Nach langer Planung fällt endlich der Startschuss für Ihre Veranstaltung. Zunächst läuft alles perfekt. Doch dann fällt der Beamer aus – mitten in einem Vortrag. Jetzt gilt es, eine schnelle Lösung zu finden, damit die Gäste nicht unruhig werden. sekretaria-Experte Rainer Spies verrät Ihnen, wie Sie während Ihres Events alles im Griff behalten und professionell auf Probleme reagieren.
Briefen Sie die Helfer für Ihre Veranstaltung
Bevor das Event startet, übernehmen Sie die Räumlichkeiten im Leerzustand vom Verwalter. Dann kommen die verschiedenen Gewerke zum Einsatz, also die Handwerker und Techniker, die die Räume auf Ihre Wünsche hin umgestalten.
Extratipp: Fotografieren Sie die Location, dann können Sie später feststellen, ob eventuelle Schäden schon vorher bestanden haben.
Ein letzter Check vor dem Event
Nach Abschluss der Arbeiten sollten Sie prüfen, ob alle Räume vorbereitet sind. Ist die technische Ausstattung, also Beamer, Leinwände, Mikrofone etc., wie besprochen vor Ort? Funktioniert alles? Kontrollieren Sie lieber einmal zu viel. Überprüfen Sie, ob sich Gefahrenstellen ergeben haben. Bilden Kabel Stolperfallen? Verdecken Aufbauten die Ausschilderung von Rettungswegen? Noch können Sie eingreifen.
Wer ist für die Gästebetreuung zuständig?
Sorgen Sie dafür, dass für die Betreuung der Gäste ausreichend Personal vorhanden ist. Das gilt z. B. für den Infostand, die Garderobe, das Buffet und den Service. Bei größeren Veranstaltungen sollten Sie Teilnehmerausweise verteilen, das schafft ein Zugehörigkeitsgefühl.
Ebenso sind Ausweise für die Mitarbeiter sinnvoll, so wissen die Gäste, an wen sie sich wenden können. Nutzen Sie die Rückseiten der Mitarbeiterausweise, um wichtige Telefonnummern zu notieren. Bei Problemen entfällt dann die lästige Suche nach Ansprechpartnern. Nehmen Sie sich Zeit für die Gestaltung der Sitzordnung. Planen Sie eine Ruhezone und einen Raucherbereich ein.
Wenn beim Event etwas schiefgeht
Natürlich läuft nicht immer alles reibungslos. Wichtig ist, bei Problemen schnell und richtig zu reagieren. Sie können sich jederzeit Hilfe von den Ansprechpartnern aus dem Bereich Location, Technik oder Catering holen. Denken Sie daran: Jeder Dienstleister hat in diesem Bereich mehr Erfahrung als Sie. Lassen Sie sich Lösungsvorschläge unterbreiten. Erkundigen Sie sich aber immer vor der Entscheidung nach den Kosten und den Auswirkungen auf die anderen Dienstleister, etwa auf das Catering oder das Abendprogramm.
Es ist immer gut, einen Plan B zu haben, auch wenn er möglichst nicht zum Einsatz kommen sollte. Überlegen Sie sich im Vorfeld Alternativen für wichtige Punkte. Wer kann z. B. einspringen, wenn ein Mitarbeiter ausfallen sollte? Wen können Sie fragen, wenn es zu technischen Problemen kommt? Wie füllen Sie Lücken im Programm, sollte ein Redner kurzfristig absagen?
