltungsarbeit. Inhalte werden automatisch in passende Layouts eingepasst. Auch Funktionen für markenkonforme Präsentationen stehen zur Verfügung. Beim Export nach PowerPoint können allerdings Elemente verloren gehen. Das betrifft beispielsweise Animationen und Übergänge, die von externen Präsentationsprogrammen nicht vollständig übernommen werden.
PopAi.pro setzt stärker auf kreative Layouts
PopAi.pro erstellt nach Eingabe eines Themas eine Gliederung und daraus einen bearbeitbaren Foliensatz. Die Gestaltung fällt häufig auffälliger aus als bei klassischen Business-Präsentationen. Das kann interessant sein, wenn eine Präsentation bewusst stärker visuell wirken soll. Bei verbindlichen Unternehmensvorlagen sollten Sie prüfen, ob sich das Ergebnis ausreichend an das Corporate Design anpassen lässt.
Pitch erleichtert die Zusammenarbeit im Team
Pitch richtet sich besonders an Teams. Mehrere Personen können gemeinsam an Präsentationen arbeiten, und bestehende PowerPoint-Dateien lassen sich importieren. Für Assistenzkräfte ist das beispielsweise interessant, wenn Präsentationen regelmäßig zwischen Geschäftsführung, Fachabteilungen und Assistenz abgestimmt werden. Alle Beteiligten können am selben Stand arbeiten, statt unterschiedliche Dateiversionen auszutauschen.
Presentations.ai erstellt und überarbeitet Foliensätze
Presentations.ai erstellt anhand eines Themas komplette Präsentationen. Dabei lassen sich unter anderem Sprache und Umfang vorgeben. Auch bestehende Präsentationen können weiterbearbeitet werden. Die KI unterstützt außerdem bei Layout, Textformatierung und Bildplatzierung. Fertige Präsentationen lassen sich anschließend exportieren und weiterbearbeiten.
Decktopus unterstützt auch bei der Vortragsvorbereitung
Decktopus kombiniert KI-gestützte Präsentationserstellung mit Funktionen für die Zusammenarbeit. Zusätzlich bietet der Dienst einen „AI Presenter Coach“, der bei der Vorbereitung des Vortrags unterstützt und mögliche Fragen aus dem Publikum aufgreift.
Simplified verbindet Präsentationen mit anderen Content-Formaten
Simplified kombiniert die Erstellung von Präsentationen mit Funktionen für weitere Inhalte. Ein Schwerpunkt liegt auf Social Media. Das kann sinnvoll sein, wenn Inhalte aus einer Präsentation anschließend für andere Kommunikationskanäle aufbereitet werden sollen.
Plus AI ergänzt PowerPoint und Google Slides
Plus AI integriert KI-Funktionen in Google Slides und PowerPoint. Die Anwendung kann neue Präsentationen erzeugen und vorhandene Folien überarbeiten. Das ist vor allem interessant, wenn Sie in Ihrer gewohnten Präsentationssoftware weiterarbeiten und dort zusätzliche KI-Unterstützung nutzen möchten.
Bei KI-Tools müssen Datenschutz und Unternehmensvorgaben stimmen
Bevor Sie Projektberichte, interne Zahlen, personenbezogene Daten oder andere vertrauliche Unternehmensinformationen in einen externen KI-Dienst hochladen, sollten Sie klären, ob dieser in Ihrem Unternehmen dafür freigegeben ist.
Das gilt für Präsentationstools ebenso wie für andere Cloud- und KI-Anwendungen. Datenschutzbestimmungen, Datenverarbeitung, Vertragsbedingungen und technische Funktionen können sich ändern. Der Unternehmenssitz eines Anbieters allein reicht nicht aus, um die datenschutzrechtliche Zulässigkeit eines Dienstes zu beurteilen.
Für Assistenzkräfte ist diese Prüfung besonders relevant, weil Präsentationen häufig sensible oder vertrauliche Informationen enthalten, etwa aus der Geschäftsführung, zu Personalthemen, Finanzdaten oder noch nicht veröffentlichten Projekten.
Diese Punkte sollten Sie vor der Weitergabe einer KI-Präsentation prüfen
KI kann viele Arbeitsschritte beschleunigen, nimmt Ihnen aber die Endkontrolle nicht ab. Bevor eine Präsentation an die Geschäftsführung, Kollegen, Kunden oder andere Empfänger geht, sollten Sie insbesondere prüfen:
- Stimmen Zahlen, Namen, Daten und fachliche Aussagen?
- Entsprechen Gliederung und Gewichtung dem eigentlichen Präsentationsziel?
- Sind durch das Kürzen wichtige Informationen oder Einschränkungen verloren gegangen?
- Entsprechen Farben, Schriften, Logos und Layout dem Corporate Design?
- Passen Bilder zum Inhalt und zum vorgesehenen Einsatz?
- Sind Sprechernotizen und andere KI-generierte Texte fachlich korrekt?
- Dürfen die verwendeten Informationen überhaupt mit dem eingesetzten KI-Dienst verarbeitet werden?
Copilot und andere KI-Tools können den Weg von der ersten Idee zum fertigen Foliensatz deutlich verkürzen. Besonders hilfreich sind sie, wenn vorhandene Dokumente in Folien übertragen, Texte gestrafft, umfangreiche Präsentationen zusammengefasst oder Sprechernotizen vorbereitet werden sollen. Die fachliche und gestalterische Verantwortung für die fertige Präsentation bleibt jedoch beim Menschen.
